機關事業單位數字化檔案管理工作策略探究

劉美紅

摘要：在機關事業單位各項工作中，檔案管理是重要的組成部分。檔案管理中資源眾多，關系到單位的發展。要積極改進檔案管理，為各項工作提供及時、有效的信息和資源，這樣方可指導工作順利進行。機關事業單位要高度重視數字化檔案管理，提高檔案管理效率。

關鍵詞：事業單位;數字化;檔案管理

引言

在事業單位中，檔案管理是一項非常重要的基礎性工作。但是就其發展的工作現狀來看，檔案管理呈現出新的特點，并在工作中也存在著一定的不足，為了解決這些問題，事業單位要著眼于問題的本身，采取有效的工作措施進行管理。

1數字化檔案管理的優勢

1.1提高辦公自動化水平，減少資源浪費

在機關事業單位檔案管理工作中，傳統的管理方式比較粗放，需要不斷增設人員，定期更新管理軟件和硬件設備，不僅會提高管理成本，還會影響檔案管理效率的提升。在數字化檔案管理模式下，檔案可以擺脫傳統紙質載體形式，以數字化方式儲存在電腦中，便于隨時調取和使用，可以節省許多空間，降低管理成本，還能夠提高工作效率。

1.2保證檔案得到充分利用，資源隨時共享

數字化檔案通過先進技術的處理后，可以及時得到歸檔與存儲。機關事業單位對于檔案資料的應用比較普遍，許多部門均需要通過調用、查詢相應的檔案資料指導工作。數字化檔案管理可以為各部門隨時提供及時有效的信息，為決策提供相應的參考依據。同時，數字化檔案管理可以實現資源共享，便于人們在不同時間、不同地點隨時使用和查閱信息。

1.3提高檔案管理水平，提高人員綜合素質

數字化檔案管理可以有效提升機關事業單位的檔案管理水平。由于檔案管理工作需要借助先進的網絡技術和計算機設備，因此，檔案管理人員必須要有較高的素質與業務能力，熟練使用網絡，正確操作計算機等設備，還要加強對設備的維護。隨著數字化檔案管理軟件不斷升級，檔案管理人員要不斷學習，與時俱進。

2事業單位在開展數字化檔案管理中所面臨的工作現狀

2.1沒有專門的管理人才作為工作的保障

數字化的檔案管理，對管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業務，又要將其與數字化的技術結合起來，共同作用于檔案管理中，但是就事業單位的情況來看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現在很多工作人員沒有將兩者兼顧起來，有的工作人員除了管理檔案之外，還要負責其他的工作業務，沒有對檔案的管理工作進行研究和仔細謀劃。加之現在有的單位在對檔案進行管理時，主要還是沿用傳統的紙質管理的方式，工作人員對傳統的紙質檔案的管理比較了解，但是由于對數字化技術了解地不夠深入，以至于在運用數字化技術進行檔案管理還顯得不夠到位。

2.2檔案管理的技術相對落后

在進行數字化檔案管理時，數字化技術的應用是非常關鍵的。但是就工作開展的情況來看，數字化應用還存在不夠理想的狀態。這主要表現在有的單位在應用技術時，沒有與時俱進地運用最新的技術，使得技術和檔案管理之間存在著不匹配的現象，所應用的技術相對落后。再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各種硬件設施也存在老化的現象，不能夠進行有效地利用，這些老化的設備給檔案管理人員在工作中帶來了很多的不便。

3機關事業單位數字化檔案管理工作提升措施

3.1提高安全防護技術，及時更新軟硬件

要進一步提高安全防護技術，保證數字檔案的安全。數字檔案主要利用網絡和計算機設備進行存儲，因此，其安全必須要得到保證，否則一旦遭到黑客、病毒的攻擊與入侵，就會給機關事業單位的各項工作造成不利的影響。因此，必須要結合實際情況，安裝殺毒軟件，設置防火墻，或者限制訪問權限;定期更新數據庫與病毒庫，做好文件、檔案的備份工作，一旦發生意外，也不會導致數據資料丟失。加強軟件與硬件的更新和建設，提高技術水平，實現對檔案資源的有效利用與共享。機關事業單位在重視數字化檔案管理建設的基礎之上，要加強對軟硬件的定期維護和檢查，了解其是否存在問題，及時更新，提高檔案的利用率與使用安全。除了數字化檔案之外，還要加強對傳統檔案的管理，這樣就可以起到雙保險作用，使數字化檔案管理更有保障。

3.2進一步增強管理人員的素質和水平

在數字化技術的引導下，檔案管理人員的業務素質特別是應用數字化的能力非常重要。所以事業單位要認真培養專業的管理人員，并不斷提升管理人員的素質。具體表現在以下方面，首先，要給管理人員進行科學的培訓。通過不同的培訓形式，讓管理人員學習最新的檔案管理業務以及信息技術，并對管理人員掌握技能的情況開展科學、全面地考核，使得管理人員能夠將培訓收獲的知識有效應用到管理中。

3.3完善檔案管理制度，完善數字化管理體制

機關事業單位若要加強數字化檔案管理，就要不斷完善管理制度，結合本單位的實際情況，積極應用信息技術，保證本單位的檔案管理與時代同步。保證檔案的收集、整理、歸檔、錄入等環節操作規范，以嚴格的制度為依據，使檔案管理工作得到層層把關，并實現統一管理。進行檔案調閱時，要嚴格按照制度和要求，不得有泄密、遺失等問題。在健全制度的同時，要制定數字化檔案管理體制，結合本單位的工作情況和檔案管理特點，使該體制能夠方便檔案管理，提高管理效率。要明確各項制度，將制度有效結合，保障檔案使用安全，并得到保密。加強對文件集成檔案一體化建設，需以信息資源安全為前提，有效發揮出軟件和硬件的功效，提高辦公效率，避免信息數據出現丟失、篡改等問題。還要保證數字化檔案管理信息系統安全，避免出現病毒感染、黑客入侵等問題，明確權限。

3.4完善檔案管理安全保密制度

在檔案管理中，無論是個人信息和組織文件，都有一定的保密要求，如果信息泄露，可能會被不法分子利用，從而給檔案所有者帶來一定的危害，因此檔案管理中必須建立安全保密制度。首先，針對不同的檔案，設立不同級別的保密制度，并且建立相應的使用與管理權限進行配套，多方面確保信息的安全性。其次，工作人員應具備檔案保密意識和安全意識，只有在切實需要時才能夠打開所需要的信息。最后，對檔案、系統進行加密處理，并定期維護和檢查辦公設施，及時排除安全隱患，確保檔案信息安全。

結束語

在事業單位中，要對檔案管理的新特點進行有效地研判，并對檔案管理中呈現出的新的發展趨勢進行認真研究部署。隨著檔案管理數字化的加劇，要進一步強化創新的工作理念，認真研究并部署檔案管理的有效對策，實現數字化的發展方向。

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（作者單位：青州市干部人事檔案中心）