信息化背景下檔案管理工作現(xiàn)狀與優(yōu)化策略

【摘要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)檔案管理工作逐步進(jìn)入信息化發(fā)展時(shí)代。檔案管理工作更加高效、更加規(guī)范，提升了檔案管理的準(zhǔn)確率，為用戶提供便捷服務(wù)。但是在信息化改造過程中還存在一些問題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作質(zhì)量。針對(duì)此，本文在實(shí)際調(diào)研的基礎(chǔ)上，分析目前檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題，并結(jié)合信息技術(shù)特點(diǎn)提出針對(duì)性優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;檔案信息;信息化

檔案是在不同時(shí)期形成的各種形式的記錄，包括文字、圖像、音頻等等。在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式也逐步信息化。不僅改變了檔案存儲(chǔ)方式，方便了檔案信息的檢索與應(yīng)用;同時(shí)對(duì)檔案工作模式、管理方法也產(chǎn)生了重要影響。因此信息化浪潮是檔案管理工作的一次歷史性變革，對(duì)于提升工作質(zhì)量與成效具有重要促進(jìn)作用。

一、信息化背景下檔案管理工作現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理與利用效率的最佳方法，在實(shí)際工作中由于種種因素的影響，檔案管理工作還存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）現(xiàn)有檔案資源信息化程度不足。檔案信息化不僅包括已有電子檔案，也需要將傳統(tǒng)紙質(zhì)等載體檔案進(jìn)行電子化改造。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，全國(guó)僅有60%左右的檔案資源實(shí)現(xiàn)了信息化改造，尤其是傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)展緩慢，完全沒有達(dá)到信息化建設(shè)要求，成為檔案信息化建設(shè)的短板之處。

（二）檔案信息化建設(shè)中，由于互聯(lián)網(wǎng)的介入，檔案安全管理存在風(fēng)險(xiǎn)。調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)，許多檔案館接入了互聯(lián)網(wǎng)，但是相關(guān)管理人員卻缺乏一定的安全管理意識(shí)。大部分選擇定時(shí)更新系統(tǒng)來確保信息安全，卻很少有單位選擇對(duì)信息進(jìn)行加密處理，十分容易導(dǎo)致信息外泄甚至是信息丟失、損害等情況，為檔案安全帶來極大威脅。另外則是在信息傳遞或者公開資源傳遞中，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不足，導(dǎo)致信息系統(tǒng)面臨危險(xiǎn)。

（三）在信息化建設(shè)中，檔案檢索質(zhì)量較低，尚未建立有效檢索系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，人們信息獲取不再處于被動(dòng)狀態(tài)，而是根據(jù)自己的興趣與所需，針對(duì)性地進(jìn)行檢索，極大提升信息獲取效率與質(zhì)量。例如常見檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)，往往是建立在統(tǒng)一平臺(tái)的基礎(chǔ)上，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)篩選、歸集與檢索。但是實(shí)際情況中，許多檔案信息化建設(shè)不完善，缺乏統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息檢索過程中出現(xiàn)重疊、效率降低的情況，導(dǎo)致資源檢索技術(shù)與已有檔案內(nèi)容無法順利銜接起來。

二、檔案管理工作信息化建設(shè)策略

在前文論述中，分析了我國(guó)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，主要包括信息化程度不足、信息安全意識(shí)較差以及檢索應(yīng)用效率不高三個(gè)方面。結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，本文認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化，保障檔案管理信息化的順利進(jìn)行。

（一）增加檔案信息化建設(shè)方面資金與硬件投入。檔案工作信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，它是一個(gè)長(zhǎng)期的、動(dòng)態(tài)的過程，因此需要投入大量的時(shí)間、資金以及人力資源、硬件設(shè)施來保障工作的順利開展，具體如下：一是與國(guó)家相關(guān)部門積極協(xié)商，通過建立檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金的模式來獲得財(cái)政資金撥款。二是檔案管理工作是服務(wù)于社會(huì)大眾，因此可以廣泛發(fā)動(dòng)群眾力量，鼓勵(lì)社會(huì)資金參與檔案管理工作。另外在人員配置上，檔案管理信息化建設(shè)需要建立在專業(yè)人才的基礎(chǔ)上，針對(duì)檔案管理信息技術(shù)人才缺乏的問題，不僅要積極引進(jìn)專業(yè)人員，也要強(qiáng)化對(duì)內(nèi)部人員的培訓(xùn)，提升其信息技術(shù)水平與檔案信息管理能力。在硬件設(shè)施投入上，要以檔案資源的信息化為對(duì)象，以檔案資源為基礎(chǔ)，基于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行精細(xì)化管理，為社會(huì)公眾提供更詳盡的檔案信息服務(wù)。

（二）建立檔案信息管理制度，提升信息安全管理水平。信息安全是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，如果缺少安全保障，那么一切信息化建設(shè)都將歸零。例如為保障檔案信息資源的準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、有效，可以根據(jù)我國(guó)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》制定檔案信息化建設(shè)制度，保障檔案資源的不斷豐富和完善。又如為保障信息安全，要禁止那些未經(jīng)授予權(quán)限的、非法的用戶通過不正當(dāng)?shù)氖侄芜M(jìn)入檔案管理信息系統(tǒng)竊取信息。其次在實(shí)際管理過程中，針對(duì)信息管理安全問題既可以采用系統(tǒng)加密、數(shù)據(jù)加密等措施來進(jìn)行預(yù)防。也需要建立針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，對(duì)可能存在的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)潛在威脅因素，做好應(yīng)對(duì)措施，切實(shí)保護(hù)實(shí)體檔案和檔案信息的安全。

三、小結(jié)

信息技術(shù)的出現(xiàn)極大改變了人們的生產(chǎn)生活方式，檔案工作的信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，是企事業(yè)單位檔案工作提效的必經(jīng)之路。任何一個(gè)行業(yè)脫離信息化，就會(huì)被時(shí)代所拋棄。面對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的不足，必須加強(qiáng)信息化建設(shè)資金投入，以檔案實(shí)際工作需要為導(dǎo)向保障信息化建設(shè)工作、信息安全管理的有效開展，穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理工作信息化進(jìn)程。

【參考文獻(xiàn)】

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