服務型政府理念下檔案信息資源共享影響因素研究

李思藝

[摘要]論文基于信息生態系統理論框架對我國檔案信息資源共享的影響因素進行分析，發現由信息人、信息資源、信息技術、信息環境等信息生態因子及依賴其相互關系形成的信息共享生態鏈共同構成穩定、可持續發展的檔案信息資源共享生態系統，并且占據各信息共享生態鏈中主導地位的信息生態因子不斷變化、動態發展，在不同的時間和空間節點產生不同程度的影響。

[關鍵詞]服務型政府檔案信息資源共享信息生態理論

[分類號]G273.5

Research on Influencing Factors of Archival Information Resource Sharing under the Perspective of Service-oriented Government

——Based on Information Ecosystem Theory

Li Siyi（School of Information Resources Management of Renmin University of China，Beijing，100872）

Abstract： Based on the concept of service- oriented government，this study defines the connotation of archival information resources sharing in this context，and identifies the influencing factors and their relations among the archival information resources sharing from the existing literature. Then，we introduce information ecosystem perspective，and try to apply information ecological factor theory and information ecological chain theory in the process of analyzing archival information resource sharing influencing factors. In the archival information resource sharing ecosystem，the information ecological factors occupying the dominant position in the information sharing ecological chain are constantly changing and dynamic，and have different degrees of influence at different time and space nodes.

Keywords： Service-oriented Government； Archives Information Resources Sharing； Information Ecosystem

檔案信息資源共享是我國檔案事業開展便民服務的重要工作內容之一，其提出與檔案工作的社會化服務有著密不可分的聯系。李明華局長在全國檔案館工作會議上強調“服務是檔案工作的生命線”，提出“十三五”期間的檔案工作要以提升服務能力為主線[1]。在此背景下，從提供服務的角度研究檔案信息資源共享具有一定的現實意義。通過對檔案信息資源共享的相關研究的梳理發現，現有研究主要關注于檔案信息資源共享中的技術問題[2-4]，某一類檔案信息資源的共享策略[5-6]，立足于國家電子政務環境探討檔案資源整合與共享機制[7-10]等，少有研究專注于探究檔案信息資源共享的影響因素。本研究基于提供服務的視角，運用信息生態理論對檔案信息資源共享的影響因素進行研究。

1服務型政府與檔案信息資源共享

1.1服務型政府的內涵

劉熙瑞從政府自身定位的角度將服務型政府定義為“在公民本位、社會本位理念指導下，在整個社會民主秩序的框架下，通過法定程序，按照公民意志組建起來的以為公民服務為宗旨并承擔著服務責任的政府”[11]。服務型政府反對“官本位”的主導地位，與管制型政府相比，服務型政府是以人為本的政府治理模式，在國家治理過程中強調公民的主體地位和政府作為服務者的角色定位。建設服務型政府需要轉變政府職能，處理好“管理”與“服務”的關系[12]，同時樹立公民至上的理念，凸顯公民和社會在政府治理中的重要地位。因此，建設服務型政府的要求包括完善政府公共服務職能，并且在公共服務的制度、模式、職能體系構建中秉持以人為本的原則。

1.2服務型政府理念下的檔案信息資源共享

《檔案法》第四章“檔案的利用和公布”[13]奠定了檔案信息資源共享的理論基礎，檔案利用是檔案工作的終端環節，為檔案利用創造條件使其便于社會各方面利用是檔案工作的內容之一。檔案信息資源共享為檔案利用創造了有利條件，國內最早系統地研究檔案信息資源共享的學者何振指出，信息環境下檔案資源的社會共享是實現檔案資源全面開發和充分利用的根本途徑[14]。服務型政府理念下的檔案信息資源共享將檔案服務的理念延伸至關注檔案信息資源利用的主體需要，立足于檔案信息資源共享的客體深化檔案工作的基本內涵，從而提升檔案信息資源的公共服務能力。

本研究立足于檔案信息資源的利用主體，從三個層面理解檔案信息資源共享：首先是機構內部的共享，即檔案信息資源形成機構的內部共享，其主要目的是為機構的業務活動提供支撐，幫助提升機構的運作效率。其次是機構間的共享，即不同的機構之間共享檔案信息資源，其主要目的是提升政府間的業務協同能力，減少不必要的重復性信息采集，提高便民化程度和辦事效率。最后是面向社會的共享，即擁有檔案信息資源的檔案機構為社會公眾提供檔案信息服務，其主要目的是為檔案信息資源的社會化利用和開發提供途徑保障。立足于服務型政府理念，本研究將機構內部共享和機構間共享統稱為面向機構的共享，其最終目的都是提升機構內部工作效率，為機構開展社會服務提供保障。因此，本研究所指的檔案信息資源共享主要涵蓋兩個層面的共享，即面向機構的共享和面向社會的共享。

