新時(shí)期天津市獨(dú)立學(xué)院檔案管理規(guī)范化探討

康海君

摘 要 隨著高校獨(dú)立學(xué)院發(fā)展，原先不被關(guān)注的獨(dú)立學(xué)院檔案管理的重要性日益突顯，為充分發(fā)揮利用高校獨(dú)立學(xué)院檔案資料，應(yīng)大力加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院檔案意識(shí)，完善獨(dú)立學(xué)院檔案管理建設(shè)，建立健全獨(dú)立學(xué)院立卷歸檔制度，依法科學(xué)管理獨(dú)立學(xué)院檔案，大力推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，提出檔案管理工作的創(chuàng)新思路，不斷提高檔案的服務(wù)功能和管理效率。

關(guān)鍵詞 獨(dú)立學(xué)院 檔案管理 規(guī)范化 信息化

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

獨(dú)立學(xué)院是伴隨我國(guó)高等教育辦學(xué)規(guī)模的跨越式發(fā)展而涌現(xiàn)出來的一種新型的辦學(xué)模式，2008年隨著第26號(hào)令《獨(dú)立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》的頒布，教育部與國(guó)家檔案局又發(fā)布第 27 號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》，這為獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作提供了重要依據(jù)和指導(dǎo)， 對(duì)于提高檔案工作水平，服務(wù)高等教育與社會(huì)發(fā)展具有非常重要的意義。獨(dú)立學(xué)院制度的實(shí)施，一定程度上調(diào)整了學(xué)院職能部門的管理職能、管理內(nèi)容和權(quán)限范圍，伴隨著管理中心的下移，檔案管理成為獨(dú)立學(xué)院諸多管理職能的重要職能之一。然而獨(dú)立學(xué)院由于創(chuàng)辦時(shí)間不長(zhǎng)，并沒有真正從母體學(xué)校分離出來，依賴于母體學(xué)校的資源還很嚴(yán)重，并且檔案管理工作起步較晚，檔案建設(shè)面臨著種種困難和障礙。

1獨(dú)立學(xué)院檔案管理存在的主要問題

1.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，重視程度不夠

隨著建院時(shí)間的增長(zhǎng)，天津市90%獨(dú)立學(xué)院已經(jīng)成立了檔案管理機(jī)構(gòu)，但是大約80%依附于學(xué)院的辦公室或者其他部門，沒有獨(dú)立出來，獨(dú)立學(xué)院對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，沒有站在一個(gè)高的起點(diǎn)看待獨(dú)立院校檔案管理工作，因而對(duì)檔案工作的支持力度不大。獨(dú)立院校檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，科學(xué)化管理的難度相比之下有一定的難度。天津市現(xiàn)有9所獨(dú)立學(xué)院基本沒有設(shè)置專職檔案人員，一般是各部門其它工作人員兼職。

1.2檔案制度不完善，歸檔文件不健全

根據(jù)走訪調(diào)研，大部分獨(dú)立學(xué)院雖然都制定了檔案類制度，但是還沒有比較健全，很多學(xué)院的制度沒有結(jié)合實(shí)際建立健全切實(shí)可行的相應(yīng)的規(guī)章制度，盲目管理，應(yīng)付形式，抄襲的多，致使執(zhí)行起來困難。檔案的收集種類較多，但通常文書檔案的收集情況比其他類別較為明確集中，而人事檔案及學(xué)生檔案的略微復(fù)雜，基本都存放在各相關(guān)部門，保存地點(diǎn)的分散不僅會(huì)給利用帶來諸多麻煩，也可能造成檔案的的遺失、使用壽命縮短等問題。

1.3信息化投入不足，數(shù)字化力度小

目前很多獨(dú)立學(xué)院在檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入非常有限，雖然都有檔案存放的房間，但是所需要的計(jì)算機(jī)、除濕器、空調(diào)等設(shè)施不夠完善。實(shí)施檔案信息化管理是個(gè)長(zhǎng)期的、持續(xù)的進(jìn)行過程，學(xué)院沒有檔案的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，大部分獨(dú)立院校沒有像樣的檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備，甚至還以傳統(tǒng)的手工管理方式為主，檔案工作不能和學(xué)院的發(fā)展同步。部分民辦獨(dú)立學(xué)院檔案工作甚至于檔案信息化隊(duì)伍脫節(jié)。

2規(guī)范獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作的對(duì)策與建議

2.1強(qiáng)化意識(shí)，管理觀念更新

加強(qiáng)對(duì)自身檔案建設(shè)和管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把獨(dú)立學(xué)院檔案工作當(dāng)成衡量教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要尺度。學(xué)院要有專人領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，將獨(dú)立學(xué)院檔案工作擺上議事日程，并在管理制度、工作程序等方面采取有力措施，切實(shí)幫助解決檔案工作中存在的問題和困難;其次要強(qiáng)化整個(gè)獨(dú)立學(xué)院全體教師的檔案意識(shí)，通過會(huì)議、專題討論、宣傳欄、培訓(xùn)班等多種形式宣傳，使全體教師充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。

2.2依法治檔，進(jìn)一步完善歸檔工作

依法治檔，建立健全規(guī)章制度依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法令法規(guī)，并結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定并完善一系列配套的管理制度，在日常管理中去規(guī)范指導(dǎo)檔案工作，保障檔案工作的有序進(jìn)行，提高獨(dú)立學(xué)院檔案管理水平。民辦獨(dú)立學(xué)院在檔案工作上已經(jīng)開始向著全國(guó)高等院校靠近，只是在發(fā)展的過程中，總需要克服一個(gè)一個(gè)的困難才能慢慢走向成功。

2.3加大投入，提升信息化水平

現(xiàn)代高校檔案管理已逐漸進(jìn)入了信息化時(shí)代，作為高校檔案建設(shè)和管理基礎(chǔ)的獨(dú)立學(xué)院，也要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新時(shí)代學(xué)校、學(xué)院建設(shè)和發(fā)展的要求，實(shí)現(xiàn)獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)代化。獨(dú)立學(xué)院的檔案管理一直處于手工操作的管理狀態(tài)。伴隨獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，國(guó)家對(duì)獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)評(píng)估的要求，完全用手工操作、實(shí)現(xiàn)檔案管理顯然不適應(yīng)獨(dú)立學(xué)院發(fā)展需求。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和智能化是規(guī)范檔案管理工作的唯一途徑，獨(dú)立學(xué)院可以將各類檔案的信息輸入到計(jì)算機(jī)中，查找和查閱隨時(shí)記錄，有專人負(fù)責(zé)管理，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平現(xiàn)代化。才能沖破檔案利用上的局限性，才能使檔案的利用從封閉走向開放，從傳統(tǒng)的保管和利用向信息的采集、全方位的服務(wù)轉(zhuǎn)變。

通過以上的解決辦法，相信獨(dú)立學(xué)院的檔案管理水平一定能夠得以提高，在提高檔案管理水平的同時(shí)加快檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的需要，也是獨(dú)立學(xué)院跨越式發(fā)展的需要。作為在新形勢(shì)下出現(xiàn)和興起的獨(dú)立學(xué)院，就應(yīng)配備適合學(xué)院發(fā)展的數(shù)字化檔案館，只有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，才能沖破檔案利用上的局限性，從而為學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)和全院的教職員工提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，更好的為學(xué)院的發(fā)展和教職員工服務(wù)。

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