基層檔案管理工作之我見

高在俊

如今，隨著改革的不斷深化，檔案的利用越來越廣泛，檔案工作也發生了深刻變化。基層檔案如何管理，基層檔案如何設置，什么樣的管理模式才能適應新時代檔案管理的需要，如何與時俱進地適應社會發展對檔案工作社會化、產業化、信息化的要求，這些亟待解決的問題不容回避地擺在檔案工作者面前。

一、做好檔案工作，領導重視是關鍵

領導對檔案工作的價值和認識程度決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此，把檔案工作列入領導的議事日程，是時代發展的需要，是規范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響、去爭取領導的重視。如果只是一味地指責、埋怨領導不重視檔案工作，也是很難做好的。要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內因，領導的重視是外因，外因必須通過內因起作用。那么，應如何發揮主觀能動性，去爭取領導重視檔案工作呢？

1、端正態度，正確認識檔案工作的重要性。在企業發展的同時，檔案工作的重要意義越來越大，建立一套適應本單位的規范化、科學化的管理體系，必將為企業發揮重大作用。因此，必須充分認識到檔案的重要性。

2、愛崗敬業，使領導滿意自己的工作。檔案作為一種信息資源，作為單位活動的真實記錄和一項基礎性的工作，同時作為與單位同步發展的無形資產，在單位管理等方面正積極地發揮應有的作用。規范化、科學化的檔案管理是必須做好的一項基礎性的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意，因此，作為檔案工作人員，首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

3、積極宣傳，增強檔案意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠，大都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位不是生產一線，可有可無。因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的。要經常把有關文件、材料給領導看，次數多了，自然會在領導的腦海里留下痕跡，產生作用。尤其是一些與本單位密切相關的材料，領導看后受到啟發，并在實踐中力圖仿效。要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，誘導和啟發領導重視檔案工作。要努力服務，主要是及時地提供信息，使檔案發揮其作用，從而更好地為單位的發展服務。

4，積極開發利用檔案信息資源。檔案工作的最終目的就是提供檔案為單位的各項工作服務。因此，整個檔案工作的價值是通過檔案利用來體現的。從這個意義上講，檔案的開發利用意義十分重大。在檔案的開發和利用工作中，必須有高度的責任心，要主動、熱情、服務周到，給利用者以最滿意的服務。

二、實現檔案管理現代化

隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如：檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難;管理方法手段的落后直接影響檔案的質量。只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題

1、加強管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識、尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有優化知識結構，提高 ? ?綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

2、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主，而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來。這種現代化科技手段和先進操作管理技術迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

3、利用現代化技術整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但是，檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現代化手段整理檔案則可以收到事半功倍的效果。具體工作中利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以 “卷” 為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又能發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率，更好地服務于社會。

三、提高檔案人員業務素質，加強繼續教育

檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量。首先要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造住，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現代化、檔案種類和載體多樣化，管理方法要不斷改革，對檔案人員的業務素質、科學知識以及管理操作能力等方面提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法已不適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養一批既能掌渥新技術又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。

1、提高認識水平，強化繼續教育。發展繼續教育需要解決的問題很多，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義，認識檔案事業發展和檔案服務質量提高的根本出路在于檔案人漬整體素質的不斷提高。

2、加強制度建設，建立相關運行機制。可以說，加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者繼續教育的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新 ? ?知識，提高業務能力和水平。

（作者單位：安丘市農產品質量安全區域化管理辦公室）