會(huì)計(jì)師事務(wù)所基于風(fēng)險(xiǎn)防控的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)流程優(yōu)化

汪祎

摘要：本文首先分析會(huì)計(jì)師事務(wù)所的風(fēng)險(xiǎn)特點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)成因，然后列舉會(huì)計(jì)師事務(wù)所的兩大關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程。結(jié)合流程情況，通過(guò)個(gè)人、客戶及基礎(chǔ)信息三個(gè)模塊提出信息系統(tǒng)的優(yōu)化策略，希望能為事務(wù)所理清信息管理思路，采取有效的措施防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：風(fēng)險(xiǎn)防控;會(huì)計(jì)師事務(wù)所;信息管理

當(dāng)前一些會(huì)計(jì)師事務(wù)所在推廣使用MIS（Management Information Systerm，管理信息系統(tǒng)），作為一種定制化程度高的信息化處理系統(tǒng)[1]，能夠利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段為管理者準(zhǔn)確、高效的提供業(yè)務(wù)流程信息，規(guī)范了業(yè)務(wù)辦理流程，實(shí)現(xiàn)了管理工作透明化，并最大程度地降低了事務(wù)所的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。但是由于會(huì)計(jì)師事務(wù)所的工作本身獨(dú)立性較強(qiáng)，并且人員經(jīng)常出差、頻繁流動(dòng)，使信息管理相對(duì)復(fù)雜。再加上事務(wù)所人事、信息等方面的制度不完善，事務(wù)所在信息管理上仍存在諸多問(wèn)題，面臨著較大的經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)。

一、會(huì)計(jì)師事務(wù)所風(fēng)險(xiǎn)特點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)成因

（一）風(fēng)險(xiǎn)特點(diǎn)

會(huì)計(jì)師事務(wù)所的風(fēng)險(xiǎn)主要是指隨著信息化腳步的加快，國(guó)內(nèi)各企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍和方式不斷發(fā)生改變，事務(wù)所內(nèi)外運(yùn)營(yíng)環(huán)境也在不斷發(fā)生變化，事務(wù)所的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足其正常的經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要，某些財(cái)務(wù)管理流程不合理，業(yè)務(wù)操作出現(xiàn)紕漏而引發(fā)的經(jīng)營(yíng)危機(jī)，由于這種風(fēng)險(xiǎn)危機(jī)涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程管理、全資源配置，因此具有一定的全方位性;對(duì)于不同的管理模塊管理重點(diǎn)不同，要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控方案，因此具有一定的針對(duì)性;它關(guān)乎企業(yè)每個(gè)成員的切身利益，其防范控制要求所有人的協(xié)作配合，因此具有一定的全員性。

（二）風(fēng)險(xiǎn)成因

風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生主要有以下三個(gè)方面的原因。一是制度體系不健全，包括人事管理制度、風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控制度、績(jī)效考核制度、責(zé)任追究制度等，使員工在開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)缺少行為依據(jù)，工作隨意性較大，加大了事務(wù)所的信息管理難度，使事務(wù)所管理人員無(wú)法準(zhǔn)確的匹配人員項(xiàng)目信息，難以實(shí)行公正的績(jī)效考核評(píng)價(jià)，容易引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)危機(jī)。二是信息系統(tǒng)缺失，由于缺乏先進(jìn)的信息化處理系統(tǒng)，事務(wù)所的信息管理都是交由專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行人工操作處理。不但流程設(shè)計(jì)不科學(xué)、分類(lèi)不合理，而且受限較大。一旦負(fù)責(zé)人臨時(shí)出差或者管理缺位，就有可能使事務(wù)所的信息管理停滯，影響事務(wù)所正常業(yè)務(wù)的開(kāi)展。三是客戶管理滯后，客戶作為事務(wù)所信息管理的主要業(yè)務(wù)對(duì)象，信息處理必須清晰、可靠，這一方面是為了簡(jiǎn)化企業(yè)的業(yè)務(wù)辦理流程，提高工作效率。另一方面能維持良好的企業(yè)形象，樹(shù)立事務(wù)所的行業(yè)聲譽(yù)。但目前一些事務(wù)所客戶信息無(wú)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，通常只有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與客戶保持業(yè)務(wù)溝通，一旦負(fù)責(zé)人離職，就可能導(dǎo)致客戶流失，并且在該項(xiàng)目款項(xiàng)收支上也會(huì)出現(xiàn)混亂，容易引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)危機(jī)，不利于企業(yè)的健康發(fā)展。

