基于用戶導向的高校設備招標采購探索

吳冠儀

基于用戶導向的高校設備招標采購探索

吳冠儀

（上海交通大學 招投標與政府采購辦公室，上海 200240）

該文針對設備招標采購管理中存在的深層次問題進行分析探討，提出基于用戶導向解決問題的方法：完善科室設置和法規制度以解用戶之困；采購流程優化再造以解用戶之難；培養專業人才以解用戶之疑；創新服務方式以解用戶之惑。旨在對完善高校設備招標采購、提高招采質效進行有益的探索，為高校設備采購管理提供可借鑒的操作方法。

高校設備；招標；采購管理；用戶導向

儀器設備作為教學科研投入的重要因素，直接關系到高校科研教學產出的水平和質量[1]。負責高校設備采購的招投標與政府采購部門，應協同科研人員做好購置計劃、提高設備投資效益、增加用戶滿意度。本文以上海交通大學設備招標采購為例，探索基于用戶導向的設備招標采購管理實踐，為進一步發揮高校招標采購部門在“雙一流”大學建設中的護航作用提供借鑒。

1 設備招標采購的現狀

“上海交通大學貨物招標采購實施細則”規定，單臺件或批量采購金額在20萬元（含）以上的教學科研用儀器設備需要進行招標采購。以上物品的采購即稱為設備采購，其采購的特點是數量多、種類多、時間緊、頻率高，既有零星的小額設備，又有貴重的精密設備，對高校教學、科研的影響很大[2]。掌握設備采購的趨勢、數量、金額和用戶單位的構成等情況，是探索基于用戶導向服務的基礎。

1.1 設備采購近5年情況統計分析

我校2014年~2018年設備類項目采購統計情況見表1。通過分析，可以得出以下5個方面的信息：

（1）設備采購量大，年均采購數量占總采購項目的57.57%；

（2）中標金額占比高，年均中標金額占采購項目總金額的37.7%；

（3）近兩年的招標項目總數維持在750項左右，采購管理人員工作量居高不下；

表1 上海交通大學2014年~2018年設備統計情況

（4）2018年最新統計數據表明，設備類項目在數量上和金額上均近乎占據整個招標采購的一半；

（5）與2017年相比，2018年設備采購雖然采購數量由460項下降至317項，但金額占比卻提高了近12個百分點，表明學校采購行為更加規范，“化整為零”得到改善，“合并同類項”成為大勢所趨。

上述情況說明，高校設備采購的占比、金額、數量等因素，構成了設備采購的質量要素，直接或間接影響教學、科研和學科建設，從用戶視角探索設備招標采購工作，進而優化配置高校資源是招標采購部門值得研究的課題。

1.2 各類設備數量、金額占比分析

以2018年度為例對設備采購招標采購情況進行分析。在實務操作中，各高校根據采購金額對采購的設備進行分類，如分為A類(120 萬元以上)項目、B類（50~120萬元）項目和C類（20~50萬元）項目。我校采用上述分類方法，2018年學校采購設備總數為317（批次）。將設備類項目按照招標組織方式的數量和中標金額進行統計，統計情況見圖1和圖2。

圖1 2018年設備類項目招標組織方式統計圖

從圖1可以看出：A類項目（由招標代理機構組織的項目）有73個，B類項目（由學校招采管理部門組織的項目）有50個，C類項目（由用戶單位組織的項目）有194個。

圖2 2018年設備類項目中標金額占比統計圖

從圖2可以看出：A類項目采購金額占比79%，B類項目采購金額占比6%，C類項目采購金額占比15%。

結合圖1、圖2可以得出：A類項目數量相對少而金額最多，多涉及大型貴重精密儀器設備；B類項目數量和金額均最少，卻關系到用戶的日常科學研究；C類項目數量最多，金額在三類項目中居中，多涉及基礎教學領域。三類招標項目的采購質量對教學、科研的影響不容忽視。

1.3 設備采購用戶單位構成情況統計

2018年度我校設備采購共涉及42家采購主體，采購批次為317。對采購頻次最高的14家設備類用戶單位項目數進行統計，結果見圖3。

圖3 2018年設備類項目用戶單位項目數統計表

從圖3可以看出：圖中所示14家用戶單位采購數量占總數的68.5%，而其余28家用戶用戶單位采購數量占31.5%；機械學院、信息學院、土木學院、分測中心、創新中心采購最為頻繁，合計約占45%，這5個“采購大戶”是學校教學和科研活動的重點單位，加之國家為其撥付的“雙一流”建設經費、高校改善基本辦學條件經費、國家重點實驗室經費等，經費充足，采購頻次高。以做好高頻次“采購大戶”項目采購為重點，探索基于用戶導向的高校設備招標采購，具有可借鑒的價值。

