基于智能數據管理平臺實現智能文檔管理研究

高靖宇 楊俊

摘 要：本文期望通過應用智能數據管理技術實現文檔自動化管理，為企業提供安全、可靠、開放、高效的企業級文檔管理與應用功能，方便企業文檔的日常操作，提高辦公效率和企業文件管理的綜合水平。平臺運用大數據技術，經過智能數據管理平臺長期運行，自動學習匹配流程與文檔信息間的關聯關系，智能地找出其中強關聯關系組合，自動生成工作流智能觸發機制，并實現智能文檔生成和搜索功能，為“智慧型企業”打下堅實基礎。

關鍵詞：智能數據;智能文檔;大數據;智能技術

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）14-0045-03

1 研究背景

隨著企業數據量的猛增，需要的不僅僅是更大的存儲容量和傳輸處理能力;對于企業而言，日常文檔中往往攜帶了大量的業務信息等，是極其重要的知識資產。如何從海量文檔數據中提取價值的信息，成為企業管理者關心的議題。而現行企業級文檔管理普遍面臨著以下挑戰：

（1）急速膨脹的文檔總量。一方面，隨著企業辦公自動化應用的部署和工作節奏的加快，企事業單位工作人員的辦公效率都有明顯的提升，辦公文檔交互愈發頻繁，產出量亦隨之顯著攀升;另一方面，伴隨信息技術的發展，文檔質量的升級也為總數據量的提升推波助瀾。

（2）企業的管理目標。不同于使用數據庫管理的結構化數據，目前的文檔數據市場并無成型的定則以規范企業文檔管理。國內、國外廠商紛紛推出相關產品，企圖搶占先機。

（3）企業級文檔的社交化。企業級文檔天然具有分享的特質。不論是前期文檔的制作成型（協作），還是中期文檔的檢閱（審核），或是后期文檔的傳播（分享），都離不開企業員工之間對文檔的分享與交互。故企業級文檔管理已不再是員工自行保管、自助使用的簡單過程，而成為企業內部日常的交互行為，呈現鮮明的社交化趨勢。

（4）企業級文檔的移動化。互聯網技術的飛速發展為人們的工作、生活帶來了極大便利，也改變了人們的行為方式。企業從業務需要和運維成本的角度考慮，都不得不支持員工的移動辦公、SOHO。

2 本文研究思路

充分考慮企業文檔管理的困境、挑戰、需求等，基于大數據平臺與人工智能技術，從現代企業管理目標出發，兼顧普通員工使用的便捷性，幫助企業擺脫文檔管理的困境，實現企業文檔有序管理、高效使用。

在平臺方面，搭建智能數據管理平臺，為企業提供統一文檔管理平臺，集中存儲和管理企業文檔數據。通過訪問控制、流轉控制、審核制度等方式，有序管理企業文檔;并支持策略化權限、防泄密、集群高可用等，確保文檔數據和存儲的安全。幫助企業將分散于員工PC中的各種文檔數據進行集中存儲和管理，并對其進行權限管理控制，以符合企業的管理目標。

在應用方面，為用戶提供便捷的文檔交互、協作、分享服務。保障用戶能流暢地訪問企業辦公文檔，滿足用戶日益強烈的移動化辦公需求。幫助企業員工輕松實現文檔分享、交互、協作，保障企業員工隨時隨地訪問辦公文檔，告別繁瑣的權限配置，告別網絡傳輸等待，告別頻繁的上傳下載等，提升協作效率，促進知識傳遞，安全管理文檔，充分滿足個人便捷性的需求。

3 智能數據管理平臺

基于企業對數據管理的要求越來越高，不同的數據需要區別對待。現在很多單位存在沒有有效的安全管控體系，文檔資料可以任意或者無意進行共享;對文檔數據沒有存儲加密機制，可以隨意的進行復制、另存、打印和截屏操作等問題。針對電力行業現狀，提出有針對性的智能數據管理解決方案。在保證數據安全性的同時，實現數據利用的最大化。

本課題基于云架構的非結構化智能數據管理平臺，用于企業構建統一非結構化數據管理中心。該方案面向工作人員提供非結構化數據共享協作的統一中心，同時用于規范用戶非結構化數據統籌管理，應用系統中的非結構化數據可以通過整合用戶業務系統（OA、郵件、公文、檔案、音視頻錄播、監控等）統一管理起來。實現數據庫減負，縮小數據庫備份窗口，降低數據恢復時間。既具有使用體驗的私有云盤服務，為用戶實現桌面文檔安全管控、分享、備份管理，又通過開放性整合，完善非結構化數據集中管控、及數據固化保護，實現包括第三方應用系統的非結構化數據在內的統一存儲中心。

智能數據管理平臺核心功能包括：

（1）基礎管理。系統基礎管理具備權限架構，門戶界面，協同設置，文檔存儲，版本控制，全文檢索等基礎功能。平臺支持應用功能靈活拓展，提供知識門戶配置功能;能夠智能匹配靈活多變的權限控制要求;提供靈活可配置的工作流。

（2）數據管理。可以實現各種數據格式的存儲，支持多部門可自定義的數據結構和組織級文檔發布;支持過程型知識記錄，可存儲正文、流程、審批意見、關聯信息的一體化過程型數據格式;支持自建數據庫，自定義數據屬性、列表格式、任意層數據分類結構。

