綜合性醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用及改進(jìn)措施

謝婷

摘 要：近年來，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷改革與發(fā)展。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常工作的重點和難點。由于醫(yī)院性質(zhì)的特殊性，醫(yī)院檔案材料的種類較多，具有綜合性的特征，有些檔案還具有特殊的保密需求。信息技術(shù)的發(fā)展對醫(yī)院檔案管理提出了更高的要求，醫(yī)院要不斷優(yōu)化管理流程，建立新型信息化檔案管理系統(tǒng)，提高醫(yī)院檔案管理的效率。基于此，本文分析了醫(yī)院檔案管理存在的問題與改進(jìn)措施，對于加快醫(yī)院的現(xiàn)代化具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：綜合性;醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用;改進(jìn)措施

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步，各醫(yī)院越發(fā)重視自身的內(nèi)外部改革，外部改革需要不斷適應(yīng)快速變化的市場環(huán)境，而內(nèi)部改革則是為了優(yōu)化與完善自身的管理體制，促使醫(yī)院一切日常活動更為有序。醫(yī)院檔案材料具有明顯的綜合性，是醫(yī)院管理體系中的重要組成部分。在當(dāng)前經(jīng)濟社會快速發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案管理面臨著更多的挑戰(zhàn)，各個醫(yī)院需要從自身的實際出發(fā)，從制度、資金投入等方面保證檔案管理改革的深入推進(jìn)，加快醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理的重要意義

1.促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)

醫(yī)院的檔案材料中記錄了醫(yī)院發(fā)展的一切活動，承載著醫(yī)院的過去與現(xiàn)在，檔案材料反映了醫(yī)院在不同的發(fā)展時期內(nèi)所有的事件，能夠?qū)︶t(yī)院未來的發(fā)展起到一定的參考作用。加強和重視醫(yī)院檔案管理，能夠全面掌握醫(yī)院在發(fā)展的整體趨勢與軌跡，有利于醫(yī)院相關(guān)的管理人員從檔案材料中找出符合醫(yī)院發(fā)展的文化精神，在一定程度上有利于醫(yī)院的精神文明建設(shè)，加快醫(yī)院管理模式的轉(zhuǎn)變。

2.促進(jìn)醫(yī)院科研發(fā)展

醫(yī)院的發(fā)展是一個不斷探索的實踐過程，有關(guān)的醫(yī)務(wù)工作人員要在醫(yī)院的長期發(fā)展中不斷探索醫(yī)院發(fā)展的總體規(guī)律。當(dāng)前，我國醫(yī)學(xué)上存在越來越多的疑難問題，相關(guān)的科研人員需要不斷對這些疑難問題加以探索與解決，提升醫(yī)院的科研水平。而醫(yī)院檔案管理為科研工作提供了基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)資料支持等，能夠推動醫(yī)院科研水平的進(jìn)步。檔案管理的實施可以使得相關(guān)的人員從檔案中提取出有效的信息，這些信息是科研工作的重要參考。

3.提高醫(yī)療技術(shù)水平

醫(yī)院檔案中包含了大量的病歷資料，這些資料是評價醫(yī)院管理、技術(shù)水平的重要指標(biāo)，因此，病歷資料具有專業(yè)性與客觀性。病歷檔案管理工作與疾病防治等有著緊密的聯(lián)系，因此，病歷檔案的利用率高、實用性較強，可以為有關(guān)疾病的治療提供重要的指導(dǎo)。因此，醫(yī)院檔案管理工作的實施可以保證病歷資料的收集、整理、登記與分類等有效進(jìn)行，能夠在后期為疾病治療等提供重要的資料，醫(yī)務(wù)人員可以及時掌握病歷中有價值的信息，在一定程度上提高了醫(yī)療技術(shù)水平。

二、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

醫(yī)院檔案管理作為日常管理的重要內(nèi)容，直接影響著一切醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的開展，因此，檔案管理效率與質(zhì)量的提升極為重要，可以保障醫(yī)院其他活動的有序開展，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展與進(jìn)步。但是，我國很多醫(yī)院檔案管理中存在著諸多問題，嚴(yán)重影響了醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。醫(yī)院檔案管理主要存在以下問題：