2 設備采購中存在的問題

傳統的招標采購側重于數量、金額、節資率，對用戶需求重視不夠，導致當合理采購需求和最低價中標發生沖突時，多數管理部門會選擇犧牲前者。然而對于用戶而言，采購的儀器設備只有充分滿足一線教師和科研人員的專業需求，才是高質量保證教學科研的根本。目前設備采購中有以下4個亟待解決的問題：

2.1 科室設計不盡合理，管理制度不夠完善，導致用戶不知所措

國內高校招標采購部門多以節點流（即編標書、發公告、抽專家、開評標等）而非服務流（即根據用戶需求）設置科室職能，導致多頭管理、效率低下、科室間缺乏交流、用戶體驗感差。科研人員經常奔波于各業務科室，多個業務盲區既影響整體部門工作效率，又不利于項目順利進行[3]。

此外，多數采購部門未按照滿足用戶需求的原則建立合理的采購管理制度，導致規章制度側重于滿足主管部門檢查或審計內控的需要，對體現用戶體驗的規章制度研究不夠。在實際工作中，部分科研人員主動要求學習采購管理制度，但卻被不甚明了的“專有名詞”以及繁雜的條條框框弄得不知所措，采購部門“換位思考”開展零對接服務多停留在口號層面。

2.2 采購全流程中對用戶行為研究不足，導致用戶不滿意

購前論證調研、購中開評標和購后評價，構成高校設備招標采購管理的全過程[4]。

在設備購置前，多數高校的論證重點在于經費是否落實到位、用途是否明確、是否重復購買以及是否加入學校開放共享體系等。而對于前期市場調研，如國內兄弟院校使用類似設備情況或不同廠家設備的本質區別卻論證不足[5]，缺乏對市場必要的關注導致論證報告含金量低甚至形同虛設，科研人員卻多了一份填寫材料的任務。此外，不充分的市場調研無法使更多的潛在投標人參與采購活動，易造成流標風險，耽誤用戶的采購進程。

在設備購置中，編制標書是核心環節，而描述清晰的技術要求則是保障，如何將理想的設備“翻譯”成招標專業術語是采購人員值得修煉的內功。高校的設備采購類型多樣、專業性強，定制要求多，個別精密貴重設備擔負著完成國家重點研發計劃項目的重任。許多項目負責人為了買到心儀的設備，犧牲寶貴時間“親自上陣”，卻被告知只能參與部分環節，加之部門內外各種審批環節使得用戶產生“項目被耽擱”的錯覺。實務中，經辦人員忙得熱火朝天：按照既定模板編好標書，完成發公告、開評標等一系列“規定動作”后，卻因全流程的非透明化導致用戶并不滿意[6]。

在設備購置后，傳統的采購管理側重于合同管理和風險把控，卻忽視用戶評價環節。多數設備需要科研人員在購置后親自驗證是否符合投標文件中的技術指標，才能及時發現問題。傳統的招標采購管理者忽視設備購置后的用戶評價，易造成采購部門與用戶之間“一錘定音后便再無瓜葛”的誤會。因此，簽訂合同并不意味著招標項目的終結，采集到用戶對招采部門的服務評價、供應商的履約評價、設備的使用評價這三方面的綜合評價才構成采購全流程的閉環[7]。

2.3 招標專業人才缺乏，導致用戶不放心

成功的設備采購離不開優秀的招標管理人員，然而隨著招標師的取消，招標采購門檻變低，導致精通高校招標的專業人才缺乏。在學校層面，部分經辦人受限于專業知識和教育背景，無法理解用戶的復雜需求，導致標書中的技術參數具有明顯指向性而不自知；部分經辦人在面對用戶提出的大量技術指標時，無從分析孰輕孰重，篩選不出關鍵指標與核心參數。在學院層面，負責采購的管理者多為兼職，受限于時間和精力，無法在第一時間內為本學院科研人員提供指導，直接影響采購設備的進度和質量。專業話語體系的不一致導致用戶在和各個經辦人溝通時不放心。

