論事業單位人事檔案規范化管理的重要性

程煥勤

【摘 要】在當前信息化社會，傳統事業單位人事檔案的管理存在著一定的局限性。為了更好的適應新的社會形勢，事業單位人事檔案管理的創新以及改革將變為必然。因此，本文分析了事業單位人事檔案概念以及意義，總結了當前人事檔案規范化管理存在的問題，并且針對具體問題提出了應對措施。

【關鍵詞】事業單位;人事檔案;規范化管理;重要性

1、事業單位人事檔案的概念和意義

檔案是在人事管理活動過程中直接產生的。它是一個對個人的人生軌跡進行記錄以及反映的載體，其含有政治思想、學習經歷、勞動薪酬、工作狀態等原始的記錄。組織部門通過這個載體帶來信息作為依據以及來源，對個人進行系統分析以及了解和評價[1]。事業單位是我國行政行業劃分系統當中一個重要的組成部分。在這個體系當中，人員信息真實性以及有效性受到人們的廣泛關注。將群眾化、公開化以及民主化充分的貫徹在用人工作、選人工作的始終，其是對當前社會發展所適應的重要環節[2]。檔案重要性可體現在多方面，如干部任前公示制度的實施，使個人信息通過報刊、出版物、電臺、電視臺等媒介傳播，公開場合宣讀、播放檔案原文等形式為公眾知曉，接受公眾監督，體現了任前公示的制度價值與法律意義，彰顯了檔案的歷史性、權威性和價值性。

2、事業單位人事檔案規范化管理中存在的主要問題

2.1對檔案重要性的忽視，造成制度的缺失和信息的失真

檔案真實性為完整性的一個基礎。完整性往往和真實性所離不開。只有確保檔案真實性以及完整性，才可以更好的對個人情況帶來可靠的保證，反之就會失去檔案多元性、交錯性、共享性以及客觀性等特征。事業單位個別的領導人員都缺少構建完善檔案管理制度意識，進而造成了檔案沒有比較強的完整性以及真實性，對當前人才戰略實施進行滯后[3]。除此之外，員工對檔案重要程度往往認識程度不足，檔案的意識不夠強，進而讓檔案管理人員在整理、保管、收集材料的過程當中發生不可控的情況，進而使檔案信息失真。

2.2人才的匱乏成為發展的瓶頸

穩定的、專業的檔案管理人才短缺，成為檔案難以得到革新、突破的最大瓶頸。現階段很多事業單位從事檔案管理的人員多為一些面臨退休員工或非專業技術人員兼任。他們學歷不高、專業知識不足，他們工作散漫，安于現狀;有些單位檔案工作還停留在手工書寫，人工檢索，人、卡、物對照的“三舊”管理模式中;缺乏保密意識、改革意識和創新意識，單位內部人員的基本信息輕易對外泄露;現代化管理設備因人而不能物盡其用，處于癱瘓狀態，造成資源的極大浪費。

3、建立健全的事業單位人事檔案規范化管理的措施

3.1提升整體管理水平

第一，強化檔案的意識。通過對來源和全宗完整性、原始整理體系進行尊重作為基本原則，強化領導人員以及廣大干部和群眾檔案的意識，進而提升檔案工作認識程度。

第二，領導人員是保障。針對性的組織單位的領導人員學習和檔案有關的法律和法規制度，對人們認知觀念進行更新，對檔案重要性進行真正的意識到。除此之外，將檔案管理劃入到日常的議事日程當中，利用強制性以及具體性行政手段來保證單位各種檔案制度充分落實，其是檔案規范化管理和時代發展相適應的重要保證。

第三，檔案管理人員為關鍵。檔案管理人員需要構建現代的檔案意識以及溝通意識。現代檔案意識是隨著現代化進程所發展的。在形成的方式當中，其不但需要國家機關、企事業單位以及團體來順利完成。個體在日常的工作以及生活方面也出現檔案的可能。在記錄形式、書寫材料以及載體材料選取以及使用方面，需要重視未來在保管以及管理方面的要求。和領導人員進行溝通。檔案管理人員需要得到領導人員對檔案工作的支持以及重視，通過各類機會以及形式向領導進行匯報。特別為部門在布置工作以及研究業務的時候，需要邀請領導人員進行參與，爭取領導發表意見。積極的溝通能使領導者體察到檔案工作的繁瑣、任務的艱苦、生活的清苦。

