淺談如何做好工程檔案管理工作

劉華梅

工程檔案是在城市規劃、建設和管理活動中形成的具有保存價值的材料，是社會建設管理工作的真實記錄，在城市規劃基礎設施建設、交通管理，通訊電纜及有線電視工程、防備自然災害等方面起著十分重要的作用，巳成為社會建設與管理的重要組成部分和城市建設與發展的重要依據。本文結合市政工程檔案管理的特點，就如何做好工程檔案管理工作作淺顯探討。

一、配備硬件，強化素質，適應管理要求

工程檔案管理要適應信息技術和計算機網絡水平的發展要求，不斷提高不斷完善，配備工作必要的計算機、打印機、掃描儀、刻錄機、存儲器，使得檔案管理的很多方面都應用于此;檔案管理工作人員要認真對待檔案工作，提高檔案工作重要性的認識，認真嚴謹的工作態度及工作方式做好檔案管理工作。檔案管理工作平時就是與大量的文件打交道，工作單一，略顯枯燥乏味，這樣一來會導致檔案管理人員沒有興趣，工作疲倦，甚至在歸納文檔時會出現打瞌睡，模糊處理檔案等現象，進而會對工作產生厭煩的心理，導致工作效率急劇下降，整理檔案出現各種各樣的錯誤。而且一些管理者的管理水平低，服務意識差，工作常常處于被動應付狀態，從而大大影響了檔案整理的質量。其實，檔案管理工作本身需要檔案管理人員認真嚴謹的工作態度及工作方式，但是大部分管理人員沒有經過專門的訓練，對檔案管理這項工作缺乏了解，再加上對檔案管理不夠重視，忽視這項工作。檔案管理工作和人員素質只有適應檔案現代化的管理要求，不斷提升服務水平，才能更好的服務于工程項目建設。

二、齊抓共管，密切聯合，建立健全檔案管理網絡

加強對檔案管理工作的組織領導，是確保工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。遵照統一領導、統一制度、分級管理的原則，要建立檔案工作領導小組，統一協調做好檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報工作，設立檔案資料室，配備專職檔案管理員;在各業務部門指定專業技術人員擔任兼職或專職檔案員，形成涵蓋全公司的檔案管理網絡。同時，加強制度建設，建立健全崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關，無論是在工程各階段還是單位內的各個部門，都能保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案工作達到了系統化、規范化、標準化。

三、轉變觀念，超前管理，保持檔案資料的完整牲

長期以來，我們對檔案內容和工作范圍的理解偏于狹隘，思路不夠開闊。對各級各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的理念，沒有很好地創新意識主動聯系，沒有將檔案工作滲透到工程建設各個環節之中，導致業務部門和檔案部門長期以來各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。

（一）根據工程復雜性特點，拓寬檔案收集渠道

從實際情況看，工程建設項目內容比較復雜，從項目初期招投標到工程竣工驗收階段，所形成的文件材涉及面廣、內容繁雜，涉及部門和人員多，經歷時間長，稍有疏忽，就可能造成文件材料遺漏。加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務一旦完成，臨時機構解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整。我們改變過去坐等檔案材料送上門的被動做法，檔案管理人員超前管理，及時了解工程建設工作的具體操作程序和工作流程及每階段的工作安排，掌握各個階段工作中可能形成哪些檔案資料，并對每種資料的內容，數量做到心中有數。在此基礎上，采取以下主動收集方法：

1.追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導和督促技術部門有針對牲地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質量也比較高，但花費的人力、物力較大。

2.分階段收集。這種方法適用子建設周期長的工程。某些大型道路、排水、橋涵等工程及某些跨年度的工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設部門的聯系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，保證了工程檔案資料的連續牲、完整性。

（二）結合工程多樣化特點，科學設置檔案分類

根據工程建設的實際情況，我們制定了（科技檔案立卷規范〉，實行系統化，規范化管理，建立了工程檔案資料分類大綱，明確了保管期限。制訂了科學的檔號分類方法，堅持以規范化為立卷標準，將有保存價值、收集齊全完整的文件資料進行分類整理，先理出預備案卷，再進一步檢查其分類及保管期限劃分是否準確，把認定可以裝訂成正規卷的文件資料，及時立卷歸檔，從而有力地促進了案卷質量的提高，使檔案管理工作逐步走上了規范化、科學化的軌道。

四、強化檔案業務培訓，提高檔案人員素質

工程檔案具有 “一次性” 和不可回復姓的特點，客觀上對檔案工作人員的業務素質提出了更高的要求，從事工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面，不僅要懂文書檔案、科技檔案，還要懂與工程相關的一些專業類別檔案。因比，為提高工程檔案管理水平，我們加強了對專職或兼職檔案管理和培訓工作，聘請檔案專家講課，重點講解工程建設工作中會形成那些類型的文件材料，哪些是屬于具有保存價值并需今后歸檔的，從而明確具體的歸檔范圍。

五、積極開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。工程檔案的形成是工作者勞動和智慧的結晶。通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給建設工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業務部門和工程建設工作者。使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。近幾年來，我們對文件資料實施電腦化管理，各類文件檔案資料及時輸人電腦。形成電子檔案。為業務部門提供了更全面的檔案信息資源，這些檔案信息無疑為我們工程建設事業提供了很大的幫助。每當業務部門專業技術人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更加積極主動地向檔案室報送歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。

（作者單位：山東省濰坊市安丘市城市房地產綜合開發公司）