2.4 服務方式和理念落后，導致用戶不滿意

傳統的招標采購管理“坐等”用戶上門提交項目，每年年初，用戶忙于申報項目和填寫申請書，等到立項通知下達后方能綜合考量全年設備采購計劃，因此沒有過多的采購需求。招采管理人員往往因為“項目還未提交上來”而不過多詢問；每年年中，由于課題中期檢查要求經費執行率過半，用戶便會集中提交設備采購需求。招采管理人員卻因“項目太多忙不過來”而忽視研究用戶需求；每年年末，面對“錢花不完就會被收走”這樣的焦慮，用戶的采購需求便為效率優先，兼顧質量。受時間所限，用戶急切希望招采管理人員快速完成自己的項目，采購部門若沒能及時設身處地為用戶著想，便會引起用戶的不滿。對不同時期用戶行為的變化研究不夠，導致在工作中難以真正做到基于用戶導向的采購管理。

3 基于用戶導向的設備采購機制構建

以用戶為導向的理念源自營銷學領域的用戶滿意思想，是指在進行目標管理的過程中，強調用戶的主體地位，根據用戶的需求制定相應的政策和標準，為用戶提供滿意的服務[8]。對高校設備采購而言，該采購模式就是以用戶的實際需求為出發點，建立科研人員與招采管理部門長效溝通機制，用戶在提供信息的過程中不斷反饋，形成良性循環[9]。

3.1 完善科室設計和規章制度以解用戶之困

（1）根據用戶需求和服務流程設置科室職能。定人定崗，設立“招采專員”，提供有溫度的服務。科研人員僅需和一位經辦人進行溝通，“認證一個口”“服務一個廳”的“一條龍”式服務使招采專員和用戶雙方更加充分了解項目情況，落實用戶知情權和落地的服務方式，便于雙方從專業層面進行深入的溝通和“有的跟蹤”，提高采購質效。每一位用戶在和招采專員對接需求時，感覺到知情、信任、放心，進而增加客戶滿意度[10]。

（2）完善設備采購規章制度。2019年1月22日，財務部下發的財辦發 [2019]7 號文件再次發文賦予科研機構和人員更大自主權。面對不斷變化的采購政策，招采管理部門應迅速響應并結合新的法律法規，對校內相關規章制度進行系統性的梳理和修訂，從而在操作執行上從重程序的合規性采購轉變為重需求的專業化采購。高校應針對設備采購的特點，制定政策文件時換位思考，簡化審批流程，基于用戶視角制定一套可操作性強的、通俗易懂的規章制度，具體可通過圖片、漫畫等形式直觀地將規章制度深入用戶心中。

3.2 采購流程優化再造以解用戶之難

（1）采前籌劃。在采購前，以用戶的需求為出發點，對其采購需求進行詳細分析，如利用大數據將專家庫、供應商庫、既往招標結果、使用情況匯總等信息，同管理信息系統相結合，為招標采購項目提供前期市場調研與分析報告，供用戶參考[11]。另外，還應深度挖掘用戶需求并將需求調研工作常態化，從而有效地為用戶提供與其研究領域相關的技術預見、采購信息推送等服務信息。

（2）采中互動。通過各種方式拉近與用戶的距離，使儀器設備真正成為用戶進行教學科研的重要支撐。在用戶導向下的采購模式，用戶由被動接受變為主動提供，采購效率和效果大大提高，真正達到了采購為用戶服務的目的。具體做法包括：一是做好技術和商務需求的搜集工作，重視用戶意見。高校師生對其自身相關專業設備的建議更為準確，對設備采購的需求大都走在學科發展的前沿，提供的技術參數更貼近專業，因此精準把握用戶需求是前提；二是成立專家咨詢小組，委派專家為招標文件把關，提高科學管理水平，從源頭上解決用戶的后顧之憂；三是成立采購談判小組，吸收用戶代表參加。由于評審過程與用戶息息相關，因此能夠更好地發揮用戶的主觀能動性和積極性[12]。

（3）采后跟蹤。一是做好評估工作，包括設備的價格評估、技術評估、服務評估，也包括用戶對供應商以及采購部門和招采專員的評價反饋意見，將用戶的評價進行挖掘和整合，以供今后決策參考；二是對大型設備進行重點跟蹤，用戶使用后要通過現場調研、專家訪談等多種方法收集各種反饋信息，并形成設備利用分析報告。

通過“流程一張表”明晰“采前、采中、采后”時間節點該做的必須工作，解決困惑用戶的難題。

3.3 培養專業人才以解用戶之疑

在學校層面，采購隊伍流動快，屬于重點崗位兩個任期就得輪崗，因此加大培訓力度尤為重要。將“走出去”與“修內功”相結合，具體包括為采購管理人員提供崗前培訓和在職學習的機會，鼓勵職能部門教職工主動參與教育部和財政部主辦的業務培訓班、加強同行間的交流，通過同行案例的形式將用戶需求具體化，為類似用戶項目的精細化管理提供參考依據[13]。

