檔案在人力資源管理中的作用

丁培培

摘 要：檔案是存儲員工個人信息的單元。再通過收集、整理后儲存起來，為以后的考察做備用資料。人事部門必須準確選拔人才，合理安排員工的職位。人力資源管理過程中檔案管理工作是其中重要的、關鍵的組成部分，更是不可分割的部分，可以為人力資源管理提供重要的檔案信息，進而保持高質量的人事檔案工作。

關鍵詞：檔案 人力資源管理 作用

1人事檔案管理在人力資源資源管理中的意義

企業中的人力資源管理工作可以實現對企業中人員管理的目的，也是挖掘企業員工潛在價值的有效方法，為推動企業朝向科學化、現代化、合理化發展提供了重要人力保障。人力資源管理的主體是人，缺乏人的支持就會無法實現最終的管理結果和目標。將人力資源管理體系進行不斷的調整與完善，可以充分滿足企業中每名人員工作目標與企業發展目標相吻合的目的，從而推動企業發展進程。員工發展離不開人事檔案的支持，作為一種原始信息記錄模式，是人在各種活動當中所記錄的個人經歷、思想品德、業務能力、工作態度、獎懲信息等綜合反映。人事檔案同時也是企業掌握員工、選擇員工、錄用員工的重要依據，和人力資源管理密不可分，二者相互促進、相互聯系。人力資源管理中檔案時管理信息的載體，企業可以結合檔案內容標準識人、選人、用人，確保人力資源管理架構與企業發展標準的一致性。在新的發展時期，人力資源管理已經成為企業內部管理的主要內容，進一步完善企業檔案管理工作可以有效的提升人力資源管理效率?？梢?，人力資源管理與檔案管理之間存在著密切的關系，因此應對檔案管理工作進行不斷的優化，進而實現人力資源管理的目標。

2人力資源管理中檔案的作用

2.1積極作用。

2.1.1人力資源管理中的人事檔案提供真實可靠的信息。人事部門經過查看人事檔案，能夠全方位地了解職員的具體狀況，了解職員目前情況，從而對其未來的發展以及潛在能力進行預測，安排各個員工在合適的位置工作，充分發揮各自優勢，實現企業內部平衡，最大限度地發揮人才效益。

2.1.2人事檔案促進人才的合理配置。在查看員工的人事檔案后，我們可以根據不同員工的才能和特點了解員工的更多信息。合理安排崗位，促進部門人員有序流動，避免人才濫用。提高員工工作的效率和價值，并最有效地利用人力資源。

2.1.3人事檔案可以避免人力資源需求的盲目性。有效利用員工人事檔案在研究企業的人力資源是否能夠適應組織變革和發展要求方面發揮著重要作用。如果忽略人事檔案所需的人力資源，則很難避免這些缺點。

2.1.4有利于員工更好的職業規劃。通過員工的檔案資料，以反映員工的教育水平、專業性、薪酬及日常表現等方面。選擇您所在組織所需的人才，充分發揮自己的優勢，為員工制定正確的職業規劃和發展道路。

2.1.5人事檔案可以給予有效的激勵措施。人這一生有很多需求，包括身體、安全、社交、尊重和自我滿足的需求。不同的人在不同的時間有不同的需求，因此員工的需求水平也不同。因此，我們可以研究員工的檔案和材料，了解員工的實際需求，然后對個人使用個性化的激勵。

2.2負面作用。2.2.1檔案的真實性

現在社會中有很多虛假的資料，嚴重影響了人力資源檔案的真實性，很多時候都會影響資料的真實性，如果檔案資料喪失了信息的真實性，那么人事檔案就失去了原有的價值。如今，這個社會上有很多人都在造假學歷，造價簡歷、個人的學位證書、虛報年齡和用假名字等情況，為人事管理帶來了很多麻煩。

