Excel中的日期運(yùn)算與提醒

在制作Excel表格時(shí)，日期是辦公用戶經(jīng)常遇到的要素，同時(shí)日期還經(jīng)常要參與運(yùn)算，如簽訂合同、計(jì)算合同到期日、領(lǐng)取證書、要注意換證日等。同時(shí)，即便設(shè)置了到期日期，工作一忙起來，也容易因查看不仔細(xì)，而導(dǎo)致合同、證書過期，那問題可就大了，日期運(yùn)算、到期提示等，那可是相當(dāng)重要啊。下面就以實(shí)例來看看日期的運(yùn)算與提醒方法吧。

到期日期計(jì)算

首先，自然是建立Excel表格，在輸入簽約日期和合同期后，用戶就不需要輸入到期日期，直接計(jì)算出到期日期就可以了。可在到期日期中輸入“=DATE（YEAR（B2）+C2，MONTH（B2），DAY（B2）-1）”這一公式，這個(gè)公式很簡單，即提取B2單元格中的年份、月份和日期，并直接與合同期累加就可以了。

小提示：如合同期是以年計(jì)算，那么，直接輸入YEAR（B2）+C2就可以得到到期年份，相應(yīng)地，如果是以月計(jì)算，那輸入MONTH（B2）+C2就可以了，不用考慮進(jìn)位問題，這一函數(shù)會(huì)自動(dòng)進(jìn)位。另外在日期計(jì)算中，一定要使用DAY（B2）-1，畢竟到期日是要提前一天的。

事情結(jié)束了嗎？沒有，因?yàn)楹贤挠行诓⒉欢家阅陙碛?jì)數(shù)，還經(jīng)常用到月、天這樣的日期單位，面對這種情況該怎么辦？首先介紹一下字符段截取語句，就是LEFT或RIGHT，其基本格式為LEFT/RIGHT （引用單元格，截取位數(shù)），其中LEFT為從左端截取，RIGHT為從右端截取。而LEN函數(shù)則是獲得字符串中長度，使用這兩個(gè)函數(shù)，可以用RIGHT（C2，1）來獲得合同期的單位，看是年還是日、月，用LEFT（C2，LEN（C2）-1）函數(shù)來獲得日期長度，以便于計(jì)算。

剩下的，就要用IF函數(shù)來進(jìn)行單位判定，這條函數(shù)有點(diǎn)長，為=IF（RIGHT（C4，1）=“年”，DATE（YEAR（B4）+LEFT（C4，LEN（C4）-1），MONTH（B4），DAY（B4）-1），IF（RIGHT（C4，1）=“月”，DATE（YEAR（B4），MONTH（B4）+LEFT（C4，LEN（C4）-1），DAY（B4）-1），IF（RIGHT（C4，1）=“日”，DATE（YEAR（B4），MONTH（B4），DAY（B4）+LEFT（C4，LEN（C4）-1）-1）））），其實(shí)這條函數(shù)很簡單，就是說如果合同期單位是年，那么將截獲的數(shù)字加在年上，如果是月，加在月上，如果是日則加在日上，這樣在合同日期中不管輸入的是年、月、日等任何單位，都可以獲得正確的到期日期。

到期提醒設(shè)置

有了到期日期，最好有個(gè)到期提醒，即臨近到期時(shí)，Excel能夠自動(dòng)進(jìn)行提醒，以免在眾多日期中不小心看漏了，從而造成損失。這里介紹變色法，即臨近到期日時(shí)，到期日期會(huì)自動(dòng)變色。

要實(shí)現(xiàn)這一目的，可以在開始菜單中找到并下拉“條件格式”菜單，選擇“管理規(guī)則”后，再選擇“新建規(guī)則”中的“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，隨后在“為符合此公式的值設(shè)置格式中”輸入公式“=AND（$D2>TODAY（），$D2-TODAY（）<10）”，這一公式的作用就是對比當(dāng)前日期和D2單元格日期，當(dāng)發(fā)現(xiàn)D2日期在當(dāng)前日期之后，且距離在10天內(nèi)輸出信號(hào)，此時(shí)用戶可點(diǎn)擊下方的“格式選項(xiàng)”，在“填充”中選擇適當(dāng)?shù)念伾ㄒ话銥榧t色），這樣一旦到期日期在10天之內(nèi)，單元格就會(huì)變?yōu)榧t色。

當(dāng)然，由于合同的規(guī)模不同，一些大規(guī)模合同要提前安排才能生產(chǎn)，這樣就要求有一個(gè)到期日期的查看才更人性化。而這一倒計(jì)時(shí)的公式很簡單，為=D2-TODAY（）&“天到期”，即將合同到期日期減去當(dāng)前日期，并加上“天到期”字樣，就可以了。