1.管理者存在的問題

醫(yī)院是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中的重要組成部分，其發(fā)展關(guān)乎醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療衛(wèi)生人才的發(fā)展。目前，就我國醫(yī)院的發(fā)展來看，很多醫(yī)院在發(fā)展中過于關(guān)注醫(yī)療衛(wèi)生人才的培養(yǎng)與教育，著重提升醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)素質(zhì)，忽略了其他人員的素質(zhì)培養(yǎng)。雖然醫(yī)護(hù)人員是醫(yī)院人才的主體構(gòu)成，但是其他人才也同樣重要，維持了醫(yī)院正常的運行，因此，也同樣需要重視醫(yī)院其他人才的培養(yǎng)，尤其是醫(yī)院檔案管理人才也應(yīng)該注重其專業(yè)性的提升。但是，很多醫(yī)院發(fā)展中忽略了檔案管理人才的培養(yǎng)，使得檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)匱乏，無法滿足醫(yī)院快速發(fā)展的需求。檔案管理人員在日常的工作中極易受到醫(yī)院管理層思想、行為等的影響，管理層對檔案管理的不重視必然導(dǎo)致檔案管理人員本身對檔案管理的忽視，使得檔案管理人員在日常的工作中消極懈怠，嚴(yán)重影響了檔案管理的規(guī)范性。

2.管理機制問題

醫(yī)院的日常管理中，所有的管理活動都要依據(jù)準(zhǔn)則規(guī)范進(jìn)行，尤其是要嚴(yán)格遵守國家衛(wèi)生部門的基本要求，在此基礎(chǔ)上，各個醫(yī)院還需要嚴(yán)格根據(jù)自身的發(fā)展情況，制定相對完善的管理制度，科學(xué)劃分各個管理人員的崗位職責(zé)。就當(dāng)前各個醫(yī)院檔案管理的實際情況來看，很多醫(yī)院缺乏相應(yīng)的管理制度，缺乏相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限劃分，使得檔案管理人員在日常的管理中沒有相應(yīng)的制度約束，檔案管理處于無序、混亂的狀態(tài)，無法為醫(yī)院其他管理活動的進(jìn)行提供良好的基礎(chǔ)條件。另外，有些醫(yī)院管理層不重視檔案管理工作，使得檔案管理人員在日常的工作中態(tài)度不積極，管理錯誤時常出現(xiàn)，檔案歸檔不及時、存檔率較低等是其中存在的主要問題，這種檔案管理機制的問題衍生了后期醫(yī)院發(fā)展中的一系列問題，阻礙了醫(yī)院的快速發(fā)展。

3.管理理念問題

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響著檔案管理的水平，而檔案管理水平是醫(yī)院綜合管理水平的重要方面。我國很多醫(yī)院在日常的管理中管理人員沒有充分意識到檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展的重要作用，在醫(yī)療水平與醫(yī)療服務(wù)上的投入過大，過于重視醫(yī)護(hù)人員素質(zhì)的提升，忽略了檔案管理人才的培養(yǎng)，影響了檔案管理工作的有效實施。總之，醫(yī)院管理層的管理觀念是造成檔案管理工作效率低下的重要原因，管理層的不重視引發(fā)了后期一系列的管理問題，阻礙了醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

三、綜合性醫(yī)院檔案管理應(yīng)用措施

1.轉(zhuǎn)變對醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識

在綜合性醫(yī)院檔案管理上，醫(yī)院管理層的管理理念是影響檔案管理工作順利開展的重要因素，能夠直接影響檔案管理工作的效率與質(zhì)量。醫(yī)院管理層是醫(yī)院的核心，對醫(yī)院各項活動起著重要的決策與監(jiān)督作用，因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的正確認(rèn)識是醫(yī)院順利開展檔案管理工作的前提與基礎(chǔ)。因此，各個醫(yī)院要逐步轉(zhuǎn)變觀念，對現(xiàn)有的檔案管理工作加以改革。首先，管理層要全面認(rèn)識檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展的重要作用，將檔案管理納入企業(yè)日常的管理活動中。其次，醫(yī)院要逐步借鑒先進(jìn)的檔案管理機制，將醫(yī)院發(fā)展的實際情況與先進(jìn)的檔案管理機制相結(jié)合，完善和優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理體制機制，使得其能夠滿足醫(yī)院發(fā)展的水平，為檔案管理的規(guī)劃化提供重要的制度保障。醫(yī)院只有從根本上掌握了檔案管理的各項標(biāo)準(zhǔn)，從而結(jié)合醫(yī)院的現(xiàn)狀，提升其管理水平。最后，醫(yī)院要加強對檔案管理人才的培養(yǎng)，定期或不定期地舉辦各項培訓(xùn)活動，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，將檔案管理人才培養(yǎng)與醫(yī)療人員的人才培養(yǎng)置于同等重要的地位，從根本上提升對醫(yī)院檔案管理工作的重視，保持檔案管理人員工作的積極性與主動性，提升檔案管理的整體水平，為醫(yī)院其他活動提供良好的基礎(chǔ)條件。醫(yī)院管理層要改變傳統(tǒng)思想的束縛，實現(xiàn)技術(shù)管理與檔案管理的同步推進(jìn)。