2.2.2資料管理不集中。人事檔案的管理和材料管理不集中，很多職員的簡歷內容相似，降低了人力資源的有效性。還有很多人事檔案的內容比較抽象，無法體現一個人的特色，如果有很多這樣的人事檔案將會使失去人事檔案管理的真正意義，甚至還會影響員工的晉升和入職等，這樣不僅會影響員工的積極性，更會給企業造成一定的損失，不僅僅會降低人力資源管理是的實效性，更會給企業增加更多的成本。

3提升檔案在人力資源管理中作用的主要措施

3.1正確認識檔案管理在人力資源管理中的重要性。目前，部分企業并沒有認識到檔案在人力資源管理中的重要性，企業必須從思想觀念上盡快轉變過來，全面地認識檔案管理的重要性。一方面，檔案管理是一項復雜的動態性工作，并非是很多企業所認為的簡單靜止性的工作，企業應該在人事檔案管理工作中投入合理的人力、物力、財力和精力，為人事檔案管理工作的有序推進奠定思想基礎;另一方面，全面提升企業管理層，尤其是人事管理部門，對人事檔案管理工作的重要性，通過宣傳、教育和培訓等多種形式，增強人事部門相關人員對檔案管理工作的認識，并通過不斷的外部培訓和自我學習，在此基礎上提升檔案管理人員的專業水平，并做好檔案管理人才儲備工作。

3.2檔案管理制度的靈活化。檔案信息是對員工進行全面反映的重要流動信息，是企業管理層進行人事統籌調動的必備工具。長期以來，人事檔案管理工作制度僵化，文件信息流通不暢，再加之檔案信息調整、補充等流程比較復雜，導致管理效率低下。要想進一步促進提升檔案管理制度的靈活性，需要建立全面合理的人事檔案流通制度。要想避免檔案流轉過程中出現缺損、丟失等情況，企業單位要不斷簡化檔的案遷移流程，對部分問題檔案進行針對性處理，及時和當事人聯系，并與其達成一致后對檔案進行有效處理。除此之外，要想實現檔案管理制度靈活性還應對檔案信息變更、補辦制度進行優化。隨著員工的個人發展和職業經歷變化，人員履歷會不斷變化，人事檔案信息也需要不斷地豐富與更新，靈活化檔案信息變更、補辦制度可以提升人事檔案管理效率，并可以為人力資源管理提供更加準確的信息，充分發揮出檔案在人力資源管理中的作用。

3.3提升人事檔案信息的準確性。人事檔案在整個流轉階段總是難以避免地會出現信息不完整或不準確的問題，因此人力資源管理部門在對檔案信息進行管理時應確保其準確性與實際質量。首先，應做好檔案信息補充工作，保證其全面性;其次，對于新增員工的人事檔案信息，企業人力資源管理部門需對新增內容加以審核，排除錯誤，保證信息的準確性;最后，當企業內部出現人事變動時，企業人力資源部門則要根據人事檔案信息管理制度要求對變動情況進行有效更新和迅速傳遞。

3.4加強人事檔案的及時收集和識別。首先，人事檔案的歸檔過程是一個整體，它們是相互關聯的。在長期文檔管理工作中，通常存在不可避免的情況，例如文件的缺失部分。因此，文件管理員應及時組織員工文件信息的上交，以確保完整的收集和準確的信息。為整個業務部門的工作順利開展創建條件，并以此來準確的掌握每個員工的狀態。其次，嚴格對待上交的個人資料，對于不符合要求的及時給予返回，改正后再收入檔案，做到人事檔案管理的有序性。

3.5完善文件管理方法，實現互聯網管理，提高文件管理的信息管理水平。由于社會的不斷發展，檔案材料只增不減，以前的管理方法是存在很大問題的，比如時間成本大，正確率不高。通過計算機建立系統，檢索系統以及使用系統，充分利用互聯網的優勢進行文件管理。

結 語

綜上所述，人力資源管理和人事檔案管理有著直接聯系，二者相互作用、相互影響，這就需要結合新時期企業人力資源管理的新要求，不斷完善人事檔案管理工作，結合企業現狀，積極吸取先進的人事檔案管理理念，完善制度建設，這樣才能夠充分發揮人事檔案管理的效用。

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