2信息生態系統

信息生態系統倡導將生態學的理念嵌入到數字信息環境中，以幫助更好地理解這個動態發展的、具有復雜屬性的網絡環境。隨著信息生態理論的形成并被普遍接受，其逐漸應用到電子商務、電子政務等不同的領域中。信息生態學通常被視作一個隱喻，它將信息空間視作生態系統，以人為中心，研究信息及其相關要素對生物系統的形成和功能的影響規律，包括對個人、人類社會以及全人類的健康、心理、生理和社會福利等方面產生的影響[15]。

信息生態系統是一個由信息人通過信息技術和信息資源與信息環境之間相互聯系、相互作用而形成的有機整體，具有信息流動、信息轉化和信息共享等功能[16]。關于信息生態系統的構成，目前學界存在兩種看法，一種是“三因素”說，即認為信息生態系統由信息、信息人和信息環境構成的；另一種“四因素”學派是在“三因素”的基礎上又加上了信息技術[17]。本研究采用“四因素”說，因為信息技術已經成為當前研究任何一種信息現象都無法回避的內容。

一個完整的信息生態系統是由信息生態因子和信息生態鏈構成的系統框架結構。信息生態因子是分布在信息環境中，能夠對整個信息生態環境產生直接影響或間接影響且在概念層面上不可劃分的影響因素。生態信息鏈是連接各信息生態因子的重要紐帶，是構成整個信息生態系統內各個生態因子的關系描述?？偟膩碚f，信息生態系統就是從生態學視角看待信息環境中的各要素的關系及其相互影響、相互作用過程的關系的體系結構。

3檔案信息資源共享生態系統

3.1檔案信息資源共享生態系統的原則

一個健康和諧、運作良好的檔案信息資源共享生態系統需要符合動態、各要素相互制衡、可持續發展的原則。動態指檔案信息資源共享生態系統并非一成不變，受其構成要素在系統中發揮作用強弱的影響，會在不同的時期呈現出不同的特征。制衡是指各要素之間的相互制約關系，構成要素在一定的時期內或空間中相互制衡，維持著系統的正常運轉。制衡的結果是系統的穩定發展，盡管構成系統的各要素及其關系會發生強弱上的改變，但這些改變都不會影響系統的整體發展。可持續是指系統可以長久地維持某個過程和狀態，實現系統的可持續需要維持整個系統的正常運轉，保證系統構成要素的合理有序且不能打破各要素之間制衡關系。動態、制衡、穩定、可持續既是檔案信息資源共享系統的基本原則，也是應該被納入檔案信息資源共享頂層設計的指導思想。

3.2檔案信息資源共享生態系統

根據信息生態系統理論，檔案信息資源共享生態系統可以被看作是由信息資源共享的主客體（Archives Institutions & Archivists，AI&A； Institutions/ Public，I/P）、信息資源（Information Resource，IR）、信息資源共享技術（Information Technology，IT）、信息資源共享環境（Information Environment，IE）四個信息生態因子，及形成信息生態因子之間相互關系的信息生態鏈兩部分構成，如圖1所示。

（1）信息生態因子

信息人即參與檔案信息資源共享整個活動的主體和客體。主體指提供共享檔案信息資源的檔案機構及檔案工作人員（AI&A），即經法律法規授權對本單位的檔案進行保管并對所屬機構的檔案工作實施監督和指導的部門及工作人員。根據檔案信息資源共享包括面向機構共享和面向社會共享兩個層面的內涵來看，客體應當為檔案部門所屬機構或其他機構、公眾（I/P），一般指檔案機構共享信息資源的對象。

信息資源（IR）是檔案信息資源共享的重要前提，是維持共享生態系統的基本要素，它不僅是鏈接檔案信息資源共享主客體的紐帶，也是共享生態鏈中的重要一環。根據《檔案法》《電子檔案移交與接收辦法》和《電子文件管理暫行辦法》等國家層面法律法規對檔案、電子檔案、電子文件等相關概念的界定，檔案信息資源共享生態系統中的信息資源應涵蓋機構在處理公務過程中，通過各種電子或數字設備形成、接收并保存，且對組織、國家和社會具有保存價值的不同形式的歷史記錄，既包括數字環境下原生的數字信息資源也包括傳統紙質資源數字化的信息記錄。

