淺談城市管理行政執法單位的內部控制建設

王江

摘要：當前政府職能部門的內部控制工作受到了社會以及政府的高度關注，國家已經就該問題出臺了一系列相關的政策法規。本文主要研究的就是在政府職能部門中內部控制工作的運轉情況。以城市管理行政執法單位作為研究的目標，詳細說明了在該政府職能部門中，內部控制工作應該如何進行的問題。

關鍵詞：城市管理執法行政單位;內部工作;對策

引言

從總體上來看，政府職能部門管理工作中的內部控制建設取得了很大的進步，但是在這個過程當中也暴露出了一些問題。比如說對于內控工作核心理解上的不到位、辦公室日常管理以及執法案卷管理等工作執行力度不足以及內容機制存在漏洞等。正是由于這些問題的存在，阻礙了我國政府職能部門內控工作進展緩慢，因此必須要對這些問題進行妥善處理。

一、內部控制的必要性

對于城市管理行政執法部門來說，想要確保該機構正常運轉，就必須要建立其完善且高效的內部控制制度，這是該部門得以高效運轉的重要基礎之一。與社會團體相比，針對政府職能部門內部控制的監督與管理能力比較弱，一方面是因為目前國家還沒有出臺相關的行為準則以及行為規范，另一方面也缺乏具有針對性文件來對內控工作進行約束。因此作為政府職能部門而言，更是要主動建立健全內控制度，通過完善的內部控制來提高其財政資金的使用率，保證資金的安全，同時杜絕挪用公款、過度消費等腐敗行為的發生，讓城市管理行政執法部門能夠更好地為群眾服務。

二、影響內部控制的主要因素

（一）內部控制系統不完善

從總體上來看，政府職能部門的內部控制主要分為兩個大的方面。即內部管理的控制以及內部會計的控制。只有這兩種控制得到均衡的發展才能確保該單位內部控制架構的穩定。而實際的情況是，在實際的內部控制工作中，很多的事業單位領導人員片面地認為只要做好會計控制工作，明確資產的使用情況以及資金的流向就能夠做好內控工作。在這種思想的影響下，政府職能部門內部管理控制一直受到輕視，造成了內部控制體系不健全的現象。使得該單位的內部控制工作在進行的過程當中顯得特別混亂，缺乏條理性，實際的工作效率非常低[1]。而且也容易埋下一些不易察覺的問題，阻礙了該部門內部控制工作的開展。

（二）執法案卷管理力度不足

針對城市管理行政執法部門的內控工作來說，一個比較典型的問題就是對于執法案卷的管理不到位。一方面案卷的內容存在不規范的情況，比如說對于案卷中違法人員的認定不清晰、對于違法事實的認定不準確、使用的法律條文存在錯誤以及沒有按照自由裁量的標準來進行處罰等。另一方面就是在收集違法違規行為的過程中，沒有按照相關的規定來收集證據，經常出現詢問筆錄、勘察比例處理意見書等公務文書書寫不規范的情況，這些問題的形成都是由于對于執法案卷管理不到位所導致的。如果相關人員事后對于裁定結果存在異議，要求有關部門進行裁定時，城市管理行政執法部門會在行政復議或者訴訟的過程中處于非常不利的境地。并且讓其與群眾之間產生矛盾，影響和諧社會的構建。

（三）對于辦公室事務管理力度低

除了對于執法案卷管理不到位的問題以外，個別地區的城市管理行政執法部門的辦公室事務管理工作也存在一定的問題。比如說一些辦公室布局存在缺陷，影響行政工作執行的效率，辦公室人員職業素質比較低，其使用的話術以及操作電腦、打印機等辦公軟件的能力比較弱，此外，一些辦公室對于辦公檔案的分類以及保存工作沒有進行嚴格管理，造成了檔案丟失、檔案破損等問題。產生這些問題的根本原因在于事業單位的領導以及各個員工對于辦公室管理產生了刻板偏見，片面地認為辦公室僅僅是一個辦公的場所，不用對其進行管理。在這種思維的影響下，辦公室管理工作長時間得不到重視，嚴重阻礙了內控工作的推進。

三、加強內部控制的具體措施

（一）重視辦公室日常事務管理

針對上面提到過的辦公室日常事務管理的問題，可以通過具有針對性的解決措施來進行整改[2]。首先，在辦公室的日常事務當中，接聽電話是非常重要的一項工作，因此在進行辦公室管理的時候，就需要對于接打電話進行系統性的規定。第一要保證清楚準確的原則，在接聽電話的時候，所有信息的交流都是借助口語來完整，因此說話的時候要保持口齒清晰，使用普通話進行對話，對于沒有聽清的地方要進行反復確認，并且保證記錄工作的準確，字跡端正而清晰。第二就是簡短原則，由于城市管理行政執法部門業務繁忙，工作人員每天都要接到大量的電話，因此在接聽電話的時候要注意控制時間，提高工作效率。第三就是保密原則，工作人員在接聽電話時，如果對方問及一些該部門的隱秘事項，工作人員不應給予答復，同時要注意通話時周圍的環境，盡量減少他人的干擾。