3.2建立人才戰略機制

人才是檔案事業發展的重要資源。如何在信息化時代，將傳統檔案工作從收集、整理、保管及被動利用的水平，提升到適應形勢發展的需要;如何全方位地向社會、單位和個人提供服務，充分發揮檔案應有的作用;如何建立規范化的檔案管理機制，實現檔案事業協調、健康和可持續發展，人才戰略機制的建立刻不容緩。

一是領導者要支持、關心、了解檔案工作，提高檔案管理人的地位、待遇，調動檔案管理人的積極性、創造性，使其安心本職工作。相關管理部門及時了解檔案管理人變動情況，抓好各項培訓工作，積極組織學習、交流，提高業務水平。

二是搭建人才舞臺，盤活人才資源。從社會和高校引進、招聘有技術、有技能、有知識的專業人才充實檔案隊伍;樹立“以人為本”的觀念，營造鼓勵、支持、幫助人才干事業的環境，調動其積極性、主動性和創造性，促進人才健康成長;保持人才隊伍的穩定性，檔案是知識性、專業性、連續性很強的工作，從維護檔案工作的長遠利益出發，必須做好穩定工作，切實解決他們在工作中、生活中的實際問題，使他們安心、熱愛本職工作，促進檔案工作的持續、穩定發展。

三是加快、加強檔案管理人的培養。首先，政治素質培養。檔案管理人應加強學習相關的法律和法規，貫徹落實國家、機關、單位關于檔案工作的重要政策和指示，樹立扎實的政治觀念;遵守檔案工作紀律，在按照規定進行檔案開發、開放、公布、利用的基礎上，轉變意識觀，培育創新發展的政治理念。其次，業務素質培養。鞏固加強基礎理論知識的同時，加快學習、了解、熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術等內容，成為業務能力強、協調能力強、綜合能力強的現代復合型人才。

3.3完善數字化建設

將文件轉化為檔案是一個專業性強、程序復雜的工作，每一卷檔案的收集整理，都有非常嚴格的要求，針對檔案材料的特殊屬性，防止人為或自然損毀情況的發生，檔案管理者不僅要熟悉案卷的整理流程，掌握的檔案管理和保護技術，還應建立、完善數字化管理系統。很多單位都已開發出文檔一體化管理系統，優化和完善了內部檔案的網絡化管理與利用，實現了檔案日常工作環節的計算機處理，實現了在線借閱、查詢、監控等網絡化管理模式。但隨著新型載體檔案的不斷發展、新型存儲介質的不斷出現、新型信息技術的不斷應用，信息記錄與儲存的特殊要求在不斷變化，基礎的技術手段已無法確保一體化的先進性，這就要求檔案管理人要適應、學習、掌握新型數字化檔案管理技術。

數字化檔案，以檔案、電子文件、其他信息資源等非結構化數據為主要管理對象，具有有序處理和集成管理的功能，涵蓋了文件生命周期管理實踐的全過程，遠期目標是建立基礎應用、業務應用、信息服務應用和系統管理與維護的平臺，從而實現檔案管理真正意義上的標準化、科學化。

經過上述分析我們可以看出，隨著科技信息時代的到來，傳統的事業單位人事檔案管理逐漸顯現出其局限性，為適應新形勢，事業單位人事檔案管理的改革、創新成為必然。本文簡析了事業單位人事檔案管理的重要性，對人事檔案規范化管理中存在的問題進行了論述分析，提出了相應的對策。

【參考文獻】

[1]賈文麗.檔案事業統計年報制度的問題與建議[J].中國檔案，2013（2）：34～35.

[2]崔麗.如何構建檔案事業統計年報制度的研究[J].山東檔案，2013（3）：33～34.

[3]李冬梅.《全國檔案事業統計年報制度》解讀[J].北京檔案，2012（1）：32～34.