二、會(huì)計(jì)師事務(wù)所信息管理業(yè)務(wù)關(guān)鍵流程

（一）客戶服務(wù)流程

一般事務(wù)所在接到新項(xiàng)目后會(huì)首先確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，由其全權(quán)負(fù)責(zé)記錄和管理客戶的相關(guān)業(yè)務(wù)信息。其次，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況確定報(bào)告時(shí)間、收費(fèi)條例，并以此為依據(jù)成立項(xiàng)目小組，確定該項(xiàng)目所需的成員數(shù)量、類(lèi)別以及項(xiàng)目所需的完成時(shí)間。然后由小組成員分別完成項(xiàng)目的一部分內(nèi)容，形成科目底稿，交由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在審批通過(guò)后進(jìn)行整合，擬定報(bào)告初稿。最后，將報(bào)告初稿上交給部門(mén)經(jīng)理人員或事務(wù)所合伙人，經(jīng)過(guò)再次復(fù)核審查科目底稿及項(xiàng)目初稿后，由合伙人簽署正式報(bào)告，并將報(bào)告交給客戶，客戶根據(jù)報(bào)告情況支付項(xiàng)目費(fèi)用，該項(xiàng)目完成。在項(xiàng)目過(guò)后及時(shí)登記項(xiàng)目完成情況，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭對(duì)未付款的客戶實(shí)時(shí)跟蹤付款信息，并更新最新數(shù)據(jù)。

（二）報(bào)銷(xiāo)流程

報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用一般包括差旅費(fèi)、住宿費(fèi)等內(nèi)容，其信息處理流程為：首先，由員工將收費(fèi)單據(jù)匯總，統(tǒng)計(jì)好金額填制費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，將單據(jù)貼于報(bào)銷(xiāo)單上一并交由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)人員在確定金額數(shù)據(jù)信息無(wú)誤后將其上交給部門(mén)經(jīng)理審批，若涉及金額較大，則需將其交給合伙人再次復(fù)核審批[2]，審批通過(guò)后財(cái)務(wù)人員方可將報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用支付給員工。

三、會(huì)計(jì)師事務(wù)所信息管理優(yōu)化方案

針對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)師事務(wù)所信息系統(tǒng)存在的諸多問(wèn)題，除了要健全相關(guān)管理制度、強(qiáng)化績(jī)效考核評(píng)價(jià)外，更需在信息系統(tǒng)方面加強(qiáng)建設(shè)，結(jié)合其業(yè)務(wù)關(guān)鍵流程設(shè)計(jì)信息管理模塊，從而滿足實(shí)際工作需要。

（一）基礎(chǔ)信息管理模塊

基礎(chǔ)信息管理模塊主要是用于處理企業(yè)日常的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并提供數(shù)據(jù)信息查詢、數(shù)據(jù)分析等相關(guān)處理功能。在設(shè)計(jì)模塊時(shí)要明確權(quán)責(zé)劃分，嚴(yán)格限制相關(guān)人員的操作登錄及操作權(quán)限，各部門(mén)模塊都要設(shè)置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)，如針對(duì)同一客戶在系統(tǒng)內(nèi)不同部門(mén)模塊其客戶編碼要保持一致。各部門(mén)都要設(shè)置一名專(zhuān)門(mén)的信息處理人員，他們共同組成信息管理小組，定期開(kāi)展部門(mén)之間的信息交流溝通。同時(shí)在部門(mén)基礎(chǔ)信息管理模塊的基礎(chǔ)上集成一個(gè)總的基礎(chǔ)信息模塊，由信息管理小組組長(zhǎng)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，從信息角度全面地呈現(xiàn)事務(wù)所的日常經(jīng)營(yíng)情況，為管理者提供準(zhǔn)確詳細(xì)的經(jīng)營(yíng)決策信息。該模塊是事務(wù)所維持日常運(yùn)營(yíng)管理的基礎(chǔ)保障。

