基于某高校的后勤工作信息化思考

劉慧媛 唐亮

【摘要】隨著網絡技術的不斷進步，信息技術與后勤工作的結合給各項工作的開展帶來了新思路，先進技術和業務需求的碰撞誕生出了一系列讓后勤工作開展更為高效的軟件或系統，這對提升后勤管理水平、增強后勤服務能力、提高后勤勞動效率具有重要的作用。我院因多次搬遷、多址辦公等諸多方面因素的影響，后勤工作較為薄弱，在制度建設、人員結構、基礎設施等方面都有不足，后勤工作實行信息化對轉變后勤管理思路、提升工作效率、改變工作模式有著重要的現實意義。

【關鍵詞】后勤管理;信息化;事業單位

后勤工作是我院開展各科研工作和教學任務的基礎，是我單位事業發展的根基。上世紀末期，全國高校經歷了如火如荼的后勤社會化改革，有效轉換了后勤工作運行機制，顯著提高了后勤服務保障水平，我院作為北京市教育體系的科研支撐部門，也將物業管理、食堂運營等工作以政府采購的形式委托給了社會后勤服務集團。但長期以來，我院后勤工作本身未能從根本上改變傳統的勞動服務方式，仍然以手動辦理為主，一定程度上阻礙著后勤管理水平的提升和辦事效率的提高。此外，我院因多次搬遷、多址辦公等諸多方面因素的影響，后勤工作較為薄弱，在制度建設、人員結構、基礎設施等方面都有不足。近年來，隨著網絡技術的不斷進步，信息技術與后勤工作的結合給各項工作的開展帶來了新思路，后勤服務軟件的使用對提升后勤管理水平、增強后勤服務能力、提高后勤勞動效率具有重要的作用。我院后勤工作實行信息化對轉變后勤管理思路、提升工作效率、改變工作模式有著重要的現實意義。

一、后勤工作信息化的目的和意義

（一）實現了工作效率的提高和運作成本的降低。后勤工作支撐著一個單位的正常運作和對相關物資與管理進行科學合理的調配及安排，例如車輛保障、能源供應、餐飲會務等其他事項都屬于事業單位后勤工作的范疇，所涉及的范圍非常廣泛、項目復雜，實際管理起來非常復雜。后勤工作信息化基本能夠實現后勤工作運行過程中的辦公無紙化、操作數字化、傳輸網絡化、信息共享化、服務人性化的要求。后勤工作通過物業系統、綜合辦公系統、報修系統、節能監管平臺系統運作后，將傳統的人工受理服務轉變為計算機離/在線服務，有效縮短了傳統人工模式下的處理流程，降低了后勤工作的運行成本，既節省了時間，又拓寬了后勤工作發展的空間，對提高后勤工作效率、做好服務保障工作具有積極的推動作用。

（二）實現了后勤管理的科學化和精細化。后勤工作信息化本質上是管理信息化的一部分。管理信息化是要實現管理軟件與硬件（包括管理者）的有機結合從而實現管理的系統化、程序化，以達到管理效率的最大化。后勤工作信息化將信息化與管理機制有機結合，這對完善工作制度、轉變工作理念、優化人才隊伍建設和機構設置調整有著積極的推動作用。后勤工作信息化使信息溝通更為有效，有效促進組織建構扁平化，加大對管理層和執行層的關系，使管理更為規范，協調更為方便，實現各類信息的有效整合、集成和共享，達到業務流程的合理充足和管理職能的改變，進而實現了后勤管理的科學化與精細化。

（三）符合我國對供給側結構性改革的新要求。習近平總書記在2016年1月26日下午主持召開中央財經領導小組第十二次會議時強調，供給側結構性改革的根本目的是提高社會生產力水平，要在適度擴大總需求的同時，去產能、去庫存、去杠桿、降成本、補短板，提高供給結構適應性和靈活性，使供給體系更好適應需求結構變化。這啟發了我們，我院職能工作和業務工作已經形成了供給-需求模式，而后勤工作信息化本質就是對傳統后勤工作流程進行優化，提高后勤業務辦理效率、補全手工辦理后勤工作產生的各種短板，降低了工作成本，這對我院整體服務供給工作的優化有著積極的促進作用。

二、我國后勤工作信息化進程

在我國后勤工作整體信息化的進程中，根據需求的不同層面可大致分為基礎辦公、業務軟件、信息卡和數字管理四個階段：

（一）基礎辦公階段。在后勤工作信息化的初期，很多業務開始使用Word、Excel、PowerPoint等較為常用的辦公軟件，多用于公文處理、信息記錄等，滿足日常辦公基本需求。

（二）軟件滲透階段。這一階段后勤工作開始使用資產管理、物業系統、報修系統等管理系統軟件，簡化業務辦理流程，較為系統地對信息實現了流轉和管理功能，但各業務軟件間運行相對獨立，信息互通程度低。

（三）業務整合階段。以信息卡為支撐，由最初用于食堂售飯的IC卡，逐步延伸到水、電計費、門禁等領域，主要對消費信息有所管控，并逐步將多業務進行整合至以信息卡為媒介的系統中去，可以進行初步的消費管理和成本核算，但還沒有涉及后勤其它業務和綜合管理。

（四）信息整合階段。這個階段信息化程度較高，使用了信息化平臺管理，被稱作“數字后勤”，它不僅把前三個階段包含的所有消費層面、成本層面、核算層面進行數據信息整合，同時還能夠把后勤工作整體業務流程進行綜合處理和分析，形成統一的后勤管理數據信息平臺。

三、我院目前后勤工作使用信息手段辦公的現狀

按照我院職能及部門劃分，后勤工作涵蓋車輛管理、醫療衛生、維修維護、房屋管理、資產管理等工作。自2012年以來，根據市教委、市財政局等上及部門要求，開始逐步將后勤工作部分職能嘗試利用信息化手段進行管理。截至2015年底，已將資產管理各項工作通過OA辦公系統和市財政資產管理平臺進行辦理。但后勤工作由于長期多址辦公、涉及職能較多、業務范圍較廣、工作性質基礎等特點，想要以信息化手段整合資源和集中辦理提高辦事效率還是存在著一定困難。

（一）后勤工作職能覆蓋廣，業務辦理分散。按照職能劃分，后勤工作涵蓋“食、住、行、水、電、暖”等各個方面十幾個行業。在這基礎上根據后勤服務的特點再次劃分，可以進一步分為兩類，即內部管理部分和經營服務部分。其中內部管理部分涉及文件管理、人事管理、資產管理、財務管理等工作，經營服務管理包含辦公用房安排、家具配備、公車使用、水電使用、衛生檢查、報修維修、食堂管理、保潔綠化等。按我院具體情況，后勤工作涵蓋經營服務管理的所有工作和內部管理的資產管理工作。所涵蓋的這些工作具有廣泛性、多元性、滲透性和長期性，需要投入較多的人力和物力去維持，這給后勤工作管理的統籌協調帶來了困難。