其次，對于印章也要進行妥善的管理，城市管理行政執法部門屬于政府職能部門，任何文件的簽署都要加蓋公章，使其具有行政效力。由于該部門職能眾多，印章的數量也比較多，對于辦公室日常事務管理工作來說，對于印章的使用以及保存也要進行嚴格的控制。一方面印章應該由具有相應職務的人員使用，其他人員不能擅自使用印章。另一方面在使用完印章之后對于印章要進行妥善管理，防止出現印章丟失的情況。

最后，對于值班制度要進行不斷的優化，對于事業單位來說，在工作時間以外往往會發生很多突發性的事件，為了提供更好的服務，就需要在辦公室安排值班人員，以確保該部門處理工作的效率。在制定值班制度的時候要對值班人員的工作進行明確的說明，一方面值班人員在值班期間需要負責通訊方面的聯系工作，包括接聽電話并記錄內容，接受其他部門、單位送來的文件，并且對這些文件進行分類以及記錄。另一方面就是要負責接到來訪人員，對來訪人員進行登記，并進行妥善安置。

（二）提高對于行政處罰案卷的管理力度

對于行政處罰案卷管理不到位的情況，在進行內部管理的時候就需要針對該環節暴露出的問題進行具有針對性的改進措施。首先就是要加強行政執法人員的學習，通過舉辦課程培訓班以及組織研討會等方式來提高執法人員的執法能力，對于處罰案卷的書寫以及記錄要更加規范，在采用新的執法文書規范來進行案卷的書寫工作的前提下，在記錄工作完成之后按照統一的各種對于執法文書進行裝訂并且及時歸檔，保證執法文書的完整性以及實用性[3]。其次就是要做好案卷評查的工作，這里需要注意的是，案卷的評查工作不僅要按照周期來進行，還有加入不定期的突擊檢查，并且豐富檢查的方式，通過互查與自查相結合的審查方式來發現案卷中的問題，通過對于案卷的不斷優化來提高服務效率與質量。最后就是要利用信息化技術，讓線下的行政管理工作與線上工作進行結合，使得城市管理工作變得更加透明，減少群眾與執法人員之間不必要的誤會。

（三）完善內部控制管理體系

上面是從微觀的方面就內部控制中的一些問題提出了整改的方法。而從宏觀的方面來看，想要進行切實有效的內部控制，最為重要的就是對內部管理的制度進行完善。一方面事業單位的管理者要充分認識到內部管理的重要性，并且將內部控制的力度在管理系統中進行縱向的延展，讓內部控制的具體措施滲透進事業單位的基層，并且通過高效的內部控制管理來指導實際的行政工作的進行[4]。另一方面就是要提高內部控制的風險控制問題，特別是對于城市管理行政執法部門來說，由于其工作具有工作量大、工作復雜性高等特點，因此執法人員在實際的執法過程中常常會遇到一些突發事件，對于這些事件要給予高度的重視，如果不及時進行解決，很可能發展成大問題，造成惡劣的社會影響。因此相關的工作人員要樹立起相應的風險防范意識，在條件允許的情況下成立風險評估小組，對于可能發生的風險進行識別以及分析工作，以此來降低風險發生的概率，保證管理工作的正常進行。

四、結束語

對于城市管理行政執法單位來說，想要提高自己的服務質量，更好地為人民群眾服務，就應該注重內部控制工作的質量，通過提高辦公室日常事務管理以及執法案卷的管理等方式來完善單位的內控控制系統，通過內部控制體制的不斷完善為整個政府職能部門管理系統的優化提供一份力量，使得政府職能部門的服務質量以及服務效率得到增強。

參考文獻

[1]張璋. 基于內部控制的行政事業單位資產管理完善路徑[J]. 行政事業資產與財務， 2017（2）.

[2]李娟， 唐韶龍. 行政事業單位內部控制發展現狀及對策分析[J]. 經濟研究參考， 2017， No.2837（61）：81-89.

[3]陳汪云. 淺談行政事業單位內部控制管理體系的構建[J]. 現代經濟信息， 2017（1）：60-61.

[4]陸益鳴. 淺析如何加強行政事業單位內部控制[J]. 會計師， 2017， No.273（18）：47-48.