如何提升人力資源管理檔案管理工作

李新羿

摘 要：企業發展過程中，檔案管理工作是十分重要的，但是很多企業的人力資源部門對檔案管理工作并不重視，開展的各項檔案管理措施也趨于形式化，沒有實質性的作用，不能充分發揮檔案管理對企業發展的積極作用，因此企業需要加大對檔案管理工作的重視，創新檔案管理工作理念和工作方式，提高檔案管理工作效率，從而促進企業不斷發展。

關鍵詞：人力資源;管理檔案;管理工作

檔案管理工作是企業內部管理中的重要組成部分，現在很多企業的人力資源檔案管理工作中都存在著管理方式不規范、管理人員素質不高以及檔案管理信息化程度不高等問題，因此企業需要采取有效措施不斷提高企業的檔案管理水平和效率，充分發揮檔案管理對企業發展的積極作用。

一、建立科學完善的人力資源檔案管理制度

隨著社會的發展，時代的進步，企業在開展人事檔案管理工作時需要緊跟時代潮流，打破原有的人事檔案管理理念和管理方式，建立科學完善的人力資源檔案管理制度，從而提高人事檔案管理工作的規范化和制度化。檔案管理工作包含檔案收集、檔案管理、檔案篩選以及檔案歸檔等方面，企業應該針對這些內容制定詳細的管理內容和管理標準，針對企業的人事檔案，人力資源管理人員應該針對企業不同的部門員工進行分析，按照部門、崗位的不同將檔案區分開來，并對各個員工的情況進行詳細的了解，例如員工的基本情況，如年齡、學歷、工作經歷等，還有員工的綜合素質、培訓經歷、證書等方面也應該進行了解，充分發揮人事檔案在現代企業人力資源管理體系中的積極作用。企業還需要針對人事檔案管理工作做好檔案保密和安全工作，及時的對人事檔案信息進行更新、補充，完善企業員工的各項信息內容，在處理人事檔案信息時，需要保持嚴謹的工作態度，保證人事檔案管理工作的順利開展。

二、建立科學完善的人事檔案管理系統

傳統的人事檔案管理工作中，人事檔案的各種信息都是按照人事部門的檔案標準要求制定出來的，雖然里面包含很多內容，但是還是存在很多的局限性，缺乏對員工信息記錄的完整性和全面性，因此人力資源檔案管理工作中應該打破采用現代檔案管理理念來對檔案信息進行管理，盡量完善檔案內容，使檔案能夠從各個方面，全面反映出一個員工的各項情況，方便企業進行人員優化配置。在對員工信息進行搜集的過程中，需要保證員工信息的有效性和全面性，除了保留一些原有的基礎信息外，還需要補充一些新的信息，對于一些沒有保存價值的信息應該及時刪除，避免占用存儲空間。人事檔案信息中既包含員工的基本信息，還應該包括對員工思想狀態、工作情況以及性格特點等方面的描寫信息，除此之外，員工在工作中得到哪些獎勵、獲得過哪些榮譽職稱等信息也應該有所記錄。管理人員不僅能需要對人事檔案信息進行搜集，同時還需要對人事檔案信息進行定量分析和整合，從中提取出有價值的信息，提高人事檔案信息的利用效率，方便企業領導在正確人事檔案信息的基礎上制定合理的企業發展戰略方針。

三、提高人力資源檔案管理的信息化水平

隨著科學技術的不斷發展，信息技術在企業中的應用越來越廣泛，尤其是在企業人事檔案管理工作中發揮著重要的作用，提高了企業檔案管理工作的信息化水平。企業可以充分利用大數據技術，加大對人事檔案信息的搜集，從中篩選出有價值的數據信息，另外利用信息技術對人事檔案信息進行搜集和儲存可以有效避免出現檔案丟失等問題，提高檔案數據信息的管理效率。采用信息技術對人事檔案進行管理，給檔案信息提供豐富的檔案載體類型，避使用傳統的紙質記錄方法，以免造成檔案信息的丟失，同時也可以避免占用過多的存儲空間。

對人事檔案進行信息化管理可以有效提高人事檔案的利用效率，降低檔案管理人員的工作負擔。在查閱人事檔案資料時，可以通過建立人事檔案管理平臺，通過關鍵詞搜索找到相應的資料，改變傳統的翻閱大量紙質資料進行檔案信息查詢的管理方式。在對紙質檔案信息資源進行錄入時，可以采用電子掃描的方式將紙質檔案逐漸轉變為電子檔案，促進檔案管理數字化目的的有效實現。

四、加大對檔案管理人員的培訓力度

企業人力資源檔案管理工作中，管理人員素質水平的高低、工作能力的強弱對檔案管理效率有著直接的影響，因此企業需要加大對人事檔案管理人員的培訓，一方面需要提高工作人員的職業素質，使每個工作人員都能夠充分認識到檔案管理工作對企業發展的重要性，按照人事檔案管理制度來開展檔案管理工作，對自己的管理內容、管理范圍和管理標準進行明確，認真負責的做好檔案管理工作。其次需要不斷提高檔案管理人員的安全意識和工作技能，企業需要對檔案管理人員進行安全意識的培訓，使每個管理人員都能夠在實際的工作中提高自身的安全意識，按照相應的工作要求來進行管理檔案，有效保證檔案信息的安全性和可靠性。同時需要提高管理人員的工作技能，定期組織管理人員參與檔案管理學習活動，學習先進的檔案管理知識，不斷擴充自身的檔案管理知識。還應該加強對管理人員進行計算機應用技術的培訓，使每個工作人員都能夠熟練操作計算機，提高檔案管理信息化水平，從而提高檔案管理效率。除此之外，企業還應該積極的引進優秀的人事檔案管理人才，提高整個檔案管理隊伍的整體素質和工作水平。

總? 結

綜上所述，企業發展過程中，人力資源檔案管理工作是十分重要的，新形勢下，傳統的檔案管理理念和管理方式已經無法滿足現代企業發展的需求，因此企業需要對人事檔案管理方式進行創新，采用現代管理理念，制定科學合理的人事檔案管理制度，加大對信息技術的應用，提高人事檔案管理工作的信息化水平，加強對人事檔案管理系統的建立，不斷提高人事檔案管理人員的道德素質、工作技能和安全意識，從而有效提高人力資源檔案管理工作水平和工作效率。

參考文獻

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