基層單位檔案管理中存在的問題及對策

楊紅

【摘要】在基層單位檔案管理中，因為制度不夠完善以及基層單位內部重視不夠等原因，導致檔案管理實施不到位，影響了整體發展。

【關鍵詞】基層單位檔案管理;存在的問題;對策思考

本篇文章針對基層單位管理過程當中出現的問題進行詳細的解析，檔案管理人員結合實際狀況、結合基層單位檔案管理的重點部分進行探討，針對具體問題提出針對性的解決方案，這樣做可以加強對基層單位檔案管理，促進基層單位朝著良好的方向發展。

一、基層檔案管理工作中存在問題

（一）檔案管理人員的意識不強，工作效率較低。在進行基層檔案管理的過程當中存在著各種問題：第一，檔案管理人員意識不強，自我工作效率較低。在發展的過程當中，基層管理人員存在著很多問題，其中由于檔案管理人員自己的意識不強，直接影響了自我工作的時間。這樣做不但影響著檔案事業單位工作的正常進展，也影響著自身的發展。

（二）人事檔案管理人員整體素質不高。人事檔案工作在進行管理的過程當中存在許多不足。第一，專業性比較強再加上其工作較為瑣碎。因此，這就需要檔案管理人員自身具有較高的自我解決問題的能力。第二，檔案人員往往交換次數較多，人員流動性比較強，在開展工作時，由于工作交接不合理，不及時，并未正常工作交接，缺乏系統的知識，導致檔案資料收集不完整，不合理，造成檔案的管理工作不能到位的不良現象發生。

（三）不重視人事檔案的管理工作。事業單位在進行檔案管理工作時，應該注重對檔案的保存，在進行管控時，應該將檔案進行合理的安排，做到不丟失、不損壞、不遺漏，朝著更好的方向發展，這樣做能夠為后續的工作奠定基礎，可以保障檔案的查詢以及人員調動等各項服務。

（四）人事檔案管理信息化程度較低。人事檔案管理的信息化比較低，當前我國事業單位人員在進行管理的過程當中，仍然以較低下的方式進行管理，忽視了當前互聯網創新發展的時機。因此，在進行事業單位檔案管理的過程當中，應該減少紙質檔案管理的方式，加強互聯網技術的應用，人們在進行收集系統時只是運用較為落后的方式對材料進行收集、整理、查閱個人工作的基本信息等，忽略了其檔案管理的方式。根據當前發展的社會情況來看，我們應該加強對人事檔案管理信息化的程度，減少因設備不足所造成的問題。加強對信息化技術程度的使用，不僅可以保證人事檔案的長期存在，也可以將檔案管理工作的效率進行提升。

二、解決基層檔案管理工作問題的有效對策

（一）融入現代化的管理控制意識，強化檔案管理工作的重要性。為了進一步加強檔案管理工作，融入現代化的管控方式，應該強化工作的重要作用，這是一種有效的方法。經過現代化技術的使用和控制，將自我工作制度進行完善，嚴格要求工作人員按制度進行管理，強化檔案管理的作用，這樣做可以給人們帶來良好的工作范圍，可以有效提升檔案管理人員自我工作方式以及效率。

（二）提升檔案管理隊伍的素質，提高檔案管理工作的效率。在進行基層檔案日常管理工作時應該注重檔案管理人員自我素質的提高，提高檔案管理工作人員的自我工作形勢以及工作效率。結合檔案基層管理工作的實際情況，積極完善檔案管理的方式，及時發現檔案管理在發展的過程當中存在的問題，并且找出合適的問題解決方法，使得其面向更好的方向進步與擴大。檔案管理工作應該是全面的、長遠的，專業人員要不斷提高檔案管理人員的素質，不斷提升自我的效率。

（三）取得領導支持，逐步加大檔案基礎建設投入。在進行工作的時候，應該加強與領導之間的合作，根據本單位的實際情況以及檔案管理工作的發展，需要領導的支撐，按照標準能力以及自我解決行政能力進行檔案的管控。在進行工作管理時，應該及時解決檔案管理所遇到的問題，注重檔案管理使用情況，改善檔案管理，加強檔案管理的建設，檔案部門要對檔案管理的資源進行管控，幫助各個單位部門管理工作的規范。因此在進行檔案管理的過程當中，應該及時對檔案資料整理研究，注重檔案管理的資源開發，嚴格控制檔案管理的歸檔制度，建立健全檔案管理的方式，確保檔案工作發展的過程當中完整、無損使用。

（四）抓歸檔材料收集整理。檔案材料收集整理，應該組織專業人員對事業單位的檔案管理進行全面調查，減少因不良因素而產生的材料重復以及無效材料的出現。專業檔案管理人員應該采取正確的查缺補漏的形式，對材料進行統一的整理和處理，同一類別的檔案應該按照同一類別的方式進行排列，這樣做能夠保證檔案材料的完整和準確無誤性。

（五）抓檔案硬件設施建設。按照檔案管理要求，區編辦配備標準檔案柜、檔案盒。按照“一戶一檔”的要求，對紙質檔案材料做到專盒專柜儲存，保證了管理的科學性和查閱的高效性。

（六）抓登記檔案管理制度。在進行檔案規范化整理的同時，加強檔案管理制度建設。對事業單位登記檔案日常管理、查閱等作了明確規定。明確檔案管理員職責，實現登記檔案的規范化、制度化管理。

三、總結

根據上述情況來看，在進行實際工作的管控過程當中，基層檔案管理存在著各種問題。因此，基層檔案管理人員應該加強對檔案進行管控，作業人員要注重問題出現，并且制定合理的解決方案，對問題進行解決和處理，保證基層檔案工作在發展過程當中順利進展。

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