信息化背景下事業單位會計檔案管理的優化策略探討

付亞萍 劉廷利 趙亞

摘 要：隨著我國信息化技術的快速發展，事業單位的會計檔案管理工作發生了巨大的變化，同時對事業單位的會計檔案管理工作提出了更高的要求。本文分析了信息化背景下事業單位的會計檔案管理過程中所存在的問題，并就著相關問題提出了事業單位的會計檔案管理過程中優化策略和建議，為促進事業單位的會計檔案管理工作提供了一定的指導意義。

關鍵詞：信息化;事業單位;會計檔案管理;優化策略

在我國事業單位發展過程中，工作內容比較多且工作流程比較復雜，特別是在事業單位的會計檔案管理過程中，需要多個部門進行協同合作才能將相關的資料進行整合到位，才能為后續的工作提供合理可靠的參考標準。而在傳統的事業單位的會計檔案管理已經很難滿足現代化事業單位的發展需求，因此事業單位就需要不斷的加大改革力度。隨著我國信息化技術的快速發展，為事業單位的會計檔案管理工作提供了新的發展思路，通過對事業單位的實際需求進行調查，采用信息化技術對事業單位的會計檔案管理工作進行創新，采取科學的思路為事業單位的會計檔案管理工作提供了實時可靠的保障。

一、事業單位會計檔案信息化管理的新背景

事業單位的會計檔案是在會計核算過程中所形成的反映單位經濟發展情況的，具有保存價值的字、圖表等形式的會計資料，在發展過程中包含了各種電子形式的電子會計檔案。隨著信息化時代的到來，實現會計檔案管理工作的信息化已經在所難免，不僅能夠實現財務管理工作的自動化和高效化，而且有利于提高我國的會計檔案管理的水平。

1. 會計檔案管理方式的變化

在我國的事業單位的會計檔案管理過程中，隨著信息化技術的快速發展，信息技術已經逐漸的融入到了事業單位的檔案管理中，使得事業單位的信息化辦公水平在不斷提高，這也極大的提高了事業單位的會計檔案的管理效率，加快了事業單位的會計檔案管理中資料搜集、整理和分析的信息化進程。這就使得事業單位的會計檔案管理逐漸由傳統的手工操作方式向計算機信息化管理發展，對于提高事業單位的會計檔案的管理效率和質量有著重要的保證。

2. 會計檔案管理功能的變化

在我國的事業單位的發展過程中，財政資金的撥放管理工作通常是由國家來進行的，而隨著我國事業單位的發展，這種管理方式已不再適應現代化的事業單位的管理需要，在事業單位的發展過程中給予了事業單位的高度的財務自主權，這就使得在事業單位的會計檔案管理時，還需要不斷增加對于財務的管理工作，使得事業單位的會計檔案管理工作內容更加豐富，管理功能也在逐漸的發生變化。

3. 會計檔案管理要求的變化

在事業單位的會計檔案管理過程中，新的管理制度對檔案管理工作提出了新的管理要求，對于電子會計檔案的管理重視程度在逐漸的提高，在電子檔案的保存過程中，不再需要打印成紙質檔案，對于電子檔案中的相關數據要實行信息化管理，在數據轉移過程中可以進行電子轉移，同時在電子檔案的銷毀過程匯總，要事業單位的會計檔案管理各個部門的共同參與，不得隨意銷毀，使得事業單位的會計檔案管理要求更加嚴格。

二、信息化背景下事業單位中檔案管理的意義

1.提高現代化事業單位會計檔案管理的工作效率

隨著我國信息化技術的快速發展，在事業單位的會計檔案管理中計算機技術得到了廣泛的應用。計算機技術的應用使得事業單位在會計檔案管理過程中可以實現對相關的財務信息的快速邏輯推斷和科學管理，并且能夠在事業單位的會計檔案管理時自動的生成相應的會計憑證、賬簿等，可以有效的實現事業單位會計檔案管理過程中自動化、電子化。因此，事業單位在會計檔案管理的過程中應用信息化技術后可以有效的提高自身的工作效率，使得事業單位會計檔案管理過程的流程更加的方便、快捷，進一步提高了事業單位的會計檔案管理的效果和效率。

2.提升事業單位會計檔案管理水平

在現代化的事業單位會計檔案管理過程中，應用信息化技術可以使得事業單位的會計檔案管理的高效化。在事業單位的會計檔案管理過程中可以應用信息化技術將事業單位的電子會計檔案信息進行統一化的歸檔、存儲和利用，從而使事業單位的會計檔案管理中的信息資料管理過程規范化。同時，在事業單位的會計檔案管理過程中，專門會計管理軟件的應用，對實現事業單位的會計檔案的高效利用起到了一定的作用，可以有效的減少了事業單位的會計檔案管理過程中紙質檔案的打印，節約了會計檔案管理的成本，提高了事業單位的會計檔案管理過程的現代化管理水平。