在學院層面，加強對實驗室負責人、學科帶頭人、課題負責人、科研秘書、項目助理等進行培訓，重點在采購政策、采購流程、招標文件的編制方法等與用戶息息相關的方面提供指導，輔之以恰當的市場經濟理論、價格理論等管理理論。此外，針對各學科特點，為不同學院介紹不同種類的設備特性十分必要，如針對分析測試中心開展核磁共振波譜技術、透射電鏡技術、X射線衍射技術的講座，針對化工學院提供色譜質譜聯用技術的等專業講座。通過學習專業知識并結合具體采購工作為“采購大戶”提供專業性建議，是打消用戶疑慮的根本途徑。

通過為不同用戶量身制定“個性化培訓方案”，強化指導的針對性，從專業層面消除用戶的疑慮。

3.4 創新服務方式以解用戶之惑

（1）“因地制宜”提供服務。對于采購計劃明確的項目，每年3月份提前謀劃、精雕細琢；對于采購任務集中的項目，每年9月份集中招標；對于采購時間緊張的項目，應在每年12月份嚴格把控、適度突破、超越常規。著力從效率、質量兩大源頭解決用戶招采感受度低的問題。想用戶之所想，急用戶之所需，才能為用戶辦實事，從而買得對、買得值、買得快，力求達到采購的最優化。

（2）“重心下移”服務基層。隨著《深化政府采購制度改革方案》的細則落地，設備采購工作將對管理者提出更高的服務要求。采購部門應以“院系全覆蓋”為目標，主動上門服務，走訪二級學院（系）及直屬單位，了解各單位實際，聽取意見。各用戶單位也可充分表達采購中遇到的困難、對未來發展的設想以及所需的支持。通過零距離“對接服務”，既掌握了鮮活的第一手資料，又能提高用戶對招投標工作的滿意度[14]。采購工作只有加強與各用戶單位的溝通才能更接地氣，做到“放管服”落地。

（3）打造“智慧4.0”采購管理平臺。傳統的采購管理平臺是在聯通各職能部門的基礎上，提供包括電子商城、小額快采、電子招投標等模塊。而基于用戶導向的“智慧4.0”采購管理平臺應定位于為用戶提供采購相關數據的交互分析平臺[15]，提供調研咨詢、管理決策支持等內容。具體包括支持用戶切換角色；支持視覺對象之間的聯動、切片、過濾；支持深化和鉆取，穿越數據層級；支持定制采購分析報告，定點推送；設置大額設備招標后的付款預警監控；提供個性化圖表、自定義收藏等內容。采購管理平臺在開發初期便定位于面向用戶，通過“決策一平臺，數據一個庫”，集“陽光采購”“跨部門協同”和“價值采購”之優，持續迭代，不斷進化，與時俱進地服務學校 發展。

4 結語

我校積極探索和完善基于用戶導向的設備采購管理，為更好地解決招投標工作中現存的實際問題進行了探索。今后將依照國家對高校在招采領域的政策法規，圍繞招采部門的內涵建設，繼續深入“服務側”改革，進一步做好認證一個口，服務一個廳，流程一張表，培訓一“個性”，決策一平臺，數據一個庫等工作，發揮招標采購職能的服務作用，提升為教學、科研、服務社會的保駕護航能力。

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Exploration of equipment purchase by bidding based on user-orientation in colleges and universities

WU Guanyi

(Bidding and Procurement Administration Office, Shanghai Jiaotong University, Shanghai 200240, China)

This paper analyses and discusses the deep-seated problems existing in equipment bidding and procurement management and puts forward user-oriented solutions such as improving office structure and regulations, optimizing procurement process, training professional talents, and innovating service methods. The purpose of this paper is to explore how to improve the bidding and procurement of equipment in colleges and universities and how to improve the quality and efficiency of procurement so as to provide reference for the management of university equipment procurement.

university equipment; bidding; procurement management; user-orientation

F253.2；G 482

A

1002-4956(2019)09-0267-05

2019-01-30

2019-07-22

上海交通大學2018年招標采購管理理論與實踐研究課題（ZCLX201807）

吳冠儀（1988—），女，黑龍江大慶，碩士，助理研究員，研究方向為招投標與政府采購管理。

E-mail: wuguanyi@sjtu.edu.cn

10.16791/j.cnki.sjg.2019.09.069