踐行發展新理念 數據時代譜新篇

任增瑤

數字化、網絡化、智能化是新一輪科技革命的突出特征，也是新一代信息技術的核心。在數字化浪潮的驅動下，檔案信息化工作面臨著前所未有的深刻轉型：從計算機化到數據化，從單一局域網到三網融合，從初級檢索到深度學習，全面推動檔案信息化建設高質量發展成為大數據時代背景下，檔案事業實現跨越式發展的新命題。

近年來，建鄴檔案事業快速發展，在檔案信息化建設上不斷實現新突破。2016年底，建鄴區檔案館通過國家檔案局測試，成為南京市首家“全國示范數字檔案館”；2015年底，建鄴區檔案局被國家檔案局列為全國首批數字檔案室建設試點單位，全區按照“統一領導、多方聯動、分工協作、合力推動”的工作思路，積極開展國家數字檔案室建設工作。2017年底，建鄴區建成全國首家集中式“全國示范數字檔案室”。至此，以區政務網絡平臺和區政府協同辦公系統為依托，覆蓋全區各機關、功能園區、街道的區域檔案信息化管理網絡全面建成。

一、規劃引領，統一部署，筑牢數字檔案館室資源基礎

“十二五”以來，建鄴區緊緊圍繞國家、省、市檔案局及區“智慧建鄴”“智慧檔案”建設要求，全面加強數字檔案館室建設。先后出臺了《關于進一步加強和改進新形勢下全區檔案工作的實施意見》《建鄴區“十二五”檔案事業發展規劃》《建鄴區“十三五”檔案事業發展規劃》等重要文件，將檔案信息化建設納入區政府“智慧建鄴”建設總目標，將數字檔案室建設納入《建鄴區“數字建鄴”十二五信息化專項規劃》之中。

數字檔案資源建設是數字檔案館室建設的核心內容，建鄴區檔案局提出了數字檔案資源建設“三步走”戰略。一是按照“存量數字化”要求，大力推進傳統載體檔案數字化工作；二是按照“增量電子化”要求，啟動電子文件在線接收工作；三是嚴把質量關，完成館藏檔案數據質量校核工作。

二、頂層設計，集約建設，搭建一流的數字檔案館室管理系統

2005年，建鄴區檔案局依托區政務網絡平臺，與軟件公司共同研制了“建鄴檔案管理系統”，該系統初步解決了網絡環境下檔案信息資源的整合和分層共享問題，基本實現文檔一體化、館室一體化。近年來，建鄴區檔案局不斷對系統“收、管、存、用”各功能模塊進行擴展升級，完成與“智慧建鄴”協同辦公系統有效整合，將電子簽章技術引入檔案管理系統，完善了元數據捕獲功能、半自動鑒定電子文件歸檔范圍以及單軌制電子文件采集、歸檔、管理、利用等系統功能，構建了在線歸檔、在線指導、在線管理、在線利用的檔案管理新模式。全面建成了包括兩個層面的應用系統：一是基于局域網的數字檔案館管理系統；二是基于政務網的數字檔案室管理系統。此外，開發建設了若干數字檔案館管理子系統，包括檔案資源總庫管理系統、自助查檔系統、遠程查檔系統、庫房管理系統等。檔案資源總庫管理系統保證了數字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，多個利用子系統則針對不同利用對象，通過不同渠道，實現檔案信息資源分層共享，方便、快捷地滿足各類用戶利用需求。全區各機關、功能園區、街道等統一通過協同辦公平臺在線使用“建鄴檔案室管理系統”網絡版，確保了除使用專業管理系統軟件部門外（公安局、檢察院、法院、市場監管局、稅務局等），全區所有部門、單位的數據統一管理。

2017年，“智慧建鄴協同辦公系統”（簡稱OA系統）完成升級，升級后的OA系統以工作流引擎、智能表單等為技術支撐，集成版式文件、電子簽章，實現發文的擬稿、審核、簽發、蓋章、分發，以及收文的簽收、擬辦、批示、傳閱等全流程在線流轉，為單軌制試點工作的順利開展奠定了基礎。

三、注重安全，三網隔離，充分發揮新媒體的檔案宣傳作用

建鄴區始終把數字檔案安全作為檔案工作重中之重，做到局域網與政務網、因特網物理隔離，政務網與因特網邏輯隔離。局域網是核心，數字檔案館的收、管、存、用各項業務均在此基礎上開展。政務網注重共建共享，全區各機關、功能園區、街道等部門、單位統一通過協同辦公網在線使用建鄴區數字檔案室管理系統，實現數字檔案室的網絡化管理。因特網側重交互展示，建鄴區檔案局2015年6月開通“建鄴蘭臺”微信公眾號，設“憶建鄴”“秀建鄴”“微服務”三大互動欄目，截至目前，共發布175條圖文消息。“建鄴蘭臺”充分利用檔案館藏資源，不斷提升推送內容質量，及時更新信息，努力為社會公眾提供優質的檔案信息服務。在2017年度全國檔案微信號排名榜中，“建鄴蘭臺”排名前50，在全省區級檔案微信公眾號排名中位列第3名，榮獲建鄴區2017年“十佳政務新媒體”稱號。

四、兩辦帶頭，示范引領，積極推進全區無紙化辦公進程

長期以來，囿于無紙化辦公未能真正實現，原生電子文件短缺成為建鄴區檔案信息化建設的最大掣肘。區委、區政府高度重視，區委常委、分管副區長多次召集區委辦、政府辦一把手召開專題會議，研究解決推進無紙化辦公存在的難題，“智慧建鄴協同辦公系統”中標單位技術人員專門為“兩辦”領導進行網上辦公流程培訓，要求兩辦帶頭示范，嚴格按照電子文件歸檔要求，加快推進無紙化辦公進程。建立由區委辦、區政府辦、區政務辦、區信息中心、區檔案局等部門組成的督查組，深入機關部門、園區、街道，了解掌握部門單位網上辦公情況和電子文件全流程流轉情況，每周在區政務督察簡報中予以通報。全區一級部門、單位在區委辦、區政府辦的示范引領下，全部實現網上辦公，從OA流轉進入檔案管理系統的電子檔案組件齊全、格式規范，形成完整的數字檔案資源體系。

五、創新服務，便民利民，開辟檔案開發利用新天地

隨著信息化進程的不斷推進，傳統檔案管理模式已無法承擔海量數據的全程有效管理工作。為解決群眾辦事過程中“辦證多、辦事難”等問題，建鄴區創新服務、優化流程、信息共享，最大程度做到利民便民，構建了到館查檔、自助查檔、遠程查檔等多層次、多渠道檔案利用模式。遠程查檔覆蓋全區六個街道，群眾不出街道即可查閱個人的婚姻檔案、獨生子女檔案。基層數字檔案室全文專題數據庫建設充分發揮了檔案工作服務全區中心工作的利用效用。

2017年底，建鄴區建成“全國示范數字檔案室”后，以區教育系統為試點，以集約建設為基本原則，統一規劃、統一招標，在全區100余所中小學、幼兒園統一部署網絡版檔案管理系統，推動全區檔案信息化工作進一步向縱深發力。

習近平總書記在兩院院士大會上的重要講話指出：“世界正在進入以信息產業為主導的經濟發展時期。我們要把握數字化、網絡化、智能化融合發展的契機，以信息化、智能化為杠桿培育新動能?！苯ㄠ拝^檔案信息化工作將緊跟新時代，適應新形勢，聚焦新技術，把握新方向，進一步鞏固“雙示范”建設成果，充分發揮數字檔案利用效用，全面推動檔案信息化工作高質量發展，迎接檔案智能化時代的到來！