提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

魏玥科

【摘要】辦公室的文秘人員作為辦公室的主要工作人員，負責處理企業單位的各種繁雜事務，辦事效率直接影響著辦公室乃至整個企業單位的運轉。文秘人員的基本素質高低、職業技能強弱、處理關鍵問題的能力強弱都影響著企業的工作進度和質量，所以提高辦公室文秘工作的質量和水平是企業必須高度關注的重要工作。

【關鍵詞】文秘工作;專業培訓;獎勵制度

辦公室是處理企業眾多事務的重要場所，工作量很大，需要文秘人員眼觀六路、耳聽八方，既能把所有工作顧及到，又能保證質量。所以在選擇文秘人員的時候要嚴謹仔細，要熟悉企業的基本業務，熟練掌握電子設備的使用，語言恰當且應急能力強，這樣才能支撐起辦公室的工作，起到承上啟下的作用。本文提供了幾點提高文秘質量和水平的有效策略，為企業提供大致的方向。

一、企業重視文秘工作并提供各方面支持

企業之所以強大是因為內部結構合理，整體性強，辦公室作為企業的重要辦公部門，起到連接上下級的作用。但是現階段我國經濟發展飛快，企業也隨之快速發展，企業原有的配置反而不足以維持工作。以辦公室的工作為例，企業的發展帶來了許多新產業和新任務，文秘人員的工作增加了很多。企業需要重視辦公室文秘的工作，在各方面為辦公室文秘的工作提供便利。比如在選擇文秘人員的時候，企業可以提供資金支持，重視選拔過程，為辦公室選擇優秀的人才;在文秘的日常工作中，企業需要進行大致的觀察和引導，為文秘提供學習資源，讓文秘工作盡快融入企業。

二、增加辦公室文秘人員數量

眾所周知，企業單位的產業鏈較長，會有各種類型的工作需要整理。企業辦公室文秘工作量大，經常需要加班加點，使得許多工作人員不愿意全身心投入到辦公室文秘工作中去，這導致了文秘人員數量難以滿足企業辦公室文秘工作的需要。大量的辦公室文秘工作使得企業不得不選擇臨時或兼職的文秘人員進行處理，但是普通文秘人員由于沒有經過培養和訓練，專業能力較差，往往不能很好地完成企業辦公室的大量工作，這給企業的正常運轉帶來了或多或少的阻礙。在培養出優秀專業的文秘之前，企業必須增加文秘人員數量，并合理分配工作任務，以數量來彌補質量的欠缺。比如一個人的工作兩個人來做，特定的文秘人員只做特定部分的工作，緊急情況時在辦公室主任的指導下共同應對。這樣雖然多付了職工薪酬，但辦公室的工作也得到了暫時性的提速，不失為一種有效的方法。

三、加強培訓，健全辦公室工作制度

企業在聘用臨時文秘的同時要加快培訓專業文秘的腳步，為辦公室工作的長久發展提供動力。辦公室文秘必須經過企業的專業培訓，培訓可以分為三個步驟：一是要考驗文秘人員的心理素質和動手能力，這是為了應對平常繁多的文件和突發的緊急情況。二是要引領文秘人員熟知企業的各方面工作流程，這是為了讓辦公室工作與企業工作無縫對接。三是要鍛煉文秘人員的語言能力和處理人際關系的能力，這是為了應對各種各樣的客戶，為企業贏得良好的形象。

辦公室同樣要建立完整的制度條例，要對文秘進行行為規范。比如遵循職業道德規范，嚴格要求自身，保證良好的工作態度和職業素養，自覺遵守公司的規章制度;努力提高自身的職業素養和辦事水平;提高辦事效率和質量;服從上級安排，利用自己的專業能力維持企業辦公室工作的有序運轉。培訓和建立制度是對文秘人員專業素養的培養過程，是對辦公室工作質量和水平的有效提升，如果辦公室文秘能夠自覺遵守以上原則性要求，那么辦公室工作質量就會得到有效的提升。

四、附加必要的獎勵制度

企業根據員工的工作制定獎勵制度可以說是關愛員工、激勵員工、督促員工的有效手段。制定合理的獎勵制度不僅適用于辦公室，同樣適用于企業所有部門，員工物質上或名譽上得到了獎勵，工作態度就會積極向上。

制定辦公室文秘的獎勵制度，主要內容就是確定獎勵原則：多勞多得原則和公開性原則。文秘在工作量巨大的情況下基本完成任務的，應當給予“優秀獎”，可以獎勵生活用品、紀念品或適當的獎金;文秘在工作量巨大的情況下完成全部任務且質量較高的，應當給予“超越獎”，要獎勵數額合理的獎金。在獎勵制度中公開性原則也是十分必要的，它代表著公平性，能夠使文秘人員信服并且正視自己。辦公室文秘工作獎勵制度不斷激勵著文秘人員發揮自己的能量，使其得到滿意的回報。

五、結束語

綜上所述，辦公室文秘的工作十分重要。負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作;及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦工作;文件的回收工作;各種會議的記錄工作。辦公室文秘的職業能力關系著企業工作的進度，企業在選擇文秘人員時應該依據本文所提觀點進行專業的選拔，要重視辦公室文秘工作，對文秘的各方面能力進行培訓，加以提高。在企業激烈競爭時期，擁有專業的文秘人員相當于有了“潤滑劑”，能夠使企業健康發展。

【參考文獻】

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