高校研究生秘書面臨的困境及措施

胡未婷

摘要：為了進一步提高研究生教育管理工作的效率，需要由研究生秘書處理相關的工作，所以研究生秘書工作的效率也決定著研究生教育管理工作的效率。研究生秘書在工作的時候需要掌握熟練的工作技巧，明確工作的流程意義，盡量提高自身的工作積極性，進一步完善工作中的分工，有效地促進研究生秘書、學院、學校之間的合作，這樣才能提高工作效率。

關鍵詞：高校研究生秘書;困境;措施

在研究生教育管理工作中，研究生秘書所承擔的工作主要是保證所有工作順利運轉和完成，保證研究生從招生錄取直到順利畢業過程都能夠完整的完成。一般來說，研究生學院在進行導師招聘、招生資格審核等工作的時候，研究生秘書始終站在工作前線，所以工作量和工作內容都比較多。另外，研究生秘書的工作特點主要包括程序性強、工作量大、時效性高等，所以必須要求研究生秘書快速高效的完成工作，這樣也有利于提高研究生教育管理工作的質量和效果。

一、樹立明確的工作意識，提高工作技巧

研究生秘書的日常主要工作包括招生管理、學科建設、培養管理、日常事務管理、學位管理等工作，工作量巨大，但是工作流程嚴格，具有一定的規律，所以在工作過程中很有可能出現工作流程混亂的問題，所以需要進一步加強對工作的管理。在研究生秘書進行招生管理工作的時候，要保證前期準備、考試開展、考生錄取等工作內容順利完成，在進行學位管理工作的時候要保證學位申請、論文送審、資格審核、材料歸檔、論文答辯等各個工作順利完成。研究生秘書需要將所有常規工作的一般流程熟練掌握，規劃好每年工作，按照工作流程完成各項工作，提前做好工作準備。如果研究生秘書具有一定的工作經驗，可以將自身的經驗進行總結，這樣也能夠提高工作效率。

二、提高自身的工作積極性

由于研究生秘書所承擔的工作比較枯燥，所以很容易產生職業倦怠。主要原因包括：研究生秘書工作均是根據程序化標準進行的，工作量大且枯燥，每年都要重復一樣的工作，所含的技術性不高，所以出現職業倦怠的幾率也比較高。另外，研究生秘書人員一般都屬于行政教輔人員，所負責的工作基本上是服務管理類工作，即使取得一定的工作成效也不明顯，很容易被忽視，這就導致秘書職業成就感低，也會產生一定的職業倦怠。隨后，該項職業在發展過程中具有一定的局限性，由于職稱評定主要是依靠一定的研究成果，但是研究生秘書不是教學科研人員，所以很難取得較高的科研水平，這就導致研究生秘書的職業發展產生了一定的限制。針對以上問題，需要采取有效的機制來提高工作人員的積極性，通過獎懲機制來提高研究生秘書的工作責任心，減少職業倦怠的發生。

三、進一步提高自身業務的素質

研究生秘書工作雖然技術含量低，但是對工作效果的要求比較高，必須要具有一定的業務素質才能夠保證工作質量。首先，研究生秘書需要具備網絡系統操作能力。由于目前自動化辦公軟件已經無法滿足當前研究生秘書工作的需求，所以必須要熟練掌握目前已經得到迅猛發展的電子信息技術，而且目前在高校行政管理工作中，電子化辦公已經成為了發展趨勢。研究生相關工作都是在研究生網站上得以了解和處理的。另外，研究生秘書還必須要具有良好的溝通協調能力。聯系好學校院系領導、老師、學生、外校導師、考生、外校秘書，做好相關的交際工作。

四、建立健全科學管理體制

目前我國研究生規模正在逐漸擴大，但是有一部分高校在進行研究生工作的時候仍然采用原有的模式，所以大大降低了工作效率。研究秘書需要保證培養管理辦公室、研究生招生辦公室、學科建設辦公室等多個部門對接工作，建立一個良好的管理制度，這樣也能夠提高管理工作的效果。

結束語：

總的來說，高校研究生秘書工作對于整個研究生管理工作來說具有十分重要的作用，保證高校研究生秘書工作順利開展也是提高整個學院和學校研究生管理工作的基礎。但是目前我國大部分高校中的研究生秘書工作均存在一定的困難，需要通過有效的科學管理來提高工作質量，同時提高研究生秘書的工作積極性，進一步解決目前存在的困難和問題。

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