淺析新時期企業單位人事檔案管理

孫合玉

摘 要 企業人事檔案記錄了職工的個人經歷、品德風尚、工作業績、福利待遇、晉升情況等，是作為考察和委任人才的重要依據，是職工年齡和經歷的重要憑證，是職工養老等相關退休福利的重要保證。文章認為，作為人事工作的重要部分，人事檔案管理工作為合理使用人力資源提供了可靠的信息參考和依據。

關鍵詞 企業單位；人事檔案管理；研究與探討

毋庸置疑，現階段一些單位人事檔案管理工作還存在著諸如檔案管理人員選拔不嚴格，專業素質和工作能力低等問題，嚴重影響了人事檔案管理工作的效率和質量。為了提高事業單位在人力資源管理方面的工作效率，必須要加強人事檔案管理工作，推進事業單位的變革。

1 人事檔案管理的現狀

1.1 硬件設備太差

由于企業檔案室過于陳舊，配備的基礎設施太差，或者沒有專用的檔案存放地點，檔案保存不妥善，長此以往便出現了霉變、破損、紙張泛黃、字跡模糊等情況，影響了檔案資料的完整性。

1.2 管理人員專業素質和綜合能力低

檔案管理是一項對管理人員的專業素質和綜合能力要求都非常嚴格的工作，而目前許多企業的檔案管理人員多是一些兼職人員，人員變動大，流動性強。這些兼職人員對于檔案管理工作缺乏專業性，并且在上崗時缺少必要的培訓，對人事檔案管理工作并不熟悉，技術水平不夠，專業知識不精，這些情況都會直接或間接地導致檔案資料的缺失或者是損壞。

1.3 檔案內容不夠完善和全面

人事檔案資料的管理并不完善，沒有結合企業的自身情況，不具備企事業特色；檔案內容也不全面，無法正確反映出一個人的個人經歷和德才情況。

1.4 檔案的價值沒有得到充分利用

由于檔案資料不完善，無法全面反映人才情況，降低了檔案的利用價值。企業同時也沒有重視內部的考核，沒有重視人事檔案的記錄，造成了人員和檔案分離的情況。

1.5 檔案管理模式太單一，無法適應職工層次的多樣性

與傳統的紙張管理方式相比，采用數字化和信息化管理不僅簡便快捷，還能大大降低費用成本。然而，當下采用數字化管理的事業單位卻很少，大部分事業單位仍然采用紙質的管理手段。此外，按照干部人事檔案管理模式進行的檔案管理也無法適應職工層次的多樣性。

1.6 人事檔案管理體制太僵化，無法適應企業靈活的用人機制

隨著改革開放和市場經濟的發展，公司的管理理念發生了重大變化，企業主要利用合同和協議來對員工進行法律約束，人事檔案越來越不被重視，導致了社會上出現了許多如“人檔脫節”、“死檔棄檔”等現象，現行的人才檔案管理機制已無法適應企業靈活的用人機制，必須要對體制機制進行革新。

2 改善人事檔案管理工作的具體措施

2.1 完善人事檔案管理制度，引進現代化管理設備與技術

人事檔案的管理工作繁雜瑣碎，且有一定的難度。為了提高管理效率，相關部門要積極引進現代管理理念和技術，投入經費配備相關設備，對檔案室的整體環境做出整改，充分利用現代化管理設備來變革傳統的檔案管理方式，從而提高管理效率和質量。此外，完善人事檔案管理制度也是必不可少的。企業要制定檔案管理制度，施行統一的檔案管理措施，定期對管理人員進行考核，加強工作指導，從而促進事業單位人事檔案資料管理工作更加科學和規范。制度建立起來，信息收集、日常保管、借閱分享、開發利用等操作才會變得規范。

2.2 提高對人事檔案管理工作的重視，增強業務意識

管理部門要把提高對人事檔案管理工作的重視落到實處，可以舉行會議宣傳檔案管理的重要性，同時制定檔案管理制度，施行統一的檔案管理措施，定期對管理人員進行考核，加強工作指導，從而促進事業單位人事檔案資料管理工作更加科學和規范。檔案管理人員要認清人力資源管理的發展形勢，端正自己的工作態度，增強服務意識，積極主動地為企事業的檔案管理工作提供有效的信息服務。

2.3 建設高素質管理人才隊伍

在選拔人事檔案管理的工作人員時，要摒棄隨意采用兼職人員的做法，提高人員標準，要求應聘人員必須要具備專業的檔案管理知識，要有一定的文學素養和政治覺悟，并且還能夠熟練操作計算機檔案管理系統。管理層要嚴格挑選，引進優秀的管理人才。后期，要有計劃地對人事檔案管理隊伍進行思想宣傳，開展講座培訓，提高管理隊伍的專業素養，提升業務能力。除此之外，人事檔案資料屬于個人隱私，必須加強保護，因此要對管理人員進行法制教育，提高法律意識，完善檔案的保密制度，防止檔案資料泄露或外傳。

2.4 建立人事檔案網絡化管理模式，完善檔案內容，增強人事檔案信息化服務

加強人事檔案信息化管理是提高管理工作效率的關鍵。要加強人事檔案信息化管理，就必須加強檔案信息化建設，建立人事檔案網絡化管理模式。首先，可以建立一個人才信息數據庫，利用計算機技術把文字、圖片、視頻等信息收集起來轉化成數據保存起來作為信息留存；其次，可以充分利用現代化管理設備來變革傳統的檔案管理方式，從而提高管理效率，提高管理質量，提高檔案管理信息化水平，有效保證資料的完整度，減少損失。

3 結語

綜上所述，做好企業單位人事檔案管理工作是保證企業單位健康持續發展的重要舉措。現階段，人事檔案管理工作還存在著硬件設備太差、管理人員專業素質和綜合能力低、檔案內容不夠完善和全面、檔案的價值沒有得到充分利用、無法適應企業靈活的用人機制等問題，需要完善人事檔案管理制度，引進現代化管理設備與技術，提高對人事檔案管理工作的重視，增強業務意識，建設高素質管理人才隊伍，建立人事檔案網絡化管理模式，增強人事檔案信息化服務等，從而提高檔案管理效率。