信息技術（IT）是關于收集、處理、傳遞、存儲信息的設備、設施、方法、方式的總稱，它是信息生態因子得以運行的工具和手段[18]。檔案信息資源共享生態系統中的信息技術指支持檔案信息資源共享活動所需的各種與管理和處理信息有關的網絡技術、計算機技術、通信技術等。

信息環境（IE）是維持檔案信息資源共享得以運行和開展的條件，有微觀和宏觀之分。微觀的信息環境包括信息法規政策、信息制度、監督保障機制等組織運行環境，宏觀的信息環境包括影響社會對檔案信息資源共享的接受程度、影響共享信息資源獲取等因素的政治、經濟、科技、文化等社會環境。

（2）信息生態鏈

信息生態鏈是形成信息生態系統的重要關系結構。檔案信息資源共享生態系統生態鏈由四部分構成：IR-IE-IT，即由信息資源、信息技術和信息環境三個信息生態因子形成的閉環共同構成整個檔案信息共享生態系統內部環境，三者相互促進，形成穩定的制衡關系，為系統的正常運轉提供穩定的環境；AI&A-IR-I/P、AI&A-IT-I/P、AI&A-IE-I/P分別是在檔案信息資源共享過程中由不同的信息生態因子發揮主導作用或產生主要影響的信息生態鏈。

4檔案信息資源共享影響因素分析

4.1檔案信息資源共享主客體

作為信息人的檔案信息資源共享主體和客體都是影響檔案信息資源共享的因素，且在不同的共享過程即面向機構的共享（AI&A—I）和面向社會共享（AI&A—P）中有不同的變量表達。在AI&A-I中，共享的主客體都是機構，可以將影響共享的變量分為客觀條件和主觀條件兩種。客觀條件即檔案部門的知識水平和技術水平是否達到了信息資源共享的基本要求。在信息化社會，信息資源的生成、管理、維護都基于數字環境之中，該環境下的信息資源共享可能會對共享部門的工作人員提出更高的要求，如業務部門人員在熟練使用計算機和網絡執行業務流程的同時還需要對部門整體的信息資源管理情況有一定的了解，信息共享的技術維護更需要擁有專業計算機知識和較強管理能力的高素質復合型人才。主觀條件主要是檔案部門工作人員及其所屬機構是否有共享的觀念和意識。信息資源共享的前提是平等互利，單向的共享活動可能會造成一方共享效果感知的缺失，打擊共享的積極性。同時，共享風險的存在也會對共享的積極性造成一定的影響。此外，工作人員的責任意識缺乏，或者由于怕承擔責任而潛意識拒絕共享也是影響機構間信息資源共享的重要因素。在AI&A-P中，共享部門主觀條件往往起主導作用，檔案部門及其所屬機構由于掌握公眾所需的公共數據而在共享過程中占據主動地位，而作為被共享的一方，公眾往往在這一過程中顯得被動，這在一定程度上會影響公眾獲取信息資源的積極性。此外，公眾的信息素養不足、對信息資源共享認識不到位、信息需求模糊、共享經驗缺乏等問題也會制約檔案信息資源共享活動的開展，影響共享效果。

4.2檔案信息資源

在AI&A-IR-I/P中，本單位檔案信息資源建設情況是影響檔案信息資源共享的重要因素，部門內的信息資源是否得到高效的管理，在對本單位所產生、接收、記錄和保存的檔案信息資源進行管理時是否考慮到了后期的共享需求等一系列有關檔案信息資源本身的考量都在信息資源共享影響因素的考慮范圍內。信息資源建設包括信息資源的標準化程度、信息資源的數量豐富程度、質量優化程度和地理空間分布均勻程度等[19]。數字環境下，信息資源共享首先需要構建共享目錄或共享體系，這是共享的前提和依據，同時也要構建共享的標準體系，保證共享雙方能夠無縫銜接。首先，信息資源的數量豐富程度是影響共享廣度的重要因素，部門提供共享的信息資源能否多方位地滿足其他部門或社會的需求，在一定程度上取決于信息資源的種類是否多樣和數量是否豐富。其次，信息資源的質量優化程度是影響共享深度的重要因素，在共享過程中，檔案部門及其所屬機構需要對其提供共享的信息資源負責，信息資源的真實性、準確性等一系列涉及信息質量的要素都可能會影響信息資源的價值發揮，決定了其他機構或社會對信息資源的利用深度。最后，信息資源的地理空間分布均勻程度間接影響共享密度，分布在不同地理位置的信息資源可能由于其所處地理位置的差異性而影響信息資源的共享密度。此外，由于政務信息在檔案信息資源中占比很大，這些信息在移交至檔案館之前均保存在政府部門的機關檔案室中，因此信息資源本身所具有的政治屬性也是影響信息資源共享的重要因素，包括政治權利、政治權力、政治權威、政治聲譽、政治支持等[20]。

