數字環境下的事業單位人力資源檔案管理

涂蘭

摘要：當前時代事業單位的人力資源檔案管理受到了前所未有的重視，在復雜多變的數字環境中，做好人力資源檔案管理工作，能夠使職工的價值最大化，調動職工的工作積極性。但是在數字環境下要想做好事業單位人力資源檔案管理也并非是易事。本文，筆者將從事業單位人力資源檔案管理數字化的作用入手，探討做好相關工作的方法和策略。

關鍵詞：數字環境;事業單位;人力資源;檔案管理

隨著科技的發展和時代的進步，我國的發展速度在逐步加快，而在政府轉型過程中事業單位的人力資源檔案管理必須要與政府轉型相協調，進而更好的適應事業單位的發展和進步。但是不同類型的事業單位其所追求的人力資源檔案管理方式也存在有一定的差異，下面，筆者將結合自身的工作經驗，對相關問題進行詳細論述。

一、事業單位人力資源檔案管理數字化的作用

1、促進信息化建設

信息技術應用于事業單位人力資源檔案管理是時代發展的必然趨勢，而數字環境下的事業單位人力資源檔案管理可以有效的利用數字環境加強事業單位人力資源檔案管理的數字化水平，其對于檔案管理信息化建設有著較為積極的促進作用。數字環境的事業單位人力資源檔案管理主要是以局域網為根基，然后有效的利用先進的科學技術和信息化手段，確保事業單位人事信息資源的數字化和科學化，為人力資源檔案管理的全面信息化建設創造良好的條件。

2、提升檔案資料的安全性

人力資源檔案管理涉及到多方面的資料，有些資料甚至不能隨意的泄露，因此其對于檔案管理的安全性和保密性要求相對來說比較高。而在數字環境下，人力資源檔案資料將會逐步轉變成為數字化的信息，這些數字信息可以永久的備份和保留，這樣即便是出現軟件損毀的問題也不會對檔案管理產生較大影響。在數字化環境下，事業單位可以更好的實施人力資源檔案管理的信息化和數字化建設，充分利用網絡方式降低檔案管理的風險性，避免對檔案原件的損傷，這樣也可以有效保障人力資源檔案信息的安全性和穩定性。

3、提高檔案管理效率

在數字環境下，事業單位的人力資源檔案管理的數字化使得檔案管理人員可以更加便捷、有效的利用數字化檔案信息處理日常工作。在實現了人力資源檔案管理數字化之后，當員工和領導需要某分檔案資料之后其可以及時的進行網絡的快速查閱，這樣可以在最短時間內獲取自己想要的信息，有效降低了人工檢索的時間，避免了不必要的時間和精力的浪費，降低了人力資源檔案管理的成本，檔案管理效率也因此而不斷提升。

二、數字環境下的事業單位人力資源檔案管理策略

1、加強系統化建設

數字環境下事業單位人力資源檔案的數字化建設是一項系統化和科學性的工程，包含多層次和多元化的軟硬件系統建設，如軟件設計設備，選擇數字軟件開發檔案規整數據備份安全管理查詢管理等。事業單位在開展日常事務時會接觸和產生大量的文字檔案，那么事業單位必須把握好數字環境，加強人力資源檔案的數字系統化建設。第一，有效提升事業單位的人力資源檔案管理水平，確保網絡控制的穩定性，這樣在將其引入到系統之后就能夠有效提高系統性能。第二，有效提升事業單位人力資源檔案管理的可靠性和全面性，針對磁盤陣列的產品，需要嚴格按照相關設計標準，進行選擇和利用同時也要加強多層次的保護。第三， 在人力資源檔案管理數字化建設時要保障檔案管理系統和辦公系統要緊密連接，并且不斷完善系統，同時也要兼顧查詢功能，設計相關的查詢計劃，加強多種資源的銜接。

2、加強標準化科學化規范化建設

數字化環境下事業單位人力資源檔案管理，需要將標準化科學化和規范化建設列入重要發展內容，同時也能夠有效衡量人力資源檔案管理工作的水平。事業單位在進行人力資源檔案管理的數字化建設過程中應該嚴格按照國家的檔案管理標準，并從自身的發展情況出發，根據實際情況制定有效的檔案管理標準體系，并在實踐中檢驗該標準體系的正確性，不斷完善檔案管理標準體系保障事業單位人力資源檔案管理的數據庫和單目錄和國家標準相一致，這樣在實際操作中就更加具有科學性可靠性和安全性。在數字環境下進行事業單位人力資源檔案管理的標準化，科學化和規范化建設，必須要對人力資源檔案的內容數據庫結構對于格式以及其他相關文件進行統一化的規定，從而形成一套完整的規范，確保數據指標文檔格式以及數據庫的管理軟件，能夠滿足規范化，建設的要求建立統一的標準和規范也能夠完善電子目錄檔案的管理，實現高效率的數據共享。

3、提升檔案管理人員素質

數字化環境下的事業單位人力資源檔案管理建設，需要依托先進的科學技術和網絡技術，這就要求.從事檔案管理的工作人員要有效提升自身素質，不斷的進行觀念的更新和心態的調整，有效掌握和學習相關的技術和知識，從而使檔案管理的數字化建設能夠最大化地發揮其使用價值，更好地滿足事業單位檔案管理和發展運營的需要。檔案管理工作人員要進行意識創新，這樣能夠為工作人員提供巨大的發展動力，促使其積極主動地完善自身的知識水平，提高創新思維能力，更好地將自身的創新意識融入到檔案管理的數字化建設中。

總之，隨著社會的不斷發展的，事業單位人力資源檔案管理信息化建設已經成為時代發展的新趨勢，做好人力資源檔案管理數字化建設，才能更好的發揮檔案管理的作用，調配人力資源，使人力資源價值最大化，進而全面提升檔案管理水平。

參考文獻：

[1]基于數字化的事業單位檔案管理探討[J].蔡靜敏.辦公室業務. 2018（11）.

[2]人事檔案管理面臨的新問題及改革路徑探討[J].燕翔.辦公室業務. 2018（05）.

[3]數字化背景下優化事業單位會計檔案管理研究[J].張婧，馬哲.辦公室業務. 2018（04）.