淺談事業單位文書檔案管理中的問題及措施

黎雅溯

摘 要：隨著社會經濟快速發展，很多行業都進行了改革和創新，事業單位文書檔案管理工作也是這樣。在事業單位文書檔案管理中，要注重創新工作，及時處理相關問題，確保文書檔案管理工作取得實效。

關鍵詞：事業單位 文書檔案 問題

對于文書檔案管理環節出現的不足需要及時重視，如果缺乏有效的治理手段，就會影響檔案管理工作的可持續發展，對此，相關人員應該對癥下藥，避免出現“千里之堤潰于蟻穴”的狀況，將文書檔案發生遺失缺漏的風險降到最低，本文以當下事業單位為論述主體，在分析其是否存在制度疏漏的同時，制定適宜的改良手段。

一、當下文書檔案管理工作存在的問題

（一）無法樹立正確的管理態度

對于任何事業單位來說，文書檔案的管理工作都是重中之重，白紙黑字上的專業記錄，對于相關的人員調動，檢查記錄都至關重要，然而在實際工作環節，總有一些管理人員玩忽職守，認為“檔案不動就不會動”，對于為產生變動的文書檔案，不能進行及時的更新處理，在導致資料錄入錯誤的同時，嚴重影響了相應審核工作的開展;加之管理人員缺乏合理的約束手段，在沒有制定合理的監察措施的情況下，缺乏相應的指導工作，造成文書檔案管理環節的不規范[1]。

（二）文書與檔案之間缺乏有效的銜接手段

這一問題普遍存在于各事業單位，由于缺乏行之有效的管理手段，在為設立相應的應對機制的情況下，即使設立了專業的文書檔案管理人員，也不能實現文書到檔案的完美過渡。大部分文職人員缺乏對于文書檔案的合理認知，認為“文書就是檔案，檔案就是文書”，但需要注意的是，文書是對相應環境與條件的早起記錄，檔案則是可供長期查詢的備份，二者存在時間與作用上的差異。

（三）文書檔案管理手段落后

時代在進步，但對于文書檔案的管理工作，即使在國家范圍內，也尚未形成有效的管制措施。對于相關工作的展開，相關人員依然依靠“人海戰術”“大門緊鎖”，通過增設相應管理人員，并加強安全管制，設立查驗權限等手段進行文書檔案的“強行保護”，這種管理手段不僅浪費了人力物力，而且在相關檢查工作展開，以及產生人員變動時，不利于文書檔案的快速調動。

（四）缺乏合理的培訓手段

即使文書檔案的管理工作量較小，但在長期的管理環節，相關管理人員無法樹立正確的管理意識，缺乏正確的管理手段，證明當下的培訓機制仍然存在漏洞，在無法形成有效培訓體系的狀況下，會使當下的文書檔案管理工作存在無法填補的空缺。

二、對于文書檔案管理工作相關問題的解決措施

（一）樹立正確的管理態度

文書檔案的設立是為了讓一切事業單位內的“大事小情”有據可查，單位管理人員應設立相應的管理制度，確保文書檔案管理工作的萬無一失，對于文書檔案管理人員，可設立簽到制度，查勤制度等，杜絕“在其位不謀其政”現象的出現。對于文書檔案管理人員，應設立嚴肅認真的管理態度，對于資料的填補，調用及時登記，缺失資料及時查找，保障事業單位相應信息全面的同時，保障單位的正常運轉[2]。對于可能出現或已經出現的“打卡無人”“人情辦事”等情況要及時整改，避免因小環節的疏漏造成資料的遺失。

（二）建立文書與檔案的有效銜接

相關的文書檔案管理人員應拋棄“文書就是文書，檔案就是檔案”的錯誤思想，而是要將二者作為統一的整體，利用文書進行資料的補全，依靠檔案完成對文書的保存工作，相應管理人員要健全文書與檔案的銜接手段，確保在文書形成的短時間內，對于有效的內容進行錄入，保證快速建檔，合理備份。事業單位應建立相應的管理制度，確保有專業人員負責相關的整合工作，在文書產生的第一時間進行分類，將有用資料進行整合錄用，保證建檔的及時性與有效性。

（三）建立合理的管理手段

無論是單位管理者還是文書檔案管理者，對于把握著整個單位“榮辱興衰”的文書檔案管理工作都要形成正確嚴明的管理手段，事業單位管理者在選用文書檔案管理人員時，應堅持“務實求真”的態度，確保文書檔案管理人員的個人素質，形成“領導管文員，文員管文書”的有效管理手段[3];文書檔案管理人員在日常生活中除了加強對自身能力的管理，還要注重對文書資料變動情況的了解，如資料入庫，資料轉出，文書登記等，都要做到有來有往——在確保其來源的同時，了解其具體去向。在管理環節，相關人員要及時行使管理手段，確保對文書檔案的實時監控。

（四）創造培訓制度

通過合理的展開培訓工作，在使相關文書管理人員明白“干什么”的同時，更要讓其明白“怎么干”，依靠相關文書檔案管理人員的經驗傳授，幫助新人提升工作素質，培養其專業的文書檔案管理精神。合理的培訓制度能夠節省人力物力，在提升文書檔案管理效率的同時有利于為事業單位的正常運轉與資料調用提供堅實的后備保障。對于相關培訓工作的展開，可以從以往的文書管理經驗入手，也可依據當下的文書管理工作現狀中存在的不足進行整改，在確保相關文書檔案管理人員已明白自己“做什么”的時候，更要培養其嚴肅認真的工作態度，對可能出現的疏漏嚴防死守。

結束語

對各個單位以及部門的工作內容及相關經營情況加以記錄是文書檔案管理工作的主要任務，更是一個單位發展變遷的見證。建立合理的文書檔案管理制度，行使有效的管理措施，在保障相關工作進行的同時，也是對相關管理人員能力的鍛煉，做好人員培訓，建立合理銜接，有利于單位的長遠發展。

參考文獻

[1] 季春梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作要點[J].蘭臺世界，2019（S1）.

[2] 趙穎.文書檔案的辦公自動化應用[J].現代經濟信息，2019（10）.