巧妙修改軟件提高PPT制作效率

很多時(shí)候用戶都需要通過制作PPT來進(jìn)行相關(guān)的宣傳，但是很多人在制作PPT時(shí)往往使用PowerPoint軟件的默認(rèn)設(shè)置，然后在PPT制作完成后再根據(jù)自己的需要進(jìn)行修改。如果每次都這樣操作的話，自然會(huì)影響到工作效率。其實(shí)我們只需要對(duì)PowerPoint軟件默認(rèn)的設(shè)置進(jìn)行相應(yīng)的修改，就可以大大提高PPT制作的效率。

自定義幻燈片大小

不同PowerPoint軟件版本的幻燈片默認(rèn)大小是不一樣的，在2013版本之前軟件默認(rèn)的大小都是“標(biāo)準(zhǔn)（4：3）”，而之后的版本往往是按照“寬屏（16：9）”來設(shè)置的。但現(xiàn)在制作的幻燈片，很多時(shí)候需要通過投影機(jī)進(jìn)行展示，而大多數(shù)投影機(jī)都只支持4：3的畫面模式，因此用戶必須根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。

首先點(diǎn)擊“設(shè)計(jì)”標(biāo)簽中的“幻燈片大小”按鈕，在彈出的菜單中選擇“自定義幻燈片大小”命令。接下來在彈出對(duì)話框中的“幻燈片大小”列表中，可以看到很多其他的設(shè)置方案，用戶可以根據(jù)需要在其中進(jìn)行選擇。如果默認(rèn)的方案不能滿足自己的需要，那么就點(diǎn)擊最下方的“自定義”命令。然后分別設(shè)置高度和寬度選項(xiàng)，最終完成幻燈片大小的自定義設(shè)置。

修改主題字體選項(xiàng)

用戶在制作PPT文檔的時(shí)候，最主要的內(nèi)容都是文字信息。而要想將文字信息更好地展示出來，字體的設(shè)置就顯得非常重要。可是軟件默認(rèn)使用的宋體在展示效果上往往不盡如人意，因此需要用戶根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的修改。

首先在“設(shè)計(jì)”標(biāo)簽中找到“變體”區(qū)域，接著點(diǎn)擊區(qū)域右下角的“其他”按鈕。在彈出的菜單中選擇“字體”中的“自定義字體”命令，然后根據(jù)自己的需要，分別設(shè)置“西文”和“中文”所需要的標(biāo)題字體以及正文字體（圖1）。最后在“名稱”選項(xiàng)中為該主題自定義一個(gè)名稱，點(diǎn)擊“保存”按鈕就可以將該方案進(jìn)行保存。

按照類似的步驟用戶可以根據(jù)不同的場(chǎng)合及用途，分別設(shè)置好需要的主題字體。以后當(dāng)用戶再制作PPT文檔的時(shí)候，直接在“字體”菜單中進(jìn)行選擇切換，就可以變得更加快捷高效。

小提示：為了更好地烘托出文字的內(nèi)容，主題背景的顏色也非常重要。用戶可以在“變體”區(qū)域的“顏色”菜單中，根據(jù)需要選擇默認(rèn)的顏色方案。當(dāng)然也可以點(diǎn)擊“自定義顏色”命令，來根據(jù)需要自定義相關(guān)的顏色信息。

快速訪問工具命令

雖然PowerPoint軟件自帶的功能非常多，但是對(duì)于絕大多數(shù)用戶來說，常用的功能就那么幾個(gè)。要想執(zhí)行這些命令，往往需要很多的操作步驟。其實(shí)我們可以將常見的命令添加到快速訪問工具欄里，這樣就可以一鍵調(diào)取需要的功能命令。

首先在工具欄的空白區(qū)域點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“自定義快速訪問工具欄”命令。在彈出的對(duì)話框中，用戶可以在左側(cè)列表中看到一些常用的命令，比如選擇“插入圖片”選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“添加”按鈕，就可以將它添加到右側(cè)的列表中（圖2）。添加完成后點(diǎn)擊“確定”按鈕，再返回到軟件的主界面后，在軟件的最上方就可以看到剛剛新添加的命令。以后用戶只需要點(diǎn)擊該命令，就可以快速完成調(diào)取操作。