加強人力資源和社會保障個人檔案管理的思考

胡萍

【摘要】：人力資源與社會保障的個人檔案管理簡單來說就是將收集、分類、封存、鑒定、記錄、統計以及進行利用的一個基礎性工作。這些記錄在冊的個人檔案資料非常的珍貴，它關系很多人的利益和待遇。就現在來說，所有從計劃經濟體制退休的老員工存留的個人檔案是他們享受退休社會保險的唯一重要的證明和依據。本文就人力資源和社會保障個人檔案管理進行研究，提出相關問題及解決對策，期望為檔案管理工作作出貢獻。

【關鍵詞】：人力資源 社會保障 個人檔案 管理

引言

人力資源和社會保障個人檔案管理對于人們的福利和社會的安定都起著非常重要的作用。因此，對于人力資源以及社會保障的整體工作必須要完美的做好，盡量不留下瑕疵。特別是對于很多的國有企業來說，員工下崗之后和企業解除勞動關系，那么就需要企業認真的做好員工的個人檔案管理，這是個很繁雜和龐大的工程，這也給企業的個人檔案管理工作帶來一些新的挑戰。還有一些用人比較少的小型企業，為了省下一筆資金，減少管理的成本，往更喜歡找一些人事檔案管理方面的代理。這樣的話，人和檔案脫節的相關問題就會凸顯出來。企業在新形勢下如何有效的發展工作，合理的應對人力資源以及社會保障管理個人檔案工作碰到的新情況以及新問題，不斷的對人力資源以及社會保障的個人檔案管理工作進行強化，為黨與政府將人力資源以及社會保障工作做好，并且提供科學、完整以及詳細的數據資料，這是人力資源以及社會保障檔案管理工作人員需要面臨的首要任務。

1.人力資源管理以及社會保障個人檔案管理存在的問題

在我國，有關人力資源以及社會保障的個人檔案已經被廣為應用，并且對社會的發展起 到了相當大的推動作用。近年來我國的科技水平在不斷的發展，社會也在不斷進步。但是對于個人檔案方面的管理工作卻沒有緊跟上時代發展的步伐，對于檔案的管理工作缺少有關現代化技術的應用，在企業的內部相關的組織制度以及工作人員的素質等一些問題還需要及時進行解決，這都是在新時期下關于個人檔案的管理所需要面對的問題及挑戰。

1.1監管機構需要完善，工作人員的素質需要提高

在企業中，關于對人力資源以及社會保障個人檔案管理內部進行監管的機構急需完善，沒有一個行之有效的監管機制是萬萬不行的，這對檔案的管理工作非常的不利。另外有關工作人員的業務能力急需提高，面對繁雜龐大的工作量沒有過硬的業務能力是不行的，這會直接影響工作的效率。另外，有關檔案管理工作人員的綜合素質低下也是一個值得重視的嚴 重問題，因為檔案管理工作具有特殊性，經常會產生正式職工的編制不夠，一個人肩負數職的現象屢見不鮮。但是有一些工作人員卻并沒有獲得有關從業資格證書，這樣的話就很難對個人檔案管理的工作質量進行保證，從而就很有可能產生一些錯誤以及問題，這會影對人力資源以及社會保障的工作造成一些很不好的影響，影響人力資源以及社會保障的穩步發展。

1.2科學技術的引進比較滯后，辦公的效率比較低下

現如今，信息化技術目前已經被廣泛的應用到了社會發展以及社會生活等各個領域， 并且對各個領域也產生了推動和促進作用，極大的增加了辦公的效率以及質量。但是在人力資源以及社會保障個人檔案管理的工作中，對于信息化的引進和利用還沒有完全普及以及完善。例如管理系統的信息沒辦法進行共享，很難及時對個人的有關信息進行核實，使得一些社會保障的基金問題很難加以預防以及進行查處。

2.人力資源以及社會保障個人檔案管理的發展策略

為了使得人力資源以及社會保障個人檔案管理工作跟上時代的發展，滿足社會的發展需求，給人民群眾帶來更好的服務，個人檔案管理工作需要不斷的追求進步，盡力彌補在工作中存在的不足以及缺陷，認真的進行分析，從工作中發現問題的實質并且及時采取相對應的解決策略。只有這樣，才能夠使人力資源管理水平不斷提高，從而就能夠對社會保障的質量加以保證，使得個人檔案管理能夠更好地服務社會。

2.1提高檔案工作人員的綜合素質

想要做好個人檔案管理工作，需要工作人員對檔案管理的相關理論知識爛熟于心，并且需要能夠熟練的了解計算機技術，還需要具有相當高的責任感以及職業道德和認真謹慎的態度。企業需要對檔案管理人員定期展開思想教育工作，使其充分的了解到檔案管理工作的重要程度以及實際意義。另外還需要增強工作人員自身的責任感和榮譽感，以助于提高工作的效率。

2.2加強個人檔案的管理制度

需要建設一套全面、合理、并且操作性比較強的管理制度，例如登記、統計、考核、評估、獎勵制度等一些規范都需要確切的指出。另外還需要確定完善的責任制度，實行責任到人的制度，科學合理的設置業務科室以及職責崗位，堅持做到政務公開，詳細的規范工作的流程，形成一個嚴格高效并且統一規范的制度。另外還需要加大監督的力度，實行全方位的監督管理，并且定期審查個人檔案管理工作，對于違法亂紀的行為要進行嚴肅的處理，要為制度增加威信力以及執行力，做到“法出必遵”。相關的領導也需要不斷進行學習，才考一些管理經驗，取其精華棄其糟粕，及時的對不合時宜的規章制度進行更改，保證業務工作能夠與時俱進，從而使人力資源以及社會保障的檔案管理工作能夠真正的服務于民。

小結

因為我國的國情比較特殊，人口基數相對來說比較大，那么就無形中增加了人力資源管理工作的難度，人力資源管理工作關系到很多人的福利，所以其一直是社會關注的重點，對人力資源以及社會保障個人檔案管理工作增加側重，使其能夠順利的進行，是社會主義能夠和諧發展的必然要求。對檔案管理工作中存在的缺陷進行深入的分析，并且及時的進行解決，對檔案管理工作提高水平具有很大的助力，從而能夠保證廣大人民群眾的利益，使現代化建設能夠更好地進行開展。

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