2.有效利用醫(yī)院檔案資源

醫(yī)院日常的運行中，產(chǎn)生的醫(yī)療活動較多，醫(yī)院檔案材料中包含了各種醫(yī)療活動等的相關(guān)記錄，因此，檔案是醫(yī)院綜合性管理的重要依據(jù)。醫(yī)院檔案管理對于管理人員有著極高的專業(yè)性要求，檔案管理需要在遵循相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)的前提下，結(jié)合醫(yī)院自身的實際情況，提升醫(yī)院的管理水平。另外，醫(yī)院檔案具有變動性，隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院的檔案材料逐步增多，因此，醫(yī)院檔案管理需要遵循動態(tài)性的原則，不斷根據(jù)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步，進(jìn)行檔案管理形式與管理方法的轉(zhuǎn)變。檔案是醫(yī)院發(fā)展中的重要資源，醫(yī)院檔案具有特殊性，在檔案管理中，需要在保護(hù)病患隱私的前提下，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享，提升醫(yī)院檔案資源的有效性，使得醫(yī)院檔案可以為醫(yī)院的其他活動，比如，科研等能夠提供重要的數(shù)據(jù)支持，提升醫(yī)院的綜合實力，在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展中為醫(yī)院贏得競爭優(yōu)勢。再比如，醫(yī)院自身可以加強信息化建設(shè)，完善與優(yōu)化醫(yī)院檔案信息的采集渠道，完善其檔案信息的管理與分析，提高檔案資源的利用價值，發(fā)揮檔案資源的價值。

3.在檔案管理工作中投入更多的資金

在醫(yī)院日常的管理活動中，需要加大在檔案管理方面的投入，比如，在檔案管理中可以引入一些信息化的技術(shù)手段，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，提升檔案管理的信息化水平。醫(yī)院檔案管理中，要結(jié)合醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，加大資金投入，將資金用于檔案管理的人才引進(jìn)、制度建設(shè)等方面。首先，醫(yī)院要將資金投入檔案管理中有關(guān)設(shè)備的引進(jìn)上。比如，攝像機、照相機與打印機等，淘汰檔案管理中較為落后的設(shè)備，優(yōu)化檔案管理辦公系統(tǒng)，對有關(guān)的設(shè)備加以升級。其次，隨著技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理基本都實現(xiàn)了電子化管理，因此，醫(yī)院檔案管理部門要重視軟件的維護(hù)與升級，保證檔案信息編排、管理的高效。最后，醫(yī)院還需要在檔案管理工作室的改善上加大資金投入。比如，安裝空調(diào)、監(jiān)控設(shè)備等。

4.完善檔案信息管理系統(tǒng)

醫(yī)院要利用先進(jìn)的計算機信息技術(shù)，逐步完善檔案信息化管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變檔案管理的模式，使得在該系統(tǒng)內(nèi)，有關(guān)的檔案管理人員可以在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行檔案信息的分析、處理、檢索、查詢等，逐步建立信息化檔案管理模式，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，主要采用的是人力管理。人力管理在檔案分類、查詢等方面的工作量較大，且耗時長，而檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)檔案的查詢等一系列活動都更為高效，實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。

四、結(jié)束語

檔案管理是醫(yī)院日常管理的重點，各個醫(yī)院需要結(jié)合自身的發(fā)展情況，重視檔案管理工作，積極引進(jìn)與借鑒先進(jìn)的檔案管理理念，重視檔案管理人才的培訓(xùn)，解決醫(yī)院檔案管理中存在的各種問題，提升檔案管理的整體水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]符穗湘.淺談醫(yī)院科技檔案管理工作的改進(jìn)措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：136-137.