基于信息化背景的文書檔案管理工作創新

賀福梅

【摘要】隨著信息化管理時代的來臨，文書檔案管理作為一項技術性、服務性、政治性較強的工作，在現代化管理中越來越受到重視。本文介紹了文書檔案管理信息化的意義，探討了文書檔案信息化管理特征及原則，并提出了基于信息化背景的文書檔案管理工作創新方法，為相關檔案管理部門提供借鑒。

【關鍵詞】文書檔案;信息化;檔案管理;創新;策略

近年來，信息技術開始應用在很多領域，推動了社會的發展與進步。在現代信息化背景下，文書檔案管理作為服務社會的一項重要工作及企事業檔案管理的核心，如何充分發揮科學技術的先進性、便捷性，實現文書檔案管理的高效性，從而實現檔案系統整體功能的轉型升級，已經成為十分迫切的現實問題。

一、文書檔案信息化管理的意義

伴隨現代互聯網技術的發展與應用，運用電子化方式對文書檔案進行收集、分類與整理，進而實現文書檔案管理信息化成為可能，并具有重要的現實意義和較大的利用價值。

（一）有利于提高檔案管理的效能，減輕檔案管理的難度。文書檔案管理工作繁雜、管理內容豐富。通過信息化檔案管理系統的引入，能夠更加有效地實現管理者對各類檔案進行全過程控制和全面覆蓋管理，減輕檔案管理的難度，提升檔案本身的價值。

（二）可以進一步規范文書檔案管理，提高管理流程的科學性。在信息化背景下，利用互聯網技術開展文書檔案管理工作，可以實現各類檔案數據信息的準確轉換與有效銜接，實現非結構化文檔的收集、識別、查詢和存儲，以滿足多種類、全方位、綜合性單位檔案數據的有效管理。

（三）有利于發揮檔案管理的價值，提高檔案信息的利用水平。通過信息化檔案管理系統，檔案管理可以實現信息檢索方式的靈活多樣，并使檔案管理過程具備更好的穩定性、伸縮性、連續性等，提高檔案信息的利用水平。

二、文書檔案信息化管理特征及原則探討

（一）文書檔案信息化管理的特征。文書檔案信息化管理就是應用現代信息技術，以實現檔案系統整體功能的轉型升級為切入點，對已有紙質、照片及聲像檔案資料進行數字化處理，為企業提供檔案信息網絡化服務。文書檔案信息化管理具有如下特征：1.文件處理高速方便;2.文件傳遞安全快捷;3.文件保存持久穩定等。

（二）信息化文書檔案管理的原則。在信息化高度發展的今天，文書檔案管理應該與信息化接軌，不斷提高文書檔案管理工作的效率。信息化檔案管理需遵循如下幾個原則：1.完整性。信息化檔案要保證同類信息在不同維度的完整與連續，達到檔案信息對企業決策與發展中完整而有效的促進作用。2.可讀性。在對不同類型信息的存儲和歸檔過程中，為了減少數據信息的缺失、遺漏和損毀，實現對企業全生命周期不同類別信息的有效管理，必須考慮不同類型信息在不同格式和呈現方式上的可讀性，保證數據的真實性、完整性和易讀性。3.保密性。信息化檔案管理會涉及眾多的電子檔案格式，為了實現文書檔案對企業發展至關重要的戰略作用，就必須通過建立完善的數據安全策略，杜絕企業重要信息泄露和被竊取，從而保證檔案數據的安全。4.穩定性。主要指在檔案歸檔后和維護過程中要保持文檔信息的穩定性，防止由于信息化檔案中文檔信息的易刪改性，導致數據的遺漏、損毀和任意刪改，從而造成的文檔價值的降低。此外，信息化檔案管理要注重檔案信息的穩定性，要做好必要的備份和數據恢復措施。5.全程控制。要將檔案信息管理貫穿于企業發展日常的方方面面，實行對信息呈報、收集到分析、查詢和利用的全過程控制，從而更加有效地實現檔案信息在企業發展過程中的價值。

三、文書檔案管理工作創新方法

（一）充分利用辦公自動化，形成一套完整的檔案信息化管理系統。隨著信息技術的應用范圍越來越廣，開展信息化文書檔案管理創新工作首先應充分利用打印機、復印機、電腦等辦公自動化方式，對文書檔案進行信息化加工，并借助網絡信息技術構建管理系統，連通入網，在實現檔案信息完整性、真實性和可讀性的前提下，不斷提升信息化文書檔案管理創新工作的工作效率。

（二）建立穩定的管理團隊，提高文書檔案管理人員的整體素質。為了方便企業文書檔案歸檔的效率和質量，在檔案管理的信息化進程中，企業必須要保證檔案人員具有一定的計算機能力等專業素質。因此，在檔案管理中首先應對管理人員進行如信息技術知識、信息技術操作方法與規程等方面專業的上崗培訓，以提升其專業化、職業化素養以及檔案管理工作效能，從而推動文書檔案管理創新工作實現可持續發展。

（三）加強溝通與協調，完善及優化文書檔案工作模式及管理制度。只有合理進行協作和溝通，才能保證檔案管理創新工作順利開展。相關部門要成立專門的監督團隊、交流溝通意見反饋團隊以及檔案測評團隊，對文檔管理創新工作進行監督和控制，完善及優化文書檔案工作模式及管理制度，以保證檔案保存環境、數據庫及應用安全，進而保證檔案管理創新工作能夠順利開展。

四、結語

綜上所述，應用信息技術手段創新文書檔案管理工作，是數據化時代、信息數據化趨勢對企業檔案管理提出的要求。為此，在文書檔案信息化管理過程中，我們要緊跟時代潮流，既要在技術手段上進行革新，還要在管理方式上進行創新，以促使檔案管理工作有序開展，并充分利用文書檔案價值，幫助企業提升整體綜合實力。

【參考文獻】

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