三甲醫院檔案信息化管理存在的問題與對策

張偉娟

[摘要]檔案是三甲醫院的關鍵資源，對于三甲醫院管理、決策具有重要的意義，隨著信息時代到來，三甲醫院必須開展檔案信息化建設。文章首先簡單分析了新時期三甲醫院檔案信息化管理的優勢以及其在建設過程中存在的不足，然后針對具體問題，分別從基礎設施建設、管理制度建設、檔案管理規范、檔案管理人員、管理資金投入等不同的方面提出綜合檔案信息化管理保障對策，以此促進檔案管理現代化發展。

[關鍵詞]檔案信息化醫院檔案管理對策

三甲醫院的檔案包括了文書、基建、科研、設備、財務、病案等多個方面，是三甲醫院發展過程中的重要信息資源。隨著國家醫藥衛生體制改革的不斷深入，國家各級醫院都在積極開展信息化建設，三甲醫院的檔案信息化管理工作得到發展，檔案管理現代化水平不斷提高。但是隨著國家三甲醫院的全面發展，基礎設施建設的不斷加快，檔案管理的現代化水平還要進一步提高。

一、三甲醫院開展檔案信息化管理的優勢

在對浙江省內5家省級三甲醫院（浙大一院、浙大二院、浙江省人民醫院、浙江省腫瘤醫院、浙江醫院）進行實際調查的過程中發現，大部分三甲醫院都面臨著較為復雜的信息管理工作。造成這種現象的直接原因在于，和普通的醫院相比，三甲醫院的規模龐大，門診業務量大，學科齊全，各相關職能科室種類較多，從而導致三甲醫院內部的檔案門類多、信息量大、數據復雜。如果采用傳統的手工整理登記檔案的管理方式，不僅會給工作人員帶來較大的工作量，在降低工作效率的同時還易出現檔案遺漏的現象。而且，這種傳統的檔案管理方式檢索方法較為單一，查找信息的耗時較長、難度較大，信息化利用率極低。在三甲醫院中采用檔案信息化管理，可以有效改善三甲醫院的綜合檔案管理情況。這種管理方式不僅打破了傳統檔案管理的局限性，還在歸檔方式、信息檢索、信息查詢、資源共享等多方面進行了創新，因此在實際應用的過程中具有明顯的優勢。主要體現在以下幾個方面：第一，通過信息化管理有效改善歸檔方式，從根本上加強了對檔案原件的保護。第二，通過信息化管理有效改善了檔案存儲模式，建立檔案信息數據庫和存儲庫，實現無紙化辦公，不僅節約資源，同時為信息的檢索利用提供了便捷的條件。第三，通過信息化管理可以更快地完成資源共享工作。不同科室只要登錄到相應的信息平臺后，就可以快速獲取相應的信息，繼而提高工作效率。第四，通過信息化管理還可以有效降低成本。不但減少人工管理成本，而且隨著檔案調用查閱過程的簡化，檔案管理的投入成本也會隨之降低。

以浙江醫院為例，從2012年開始，采用醫院信息部門自主研發的醫院綜合檔案管理軟件，嘗試文書檔案信息化管理，每次的收發文都用PDF格式導入，規范了文書檔案管理流程，有效改善了檔案存儲模式，建立了文書檔案庫，為無紙化辦公及文件的檢索利用提供了便捷的條件。此后軟件進行多次升級，逐步將人事、基建、設備、財務、科研等檔案歸入信息化管理系統。目前浙江醫院采用的是專業公司開發的PDE數字檔案管理系統，提高了系統的安全性，推進了管理標準化、服務網絡化的數字檔案室建設。

二、三甲醫院開展檔案信息化管理的不足

1.管理認識不全面

在調查三甲醫院醫療機構建設情況的過程中發現，雖然絕大部分三甲醫院已經基本實現了辦公自動化，但是檔案信息化管理的整體水平相對較低。由于醫院領導的忽視，加上部分工作人員責任心不足，檔案整理、監督審查等工作也沒能得到具體的落實，檔案信息化管理工作流于表面，給檔案信息的查詢使用造成了一定的阻礙。

2.管理制度不完善

隨著信息化時代的到來，很多三甲醫院都開始對檔案進行信息化管理。但是，一部分三甲醫院的檔案信息化管理工作的規范性較差，管理制度不夠完善，從而導致其在實施檔案管理工作的過程中，存在一定的缺陷和問題。還有一部分三甲醫院為了應付上級檢查而實行檔案信息化管理，導致管理制度沒有實用性，檔案缺失情況極為嚴重，對三甲醫院檔案管理工作效率的提升造成了嚴重影響。

3.管理范圍不明確

國家對三甲醫院的管理要求較高，三甲醫院管理范圍較大，雖然在不斷醫改的過程中逐漸明確，但是依然有很多三甲醫院還存在著管理范圍不明確的問題，而且受到管理制度不規范的影響，很多工作的開展范圍都較為模糊。一部分三甲醫院考慮檔案來源分散的問題，將每一次事件都記錄下來，雖然在一定程度上保證了檔案的內容量，但是檔案的保存沒有規律性，除了造成檔案量大幅度遞增之外，沒有任何的益處。以浙江醫院對外宣傳檔案管理為例，由于歸檔范圍不準確、檔案人員必須將醫院對外宣傳的每一條信息都記錄下來，近年來醫院加強對外宣傳力度，宣傳檔案從10年前的每年幾百件，上升到了目前每年3000件左右，工作量急劇上升，但是這種宣傳檔案的留存實際上也只能發揮極其有限的作用。

