事業(yè)單位加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路研究

鄧藝琳

【摘要】伴隨著市場經(jīng)濟改革的推進和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷滲透，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)和改進。想在事業(yè)單位轉(zhuǎn)型的重要階段發(fā)揮檔案管理的協(xié)調(diào)作用，事業(yè)單位必須要借助先進的信息技術(shù)，引入創(chuàng)新思想，用先進的思想和技術(shù)打造一個現(xiàn)代化的檔案管理機制。本文就如何強化事業(yè)單位辦公室檔案管理進行簡要闡述，為檔案管理工作的發(fā)展提供創(chuàng)新路徑。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路;組織構(gòu)架

檔案管理工作作為事業(yè)單位運行的重要環(huán)節(jié)，其管理水平將直接影響事業(yè)單位各部門工作的運行程度。尤其對于事業(yè)單位而言，檔案管理是事業(yè)單位成長進步的記錄者和觀察者。在檔案中，我們清晰地看到單位成長過程中的每一個腳印。而正是這些足跡成為了事業(yè)單位未來發(fā)展決策的參考依據(jù)。通過準確的信息記錄和良好的資料保存促使各部門工作相互協(xié)調(diào)，高效運營。可以說，良好的檔案管理工作為事業(yè)單位內(nèi)部工作效率的提升保駕護航，為事業(yè)單位間的相互合作提供了堅實的信息基礎(chǔ)。然而從目前的檔案管理工作現(xiàn)狀分析，無論是檔案管理意識、檔案管理機制還是檔案管理水平都不能滿足現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展的需求。事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作迫切需要從意識、機制和管理水平上進行改革創(chuàng)新，為適應(yīng)現(xiàn)代化的事業(yè)單位發(fā)展道路，做出新的嘗試。

一、現(xiàn)代化檔案管理機制的構(gòu)架原則

（一）規(guī)范性統(tǒng)一原則。由于事業(yè)單位自身的工作性質(zhì)決定了其檔案管理區(qū)別于普通單位的檔案管理工作。那么從事業(yè)單位的檔案管理運行機制分析，所有的制度完善都要建立在《檔案法》的相關(guān)規(guī)定之中，按照法案的規(guī)定深入落實檔案管理工作，讓每一項日常管理工作都做到有法可查、有法可循、有法可依。利用法律作為行為規(guī)范的保障，建立一套標準化、規(guī)范化的管理運行機制。

（二）責任制劃分原則。事業(yè)單位的檔案管理工作不僅需要一套標準化、規(guī)范化的運行機制，還需要在實際工作中明確職責劃分，根據(jù)工作的具體內(nèi)容劃分相應(yīng)的職責和權(quán)益，確保每一項工作都有人落實，每一個工作都能找到對應(yīng)的負責人。通過責任制劃分原則，不斷提升事業(yè)單位檔案管理人員的責任感和使命感。

二、現(xiàn)代化檔案管理機制構(gòu)架的創(chuàng)新思路

（一）資源開發(fā)。伴隨著信息技術(shù)的不斷滲透，事業(yè)單位工作開始進入信息化時代。而信息化時代的到來也意味著傳統(tǒng)的人工信息錄入、資料保存、信息查找已成為歷史。電子信息平臺的建立和使用成為當代檔案管理的主旋律。首先，在管理設(shè)備的應(yīng)用上，事業(yè)單位要在意識上明確檔案管理工作的重要性，積極引入先進的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。通過網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋，讓信息的錄入、維護、查詢變得更加快捷方便，加強各部門之間的信息溝通，減少不必要的智能交叉，有效提高各部門的工作效率。其次，在資料的更新維護上，借助電子平臺系統(tǒng)，進行定期的材料數(shù)據(jù)更新，尤其是對于黨員材料、干部履歷、培訓(xùn)檔案、考核記錄等數(shù)據(jù)隨時錄入，隨時更新，方便資料的查詢和使用。最后，在資料的安全保護上，制定規(guī)范化的平臺使用制度，做到安全登錄、資料保密。從系統(tǒng)使用的角度確保信息的私密性和安全性。與此同時，檔案管理部門還要加強對平臺網(wǎng)絡(luò)的維護，對可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全漏洞及時排查，確保檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運營。

（二）思維創(chuàng)新。基于檔案管理的重要性，事業(yè)單位可以通過信息技術(shù)的應(yīng)用，借助網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建，對檔案管理工作進行有效宣傳。無論是工作進展還是工作成績，都可以發(fā)揮微信、微博等信息媒介的宣傳優(yōu)勢，讓更多的人關(guān)注檔案管理工作，提高管理人員的工作意識，讓檔案管理變得不那么枯燥乏味而是生動有趣，更加富有生命力。與此同時，檔案管理工作的宣傳還可以打破員工的傳統(tǒng)管理意識壁壘，將員工從落后的管理意識中解脫出來，在多樣的管理形式下，明確自己的責任和義務(wù)，讓責任感和使命感由內(nèi)而發(fā)。

（三）隊伍建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容多、任務(wù)重，是一項技術(shù)性極強的任務(wù)。那么想要承擔這樣艱巨的工作任務(wù)，事業(yè)單位就要不斷強化管理人員的專業(yè)技能。一方面，在人員分配環(huán)節(jié)中，堅持選用檔案管理知識豐富的員工，并在工作中實施績效考核，利用責任劃分原則，確定工作性質(zhì)和工作流程，強化管理人員的工作意識。對于能力優(yōu)秀的管理人員進行物質(zhì)獎勵，對于能力不足的員工及時進行培訓(xùn)。另一方面，在管理人員的培訓(xùn)上，事業(yè)單位要根據(jù)考核情況，建立培訓(xùn)計劃，定期安排專業(yè)的技能培訓(xùn)，無論是管理技能還是信息技術(shù)的掌握，都要進行合理的培訓(xùn)安排。尤其在管理人員的信息技術(shù)水平提升上，通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)備的引進和專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)，強化員工的電子信息技術(shù)掌握能力，讓每一個管理人員都能熟練地操作信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子信息化管理的全面落實。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展運行的重要組成部分，對事業(yè)單位未來的發(fā)展有著重要的推動作用。尤其是在信息爆炸的時代，檔案管理工作的模式和機制都需要向時代靠攏。在思維的創(chuàng)新、資源的開發(fā)和隊伍的建設(shè)中打造一個現(xiàn)代化的檔案管理模式。

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