談如何加強檔案管理的信息化

徐海杰

摘 要：近年來，我國信息產業和信息基礎設施建設飛速發展，特別是辦公自動化的快速發展，以及政府信息應用系統不斷增加，為檔案信息化建設創造了良好的氛圍和條件。若是繼續按照傳統的方式進行檔案管理，無疑需要大量的時間和空間，并且在查找過程當中也需要耗費一定的時間。同時，紙質檔案在查閱使用的過程中還會出現磨損的可能性。本文就檔案管理信息化建設中的特征進行分析，并據此提出采取有效措施，推動信息化管理進程。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設

在網絡信息還不發達的時代，人們大多是通過紙質文件的分門別類的整理來進行檔案管理。那時候，所有的文檔都會根據其性質、文件內容以及重要性保存到相應的資料室當中去。但是，社會在不斷的發展，所需要儲存的檔案也會越來越多。若是繼續按照傳統的方式進行檔案管理，無疑需要大量的時間和空間，并且在查找過程當中也需要耗費一定的時間。同時，紙質檔案在查閱使用的過程中還會出現磨損的可能性。因此，在互聯網高速發展的今天，將紙質檔案轉化成電子信息文件進行儲存無疑是最好的選擇。

一、檔案管理信息化的定義與內涵

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案保管為重點，向以為社會提供數字化信息服務為中心的轉變過程。這是一個長期的發展過程，在這過程中，檔案部門要不斷地采用現代信息技術裝備，提高檔案管理和利用的現代化水平。檔案信息化管理具有以下特征：

1.存取自動化管理。在檔案管理中現代化信息技術廣泛應用，無論是電子檔案或電子文件生成，還是傳統的紙質檔案，在存取的時候都要運用自動化管理。

2.信息資源的智能化發展。針對檔案信息管理的深層次開發就是檔案智能開發，主要提供有效的系統加工精煉信息，要滿足不同層次、不同角度的需求。

3.檔案信息資源的網絡化推進。計算機在信息獲取以及傳遞上打破時間、空間限制，以方便快捷的方式來滿足人們當前各種需求，因而檔案網站、數字檔案館也隨之產生。當這些部門不斷增多并且得到普及的時候，其檔案信息資源在信息化條件下可以得到共享。

二、檔案管理信息化建設面臨的問題

隨著信息技術的快速發展，通過網絡方式提供檔案信息服務已經成為現代信息社會檔案事業發展的一個重要特征。人們在享受網絡帶來巨大便利的同時，網絡信息安全問題越來越突出地擺在我們面前。網絡的共享性、開放性特征決定了網絡系統的脆弱性。因此，影響檔案保密和檔案安全的因素主要有以下兩個方面：

1.人為因素。檔案部門的安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網頁上隨意發布信息，對發布的信息缺少嚴格的審查和管理。

2.技術問題。當前電腦病毒橫行，加之黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

三、檔案管理信息化的必要措施

1.管理設備統一調配

為了將紙質檔案信息逐步轉化為數字化信息，需要依靠網絡化設施的配備，這涉及到計算機檔案管理系統的運用。其中，使用的計算機要型號和規格統一，計算機內部要運用內存較大的高容量載體，滿足數字信息的全部要求。高容量的存儲載體不但能解決工作量大的問題，并對檔案的搜索分類帶來便利。同時，加快高速信息網絡建設，為檔案信息快速傳遞提供重要保障。

2.規范化的管理機制

檔案信息化建設中，應明確相關的責任，確保網絡以及數據的安全運行，需要從實際情況出發，有效制定相關制度和管理章程。檔案管理部門要嚴格根據國家的相關政策建立健全管理制度：第一，對檔案管理的流程以及技術進行管理和規范，將工作環節和工作流程細化。第二，建立相關安全管理措施，尤其有關電子檔案部分，確保檔案的安全完整性。

3.建設復合型的管理隊伍

首先，檔案管理人員隊伍的建設是檔案信息化建設的基礎。許多檔案管理人員由于參加工作時間比較長，習慣于傳統的管理模式和管理體制，對檔案管理進行計算機網絡操作在主觀心理上比較排斥，特別是前期使用中因為技術操作不熟練等因素導致工作速度沒有傳統方式快，從而對計算機網絡信息技術的應用持懷疑態度。因此，要加強對工作人員相關知識的培訓，讓其對信息技術的優點有全面了解，熟練掌握，提高其主觀積極性。其次，檔案信息化是指在信息查閱中實現自動登記、輔助立卷和檢索，因其操作都是在計算機上進行的，所以管理人員就要對計算機操作流程熟悉，掌握相關的系統網絡安全知識，確保在管理操作中檔案信息的安全與完整。同時，檔案管理人員的職業道德、工作態度也是影響檔案管理信息化的重要因素，因此，要建立適應信息時代的復合型檔案管理隊伍，在加強培訓教育的同時注重引進多方面的專業人才，不斷充實人才隊伍。

四、結語

總之，檔案管理信息化建設是一個復雜的過程，我們要在檔案信息化建設過程中不斷發現問題，總結經驗。要運用科學發展的眼光來看待檔案管理信息化建設，不斷創新管理機制，加大設備投入、人才培養等支持力度，有效推進信息化管理流程。

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