（3）知識門戶管理。知識門戶具備個人、部門、單位級別的知識門戶自定義功能，實現內容頁面自定義功能，實現文檔及站點的在線編輯功能，顯示用戶標記為喜歡的空間，隨后顯示用戶具有瀏覽權限的空間列表等功能。

4 智能文檔管理與應用

智能文檔管理功能，運用大數據與智能分析技術，實現文檔自動分類管理、文檔智能歸類、文檔智能存儲、文檔智能索引、文檔智能顯示、文檔任務協作、智能流程流轉、智能文檔生成等管理功能。

（1）文檔智能歸類。規范化組織分類，按照企業特點自定義文檔元數據，樹狀形目錄結構，層級劃分，自定義標簽、屬性分類，按企業所需自行定義。

實現項目與文檔的層次管理;實現信息的多維度分類管理、項目文檔的協同管理;實現工作年度、月度、周工作計劃制定，每日工作日志記錄;實現文檔審查流程管理;實現文件編制、審核和發布管理替代之前的郵件、面對面會議討論，并完整保留討論意見、文件歷史版本及審核過程。

（2）文檔智能存儲。本地文檔快速上傳，紙質文件電子化，API接口集成掃描儀，辦公、業務系統，文件自動上傳，統一收集到服務端，進行集中分類管理，實現項目與文檔的層次管理。

（3）文檔智能索引。系統提供全文檢索、條件組合檢索，快速找到需要的文件，取代QQ、Email的內部分享功能，零副本產生，個人收藏、關注重要文件，及時消息提醒關注文件動態變化，快速獲取正確文檔，不誤事。覆蓋了文檔管理全生命周期各環節的管理要求。

（4）文檔智能顯示。系統可根據操作終端環境，后臺智能地選擇多種文件打開支持組件，可直接在線預覽/播放多種常見格式文檔，包括doc、docx、xlsx、ppt、pdf、JPEG、PNG、exe等市面上主流格式預覽，無需下載到本地。另外，系統提供熟悉的樹型結構導航目錄和多種文件夾查看視圖，查看方式包括最近更新、摘要清單、內容列表、縱覽列表和縮略圖。

（5）文檔任務協作。實現任務新建、系統自動生成任務，填寫任務內容、任務的執行、待辦、任務共享、任務搜索、任務驗收等功能，如圖1。

（6）智能流程流轉。系統內置審批、外發、借閱、等常用流程;也可按需自定義流程，自定義審批步驟，自定義審批人，自定義審批范圍，自定義審批權限等等。用戶對當前文檔每發起一個流程，都會有一個相應流程單自動和文檔相關聯。

通過智能數據管理平臺的持續長時間運行，匹配流程與文檔信息之間的關聯關系，找出其中強關聯關系的流程組合，制作工作流智能觸發機制。

例如：在合同簽訂流程結束后，根據組織機構中倉儲管理員信息、合同內容的經辦人信息、到貨時間和驗收條件，自動觸發任務流A生成驗收任務信息同時發送到貨驗收任務給經辦人和倉庫管理員，提醒經辦人和倉庫管理員在時間節點前按照驗收條件協同驗收貨物;再根據實際驗收時間、合同內容的支付時間和支付條件，自動觸發任務流B生成預算上報任務和任務流C生成支付任務等。以此類推，確保經辦人在規定的時間內和規定的條件下圓滿完成管理工作，降低因時間節點導致的審計風險。

（7）智能文檔生成。在項目過程資料和關鍵信息不斷積累下，能夠形成一個龐大的項目數據中心，而智能文檔生成就是數據應用的一種高級應用。例如：平臺通過抓取智能任務流信息和項目文檔中的關鍵信息，按照格式文檔的內容要求和文本格式，將數據中心中的信息填入文檔的對應位置，自動形成一份項目驗收報告或年中工作總結，后期簡單人為審核和補充即可使用，既提高總結類文檔的工作效率，又避免了人為失誤導致的數據錯誤，從根本上提升文檔的編制質量，降低因數據錯誤導致的審計風險，如圖2。

5 成果應用效果

本課題研究成果在瑯琊山公司進行落地實施，通過智能數據管理技術應用實踐，初步實現了文檔自動化管理的目標，為公司提供了安全、可靠、開放、高效的文檔管理功能，不僅方便了文檔管理的日常操作，而且避免了手工管理中的一系列錯誤的發生，提高了辦公效率和企業文件管理的綜合水平。智能數據管理平臺逐步成為抽水蓄能電站數據資產管理的最佳利器。經過智能數據管理平臺一段時間運行，系統已初步體現自動匹配流程與文檔信息間的關聯關系的能力，能找出其中強關聯關系的流程組合，自動生成工作流觸發機制。在項目過程資料和關鍵信息積累下，逐步形成較大的項目數據中心，逐步顯現智能文檔生成和搜索功能的強大效能，為實現“智慧型企業”打下了堅實基礎。

6 總結與展望

本課題基于智能數據管理技術來實現文檔智能化管理，進行了有益的探索，由于時間與能力的局限，研究還不夠深入與全面。隨著技術與應用的發展，將來可結合人們使用文檔的行為數據，通過大數據和人工智能的分析處理技術，提供更智能、更體貼的文檔操作體驗。