4.3檔案信息資源共享技術

在AI&A-IT-I/P中，信息技術是影響檔案信息資源共享的因素之一。面向機構的檔案信息資源共享（AI&A-I）可以有兩種方式，一種是通過機構內部檔案信息共享平臺，各部門按照檔案信息資源共享目錄在平臺上共享本部門的信息資源，其他部門可以通過共享平臺獲取所需的信息資源；另一種是由主管單位對各部門和各層級的信息系統進行整合，搭建檔案信息共享平臺，實現檔案信息資源的跨部門傳輸。無論是哪種方式都離不開信息網絡的建設。包括對硬件和軟件設施的建設，異構的硬件和軟件不能與系統進行集成，也不能在平臺上進行有效的整合，這可能成為最終阻礙檔案信息資源共享取得良好效果的技術因素。此外，信息安全問題也是信息技術需要考慮的重要內容，如在處理和傳輸過程中怎樣保證信息的完整性、保密性以及保護個人隱私等問題。也有一些檔案機構由于本身信息技術水平的限制會選擇外包，這樣做的風險在于信息資源本身的安全性是否能夠得到保障，以及由于技術標準不統一可能導致的信息資源的使用風險。

面向社會的檔案信息資源共享（AI&A-P）一般是通過一些便于公眾獲取的方式提供與其社會生活密切相關的檔案信息資源，有線上和線下兩種方式，線上提供信息資源共享的途徑包括網站（檔案機構及其所屬機構的門戶網站），微博、微信公眾號等。線下通過設立檔案信息資源查閱場所或提供查閱服務、定期舉辦主題展覽等方式向社會共享檔案信息資源。線上檔案信息資源共享平臺需要信息技術的維護以保證良好運行，當然信息技術也并非僅限于滿足系統能夠運行的最低門檻，可以在網站、客戶端的易用性，界面友好型等方面幫助共享部門面向社會提供更加優質的檔案信息資源共享服務。

4.4檔案信息共享環境

在AI&A-IE-I/P中，信息環境對檔案信息資源共享有著重要影響。如上所述，檔案信息資源共享環境既包括內部環境又包括外部環境。檔案信息資源共享內部環境可以從部門的體制機制建設、法規政策健全程度以及機構重視程度三個角度來看。首先，體制機制的建設包括檔案信息管理制度、檔案信息共享制度、檔案信息共享的運行和監督機制等方面?！敖y一領導、分級管理”的檔案行政管理制度為檔案信息資源共享提供了有利條件，健全的檔案管理、共享制度和機制的運行也能夠在檔案信息資源共享過程中產生積極影響。其次，法規政策主要包括與檔案信息共享的相關政策，即是否有相關規定對信息資源共享的標準進行統一、對信息資源共享中的安全問題進行規范等。最后，機構的重視程度主要從領導支持和資金投入兩個方面體現。高層領導對檔案信息資源共享的支持可以打破部門之間信息資源共享的利益沖突壁壘，加強部門間的業務協調性和利益協調性，提升部門之間的信任程度，對跨部門的信息資源共享有良好的促進作用。資金的投入也體現了機構的重視程度，開展檔案信息資源共享不可避免的需要持續的資金投入，包括建設基礎設施費用、維護網絡平臺的費用、工作人員的培訓費用等。檔案信息資源共享外部環境主要是指來自社會和國家層面的影響因素。在面向社會的公共數據開放過程中，由于信息化發展水平不均衡導致公眾在獲取和利用政府開放共享的信息資源方面存在貧富差距，面向機構的檔案信息資源共享也會由于不同層級檔案部門信息技術水平的差距而導致共享不均衡，這些被稱為信息資源共享中的數字鴻溝[21]。此外，國家與信息資源有關的法制建設、人才培養等都是影響檔案信息資源共享外部信息環境的重要因素。

5結語

從信息生態系統的視角來看，信息生態因子即信息人、信息技術、信息資源、信息環境及其相互關系構成的信息共享生態鏈是影響檔案信息資源共享的重要因素。服務型政府理念下的檔案信息資源共享涵蓋面向機構的檔案信息資源共享和面向社會提供檔案信息資源共享服務兩個層面。在逐漸邁向“數字中國”的進程中，面向社會的檔案信息資源共享作為檔案機構提供社會化服務的新要求，在完善檔案治理體系和提升檔案治理能力方面將發揮著重要的作用。

*本文系中國人民大學2018年度拔尖創新人才培育資助計劃研究成果。

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