在Excel中利用單元格格式簡化輸入

在Excel中輸入數據無疑是個體力活，大量輸入數據還要保證輸入絕對正確，真是費時費力。其實，不少Excel表格的單元欄都有相似之處，只要充分利用單元格式這一功能，就可以大大降低數據的輸入難度。

在單元格中輸入單位，這是非常常見的操作，可逐一輸入就麻煩了，其實要自動添加單位是很簡單的。用戶只需要在單元格中點擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“設置單元格格式”，隨后在彈出的菜單中，在“數字”選項中選擇“自定義”，并將“類型”中的“G/通用格式”修改為0“件”這樣的格式（圖1），點“確定”后，下拉單元格，讓它在下列單元格中生效就可以了。

而在輸入的0“件”這個格式中，“件”表示自動添加的單位，當然，根據需求，也可以換成元、小時等常用單位，這個0表示用戶輸入的數字將自動替換。實際上，我們可以將這個0放在單位前，也可以放在單位后，讓數字出現在不同的位置。比如說，不少企業的工號前，往往有一堆字母代表一定含義，此時我們在類型中就可以輸入“abcd0”這樣的格式，這樣只需要輸入數字，單元格中就會自動生成“abcd123”這樣的數字。

用上面的方法只能輸入數字，而一旦要輸入文本就無法完成，而辦公用戶在日常輸入時，會遇到不少單元格如班級、公司等，往往需要輸入文本，但其格式又大致相同，在這種情況下，@可以作為一個通配符，來進行自動填充輸入。操作方法很簡單，與上面一樣，只需要將“類型”中的“G/通用格式”修改為“電腦報@分公司”這樣的格式（圖2）。隨后下拉單元格，讓它在下列單元格中生效就可以了。這樣，我們再輸入城市名，如“北京”，單元格就會生成“電腦報北京分公司”這樣的字段。

其實，在不少單元格中輸入內容非常簡單，如性別，無非就是男女，考核，無非就是通過、未通過等，不過這些單元格要一個個輸入也非常討厭。其實使用“設置單元格格式”后，只要敲個數字，一切迎刃而解。操作方法很簡單，與上面的操作一樣，用戶只需要最后將“類型”中的“G/通用格式”修改為“[綠色][=1]"通過";[紅色][=2]"未通過"”（圖3），再點“確定”后，下拉單元格，使公式在下面的單元格生效。剩下的事情就簡單了，不用再輸入漢字，只要輸入1，單元格就會用綠色顯示通過，輸入2，則用紅色顯示未通過，這樣不僅輸入簡單，而且表格顯示也更清晰。

其實，利用好“設置單元格格式”，還能起到更多的簡化輸入的作用，如輸入阿拉伯數字時自動轉換為大寫漢字，自動調整時間格式的顯示，不同貨幣的顯示方法等，多用點心，在輸入時的麻煩就會少一些。