4.管理人員不專業

目前很多三甲醫院內部都設置了檔案室或檔案館，但是卻沒有專業的管理人員和領導人員，大部分負責檔案管理的人員都是從管理部門中臨時調用的。管理人員的業務能力較差，無法滿足新時期三甲醫院開展檔案信息化管理的實際需求。雖然很多三甲醫院的檔案管理中都應用了信息技術，但是還有很多三甲醫院的檔案管理工作存在滯后性。

5.檔案信息冗余化

當今時代下，受社會大環境的影響，三甲醫院中存放的員工檔案以及文獻資料的數量逐漸增加，給檔案管理人員造成了較大的工作難度和較重的工作負擔，作為三甲醫院的管理人員必須消除檔案信息冗余的問題，為醫院的整體發展奠定良好的基礎。

三、三甲醫院加強檔案信息化建設的措施

1.加強三甲醫院基礎設施建設

三甲醫院必須充分認識到檔案管理工作是醫院管理過程中的重要環節，想要讓醫院得到真正的發展，就必須開展科學的檔案信息化管理工作，強化三甲醫院的基礎設施建設，以此為三甲醫院的全面發展奠定良好的基礎。醫院的基礎設施建設也是醫院全面發展的重要前提，首先要建立醫院內部局域網，建立自動化辦公系統，打造出自動化的辦公環境。其次，在醫院的基礎設施建設體系中加入檔案信息資源管理所需的軟硬件設施，為檔案信息化建設提供良好的環境基礎以及必要的設施條件，從而更好地開展信息化管理工作。

2.完善檔案管理制度

由上述內容可知，管理制度的不完善會對三甲醫院檔案信息化管理工作質量造成嚴重的影響，因此，想要提高檔案信息化管理工作的質量，就必須在醫院內部建立起完善的檔案管理制度。在完善檔案管理制度的過程中，三甲醫院要充分考慮自身的實際情況，基于醫院原本的管理制度，結合時代發展提出來的全新要求，逐漸完善制度。只有確保每一項制度的科學合理性以及規范標準性，才能夠讓工作人員更加明確清晰地展開檔案管理工作，從而有效提高工作效率。比如，三甲醫院要嚴格按照國家制定的有關檔案管理方面的法律法規及地方性的法律法規，根據醫院的實際情況，對電子檔案管理的具體格式、保管方式、存儲類型、銷毀原因等內容進行系統的規劃，形成嚴格的制度，保證檔案管理人員在展開管理工作的過程中能夠有法可依。

3.規范檔案信息化管理

隨著三甲醫院建設規模的不斷擴大，三甲醫院內部的檔案信息量也隨之提高。首先，醫院要和相關信息技術企業合作，結合醫院現狀以及內部檔案管理情況，開發出專門的檔案管理軟件。其次，醫院要對檔案管理人員進行全面的培訓，從而有效提高管理人員的信息技術水平和軟件應用能力，讓管理人員可以熟練掌握電子信息管理工作的具體方式，保證檔案信息化管理工作全面落實，繼而提高信息化管理工作效率。

4.加強檔案管理人員培訓

除了上述幾個措施之外，想要保證檔案信息化管理工作的穩定，就要提高工作人員的管理水平。工作人員是檔案管理的關鍵，加強檔案管理人員培訓，可以從根本上提高檔案信息化管理工作的穩定性和準確性。因此，三甲醫院要在開展檔案信息化管理工作的過程中，提高對工作人員職業素養的要求，要讓工作人員樹立起責任心，提高對檔案管理工作的重視程度，認識到自身的責任義務，全身心地投入到檔案管理工作中，讓三甲醫院的檔案信息發揮出真正的作用。浙江醫院在建設了相應的信息管理平臺后，建立了專門的檔案信息資源管理部門，讓有一定信息管理工作基礎的工作人員先學習具體的操作方式，然后采用一帶一的形式，組織醫院內部的其他檔案信息管理人員加以學習。同時落實相應的監督管理、績效考核等制度，充分調動員工工作積極性，讓員工認識到上級對檔案信息化管理工作的重視，從而逐漸改變自身想法，認真對待檔案管理工作。

5.加大檔案管理資金投入

想要實現檔案信息化管理，三甲醫院不僅要提高對檔案信息化管理工作的重視，還要不斷加大檔案管理的資金投入，為醫院的檔案管理工作開展提供有力保障。檔案信息化建設對硬件設施和軟件設備的要求較高，必須購置性能穩定、安全可靠的硬件設施，才能夠滿足檔案信息化管理工作的具體要求，實現高效準確的檔案資源采集、利用、管理。在實際應用的過程中，根據自身的實際條件和經濟財務現狀，相應配置刻錄機、掃描儀、轉換設備、音視頻數字化設備、存儲設備、數碼相機等，有條件的可以聘請專業的軟件設計團隊，建立院檔案網絡平臺和后臺數字檔案存儲數據服務器，實現檔案資源的查詢、調用、錄入等功能，從根本上提高三甲醫院的管理信息化水平。

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