機構改革三個階段檔案主管部門的作用

李培元

【摘要】機構改革可以分為改革前、改革過程中和改革完成后三個階段，檔案主管部門在這三個階段都應該主動作為，做好對相關部門的服務和監督指導工作，確保檔案工作不因機構改革而出問題。

【關鍵詞】機構改革;檔案管理;檔案主管部門

2018年以來，從中央到地方，新一輪的國家機構改革持續推進。機構改革涉及方方面面的工作，檔案工作是其中不可分割的一部分。在機構改革過程中，地方政府、改革部門、檔案主管部門有各自的職責，檔案主管部門需要承擔什么樣的責任，如何服務機構改革的大局？本文將機構改革檔案工作分為三個部分，來探討檔案主管部門的作用。

一、機構改革工作開始前

機構改革是一項系統性的工作，涉及多個部門，檔案主管部門必須在改革之前就提前介入，為后續的工作打好基礎。要做好機構改革過程中的檔案工作，各級檔案主管部門要提前做好以下幾個方面的工作：

（一）要吃透改革精神。掌握這次機構改革的內容是什么，重點有哪些，涉及到多少部門，撤銷、合并、新成立的部門分別有哪些，機構改革進程是怎樣的，要在多少天內完成等等，做到心中有數，這樣才能根據機構改革的整體工作進度來制定自己的工作計劃。

（二）要在機構改革之前就開展對機構改革檔案工作的監督指導。提前召開會議，并提請上級政府制發文件，對機構改革中的檔案工作進行部署，有針對性地提出意見和要求，明確責任。可以對改革涉及部門的檔案員進行一次專門的培訓，鞏固提高檔案員的業務水平。

（三）要加強與機構改革領導部門和改革涉及部門的溝通。及時掌握機構改革信息，并且加強對檔案法律法規的宣傳，使相關部門的領導同志認識到檔案工作的重要性，如果造成檔案的丟失、損壞等檔案違法行為，需承擔什么樣的責任，督促各單位將檔案工作落到實處。

（四）根據機構改革內容，做好調查摸底工作。對改革涉及到的部門做一次全面的排查，掌握哪些部門的檔案工作做得很好，哪些部門做得不好，并根據排查情況，督促相關部門及時整改。

二、機構改革過程中

機構改革開始以后，工作千頭萬緒，檔案主管部門必須要全程參與，做好以下幾個方面的工作：

（一）做好機構改革涉及部門的檔案業務監督指導工作。機構改革工作任務繁重，工作開始以后，檔案工作有可能被忽視或者重視程度不夠。檔案主管部門要改變服務觀念，主動上門服務，根據機構改革的進程和改革涉及部門的檔案工作進度，對具體的工作提出明確要求，到現場指導，發現問題及時整改。

（二）要嚴格執行檔案法律法規。在機構改革過程中，一個機關撤銷或幾個機關合并，工作繁多，人員不穩定，容易造成檔案資料遺失和損毀，特別是電子文件、照片、音像等特殊載體檔案更容易遺失。在機構改革中，檔案主管部門要加大執法檢查的力度，對不按規定處置、移交檔案造成檔案丟失、損毀的，要追究相關人員的責任，并提請上級部門處置。

（三）接收撤銷機關檔案進館。機構改革過程中，有些部門被撤銷了，其職能不再存在，其檔案應移交檔案館。還有的部門合并到了新的部門中，但新部門沒有條件接收和管理這些檔案，檔案主管部門也應將被撤并單位的檔案接收進檔案館。在接收檔案時，檔案館應嚴把質量關，對于檔案材料不齊全、不規范的，要退回去重新整理，合格之后再行接收。

（四）監督檔案交接工作。機構改革中，有的部門合并到了另一個部門，或者幾個部門合并為一個新的部門，這就牽涉到檔案交接的問題。檔案主管部門要主動參與到這個工作中，監督案卷質量和數量，督促相關部門做好交接順序，確保檔案順利交接。

三、機構改革完成后

機構改革的結束并不意味著檔案工作的結束，檔案主管部門還需要繼續履行自己的職責，具體來說，包括以下幾個方面：

（一）做好新接收進館檔案的管理工作。機構改革過程中，將有相當數量的檔案移交到檔案館保管，檔案館要做好這些檔案的清點，將檔案排列上架，并做好進一步的管理工作，為接下來的檔案服務利用做好準備。

（二）對新成立的部門做好檔案業務指導工作。機構改革中，有多個機構合并成一個部門的情況，也有新設立的機構，這些都屬于新成立的部門，辦公地點、人員等都需要重新安排。在這個過程中，檔案工作有的有延續性，有的則是從零開始，檔案部門需要對這些部門做好指導工作，尤其是針對新設立的部門，更要做好全方位的服務，幫助他們理順檔案工作。

總之，在機構改革前、中、后三個階段中，檔案主管部門都應該主動作為，履行自己的職責，為機構改革工作保駕護航。