（二）客戶管理模塊

客戶管理模塊面向的是事務(wù)所的全部人員，不過(guò)各自的操作界面及權(quán)限不同[3]。這個(gè)模塊主要包含客戶管理信息及項(xiàng)目管理信息兩大部分，在客戶基礎(chǔ)信息模塊包括客戶信息的錄入和維護(hù)兩個(gè)環(huán)節(jié)。錄入的客戶信息主要是客戶的全稱(chēng)、代碼、簡(jiǎn)稱(chēng)、負(fù)責(zé)人信息、組織結(jié)構(gòu)信息、財(cái)務(wù)管理人員信息及聯(lián)系方式、企業(yè)經(jīng)營(yíng)類(lèi)別、經(jīng)營(yíng)狀況等相關(guān)信息，錄入的項(xiàng)目信息則包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目合同信息、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目收款金額、復(fù)核情況等信息，這兩個(gè)環(huán)節(jié)的信息錄入一定要盡可能詳細(xì)，即使出現(xiàn)人員變動(dòng)，接手的管理人員也能充分了解到相關(guān)信息內(nèi)容，不會(huì)對(duì)事務(wù)所的正常經(jīng)營(yíng)造成較大的影響。從操作上來(lái)說(shuō)，主要分為基層員工、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門(mén)經(jīng)理、事務(wù)所合伙人、財(cái)務(wù)人員五個(gè)登錄界面。基層員工在該模塊登錄后可查看其所在項(xiàng)目的客戶基礎(chǔ)信息及項(xiàng)目相關(guān)內(nèi)容;項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在此基礎(chǔ)上可進(jìn)行基礎(chǔ)信息的錄入和維護(hù)工作;部門(mén)經(jīng)理人可查看其所在部門(mén)的所有客戶信息及項(xiàng)目?jī)?nèi)容，并且需對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的信息錄入進(jìn)行審核，在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人復(fù)核后錄入相關(guān)復(fù)核信息;合伙人可查看所有信息內(nèi)容，審核部門(mén)經(jīng)理人的錄入信息，對(duì)其審核信息進(jìn)行復(fù)核，并錄入復(fù)核信息;財(cái)務(wù)人員則對(duì)客戶支付款項(xiàng)、事務(wù)所成本費(fèi)用等信息進(jìn)行錄入和維護(hù)，及時(shí)更新和統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)信息，分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，找出其中的異常情況。與有關(guān)人員積極溝通，尋求問(wèn)題的解決措施，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并在系統(tǒng)內(nèi)詳細(xì)記錄問(wèn)題成因及措施的實(shí)施效果，為接下來(lái)的工作提供借鑒和參考。

（三）個(gè)人業(yè)務(wù)管理模塊

在該模塊，業(yè)務(wù)人員可以查看上級(jí)下發(fā)的工作計(jì)劃，根據(jù)要求填寫(xiě)個(gè)人工作安排，在工作完成后及時(shí)記錄完成情況供上級(jí)參考。同時(shí)，填制個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單并部門(mén)經(jīng)理發(fā)送審批請(qǐng)求，審批通過(guò)后由財(cái)務(wù)人員報(bào)銷(xiāo)相關(guān)費(fèi)用。部門(mén)經(jīng)理主要是對(duì)其所在部門(mén)展開(kāi)工作計(jì)劃安排，嚴(yán)格監(jiān)督計(jì)劃執(zhí)行情況，及時(shí)糾偏或者調(diào)整計(jì)劃內(nèi)容，并向上級(jí)匯報(bào)工作情況。合伙人則需統(tǒng)籌所有工作的進(jìn)展情況，并審批大額的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，及時(shí)查看財(cái)務(wù)人員提交的財(cái)務(wù)報(bào)告信息，全面的掌握事務(wù)所的財(cái)務(wù)狀況。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，信息系統(tǒng)的完善不僅需要管理者理清管理思路，還要加強(qiáng)自身的風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，從流程細(xì)節(jié)著手，環(huán)環(huán)相扣，強(qiáng)化事務(wù)所財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制。

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