企業檔案管理中推行精細化管理

段婷婷

摘 要：本文概述了精細化管理理論的本質和企業檔案管理的內涵，結合當前企業檔案管理的實際，指出在企業檔案管理中推行精細化管理的重要意義，并針對企業檔案管理中存在的問題進行分析并給出解決措施。

關鍵詞：企業；檔案管理；精細化管理；問題

1在企業檔案管理中推行精細化管理的意義

1.1緊密檔案管理人員與檔案文件材料形成的關系，為構建和諧檔案管理體系創造條件

通過實施檔案管理精細化，可以使檔案管理人員與檔案文件材料移交人員、檔案利用人員互相信任，互相尊重，化解矛盾，理順關系，為構建規范化、常態化的檔案管理奠定堅實的基礎。明確責任，使專兼職檔案人員按標準主動去做，變成自覺行為。企業檔案管理將逐步由傳統的被動管理向制度管理和文化管理轉變。

1.2使檔案管理部門和檔案文件材料形成的專兼職檔案人員責任明確、管理到位

通過建立并完善各項檔案管理制度、規范等，明確檔案文件材料的歸檔范圍、保管期限和責任單位，使檔案管理人員懂得如何去收集、整理日常工作中形成的檔案文件材料，為檔案管理體系的建立提供基礎平臺。

2目前企業檔案管理中存在的問題

2.1思想觀念落后，檔案意識淡薄，領導重視不夠

一些企業從上至下沒有形成對檔案管理的統一認識，把檔案管理僅僅看作是保管工作；沒有設置獨立的檔案機構，而是與其它部門合署辦公；檔案管理經費投入不足；檔案基礎設施配備不到位等，從而導致檔案工作開展過程中遇到很多阻力和困難。

2.2檔案管理制度不健全、不落實，管理水平低下

一些企業涉及檔案管理的相關制度和職責不健全，沒有檢查考核措施，未將檔案管理與企業建設同步規劃、同步發展。一些企業在近期和遠期規劃中，往往對企業規模、設備、技術水平、人員結構都做了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、設備投入等考慮較少或完全沒有納入規劃中，造成檔案管理不能與企業管理同步發展，使很多重要的檔案資源收集不上來，造成檔案不完整、不系統；或因管理混亂、難以查找，使檔案的作用不能得到有效實現，這種滯后的檔案管理模式勢必影響企業管理水平的提高，影響基礎設施的修繕和技術水平的提高。

2.3檔案分散管理，缺乏系統性

在企業的發展和建設過程中，各企業在科研、生產、質量控制、人事管理等方面都制定了符合自身實際、較為健全的管理制度和管理職責，但涉及企業檔案管理的制度、職責并不十分完善，造成部分應歸檔的文件材料至今仍散存在科室和個人手中，不知哪些文件材料應當歸檔，已立卷歸檔的文件材料不夠完整和規范，借閱制度不夠健全，缺乏必要的考核和監督，阻礙了企業檔案管理工作的發展。加上檔案載體復雜，業務部門無法長久保管。由于對檔案法律法規認識和執行不夠，未能認清檔案管理在企事業發展建設中舉足輕重的作用，一些部門單純強調自身工作的特殊性，不考慮完整歸檔的長遠意義，因而妨礙了檔案形成后盡快統一歸檔到檔案室進行管理。還有一些部門或個人未真正認識到：一些重大會議的照片、錄音、錄像等史料，這些史料能夠形象、客觀、真實地反映企業當時的歷史面貌和歷史活動，具有極其重要的憑證和參考作用。

3在企業檔案管理中推行精細化管理的途徑

3.1充分發揮領導作用

管理工作是企業的重要基礎工作，是衡量企業管理水平高低的一個重要尺度。各級領導要高度重視并加強對檔案管理工作的規劃，要聯系企業經營發展的實際情況，從思想上、行動上切實將檔案管理工作納入企業統一規劃中，把檔案管理工作納入各單位崗位職責并進行考核。

3.2強化規則意識，建章立制，確保企業檔案工作的高效運行。

建立健全企業各項規章制度是實施精細化管理的起點，合理的、嚴格的規章制度是各項工作順利進行的保證。為了統一規范企業檔案管理工作，應依據《檔案法》及上級關于檔案管理的相關規定，結合企業自身的實際情況，設立企業檔案管理組織機構，建立完備的檔案管理制度。

3.3注重細節，明確管理標準，細化工作流程

企業檔案管理工作的目標是通過對生產經營活動中產生的各類文件材料進行收集、分類、編碼、錄入、裝盒、上柜等環節的整理、加工，為檔案利用者提供高效、便捷的檔案利用服務，實現檔案資源共享。因此必須建立一套科學的管理標準作為企業檔案精細化管理的標桿。按照“細化、量化、標準化、系統化、信息化、適時化”的要求，制定各個環節管理所要達到的要求。其中，量化管理是精細化管理的核心，能夠量化的環節要盡量科學制定數據標準以供考量，便于監督檢查過程中進行“對標”。同時還要細化各項工作流程，加大監督檢查力度，最大限度保證各個環節都能達到預定標準。

3.4提高服務意識，加強業務培訓，建立激勵機制，促進專業人才隊伍建設，使精細化管理逐步內化

精細化管理是一種新興的現代管理理論，對于企業檔案管理人員而言，首先要進行崗前業務培訓，除了企業檔案管理的基本理論和技術操作兩個方面外，還應當加強精細化管理理論和管理方法的教育與指導，使其牢固樹立精細化管理理念；其次要定期組織業務培訓，根據企業檔案管理實踐，不斷提高業務管理水平，增強理論研究能力，強化創新意識，探索新的管理方法，不斷將精細化管理落到實處；再次要建立激勵約束機制，將精細化管理內化為個人的自覺行動。每一個管理者在精細化管理過程中，都必須始終把人的發展作為企業發展的出發點和落腳點，這樣才能使其更加自覺地接受制度的約束和規范。

4結束語

企業檔案管理作為現代企業管理中的一個重要組成部分，管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，其管理的實質就是將在生產經營活動中形成的各類原始、分散、零亂、質雜、量大、孤本的文件材料，通過收集、整理、鑒定、保管、統計等管理過程達到集中、系統，從而使其實現有序化、標準化管理要求，為企業提供科學、準確、高效的利用服務，從而極大地提升企業領導決策科學化程度和企業現代化管理建設水平。因此在企業檔案管理工作中推行精細化管理理念，有著十分重要的現實意義也是現代管理發展的必然趨勢。

參考文獻

[1]楊南雁.企業檔案精細化管理的措施探討.企業改革與管理，2015.19.29-30.

[2]王瑩.針對企業檔案管理中精細化管理的研究.科技展望，2014.22.189.

[3]張惠敏.在企業檔案管理中推行精細化管理.機電兵船檔案，2014.04.24-26.