3.增強事業單位領導決策的科學性

在事業單位的會計檔案管理過程中應用信息化技術，可以使得事業單位領導階層更好的實現決策，在事業單位的會計檔案信息化后，可以實現事業單位財務信息的分析、比較，很好的反應出了一個事業單位的財務狀況，從而為事業單位的領導提供了有效的決策依據，充分的發揮出事業單位的會計檔案管理的效益，從而使得事業單位的會計檔案管理更有社會價值。

三、信息化背景下事業單位會計檔案管理工作中存在的問題

1.事業單位會計檔案管理的信息化意識較為薄弱

雖然我國國民信息化水平在不斷的提高，但在一些事業單位中，要實現事業單位的會計檔案管理的全面信息化仍然存在著許多的問題，受傳統管理思路的影響，一些事業單位的會計檔案管理過程中信息化的意識比較薄弱，嚴重的制約著事業單位的會計檔案管理信息化的發展。同時，在一些事業單位中，雖然進行了相關會計檔案管理工作的信息化應用，但是只是流于形式，在應用過程中缺乏主動意識，使得事業單位的會計檔案管理工作跟不上時代的發展速度，不能滿足時代化的發展需求，從而使得事業單位的工作效率沒有得到有效的提高。

2.事業單位會計檔案管理人員專業素質有待提高

隨著事業單位會計檔案信息化管理的到來，對于相關的管理人員提出了更高的要求，要求相關的人員不僅需要具備一定的檔案管理技能而且還需要具備一定的計算機基礎。而從現階段的事業單位人才現狀來看，事業單位內部的檔案管理人員的素質偏低，難以滿足事業單位的會計檔案信息化管理的需求，這就使得在管理過程中不僅沒有提高相關的工作效率，反而給檔案管理工作帶來了一定的影響，使得事業單位的會計檔案信息化管理的優勢難以得到體現。

3.信息化背景下的會計電子檔案的安全隱患高

在事業單位的會計檔案信息化管理的過程中，由于紙質檔案都變化為電子檔案，在檔案的管理過程中就需要格外的重視會計檔案管理的安全工作，而在一些事業單位的檔案收集和整理過程中缺乏足夠的重視，沒有進行相關的檔案保密，從而使得事業單位的會計檔案信息化管理過程的安全系統較低，這也是阻礙事業單位的會計檔案信息化管理過程的最大障礙，在事業單位的會計檔案信息化管理中，需要對保密的電子檔案進行全面的排查，減少事業單位的會計檔案信息化管理的安全隱患。

四、信息化背景下加強事業單位會計檔案管理的建議

1. 完善事業單位會計檔案信息化管理制度

在信息化的背景下，事業單位的會計檔案管理首先要做到管理制度的規范化，在管理過程中建立完善的信息化會計檔案管理制度，以統一的管理標準、管理要求進行規范化管理，同時加大事業單位的會計檔案管理制度的宣傳工作，在信息化管理過程中按照相關規章制度執行。

2.加強事業單位會計檔案信息化管理人員綜合素能

在信息化的背景下，事業單位的會計檔案管理要加強對相關人員的綜合素能培訓工作，在工作過程中加強對于相關人員的思想教育，提高相關工作人員的思想覺悟，在檔案管理過程中嚴于律己，堅守自身的崗位職責，同時要加強相關人員的職業技能培訓工作。在日常的工作中，將檔案管理知識與信息化管理技術綜合起來，全面的納入到相關的教育培訓工作中，鼓勵相關人員加強學習，提高信息化技術在事業單位的會計檔案管理中的應用。

3. 優化事業單位會計檔案管理軟件功能

在事業單位的會計檔案管理過程中，要對于相關的會計檔案管理軟件的功能進行全面優化，使得事業單位的會計檔案管理工作更加的符合會計檔案信息化應用標準和規范，加大對于信息化背景下，事業單位的會計檔案管理軟件的開發和應用力度，使得事業單位的會計檔案管理軟件更加的符合當前會計檔案管理所需要的軟件平臺，同時也要保證相關的軟件具有一定的可擴展性，對于以后的會計檔案管理職能調整能夠及時做好相應的檔案整合和信息管理工作。

4.優化事業單位的會計檔案網絡安全環境

在信息化的背景下，在事業單位的會計檔案管理過程中要加強對于從業者的網絡安全意識教育，加強對于事業單位的會計檔案管理保密工作的能力提升，在管理過程中自覺的增強信息安全防范和處理能力，在管理過程中創造良好的檔案網絡安全環境，對于泄漏事業單位的會計檔案信息的人員進行嚴格的懲處，加大打擊力度，為事業單位的會計檔案信息化管理工作營造良好、安全、和諧的社會環境。

五、結論

綜上所述，在新時代的信息化背景下，事業單位的會計檔案的管理工作是不可避免的，相關單位要加強對于會計檔案信息化管理的重視程度，在管理過程中，適應時代發展的需求，在事業單位的會計檔案管理過程中積極的培養優秀人才，建立科學的事業單位的會計檔案管理制度，加大事業單位的會計檔案信息化的應用力度，為推動事業單位的會計檔案管理的發展提供積極的推動作用。

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