淺議“互聯(lián)網+”時代學校檔案管理信息化建設的策略

鄭紅

摘 要：學校檔案建設對于學校管理具有重要的作用。隨著辦公自動化的普及，檔案管理工作也越來越多的運用網絡技術進行現(xiàn)代化管理，現(xiàn)代化學校應當建立起現(xiàn)代化的檔案管理體制，實現(xiàn)檔案管理信息化、自動化。

關鍵詞：學校檔案管理;信息技術;信息化

隨著信息技術飛速發(fā)展，計算機在各種領域得到廣泛應用，也給檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展帶來勃勃生機。學校檔案管理工作是整個檔案工作的重要組成部分。學校，尤其是中小學校應當適應當前社會經濟發(fā)展，走檔案管理信息化之路，充分發(fā)揮好檔案的重要作用。

一、學校檔案工作的重要性

學校檔案比起其他行業(yè)、部門的檔案，具有其特殊性作用。學校檔案也是重要的歷史文獻，通過它可以總結反思學校工作的經驗得失，促進學校發(fā)展，辦好人民滿意的教育。

（一）傳承歷史的需要。檔案是歷史的見證。歷史資料需要通過檔案一代一代傳承下去，先進經驗需要檔案作媒介一代一代發(fā)展下去。學校檔案是記載學校歷史的教科書，是反映學校發(fā)展歷程的無言碑。學校的快速發(fā)展，產生和積累了大量珍貴的檔案資料，這就對檔案工作提出了一套完整的歷史記錄;我們必須以對歷史高度負責的精神，切實搞好學校檔案工作。

（二）服務現(xiàn)實的需要。檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務現(xiàn)實是檔案自身的一個重要功能。切實抓好檔案工作，積累起全面反映學校工作的檔案資料，實踐證明，我校檔案工作在市級規(guī)范化學校驗收、省市督導檢查等工作中發(fā)揮了不可替代的重要作用。

（三）加強學校管理的需要。學校工作千頭萬緒，檔案工作作為科學管理的重要組成部分，以其自身工作科學的流程，對各項工作的開展發(fā)揮著無聲的引導作用。檔案科學的分類引領著工作方向，檔案的收集整理和歸檔是對實際工作另一種形式的檢驗和督查，檔案自身形式的完整和內在的質量又成為檢驗工作水準的重要標尺。所以，切實抓好檔案工作，可以有效推動學校管理的科學化、規(guī)范化，促進廣大教師在工作中上水平、爭一流。檔案工作是學校科學管理的重要標志，要求全體教工切實爭強檔案意識，人人出力，處處留心，共同搞好學校檔案管理工作，進一步走檔案信息化之路。

二、學校檔案管理信息化的意義

現(xiàn)在中小學檔案的管理水平還停留在紙介質的基礎上，在信息時代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被以計算機為基礎的信息管理所取代。

（一）學校檔案管理信息化，能夠安全高效地實現(xiàn)學校師生的檔案日常管理。

（二）學校檔案管理信息化，可以大大節(jié)省人力，從而減少檔案管理的成本。

（三）學校檔案管理信息化，可以隨時迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。

三、學校檔案管理信息化的路徑

隨著辦公自動化的普及，檔案管理工作也越來越多的運用網絡技術進行現(xiàn)代化管理，現(xiàn)代化學校應當建立起現(xiàn)代化的檔案管理體制，實現(xiàn)檔案管理信息化、自動化。為實現(xiàn)檔案管理信息化建議從以下幾個途徑進行：

（一）提高思想認識，認真學習《檔案法》，進一步引導各處室和全體教工充分認識檔案工作的重要性，增強做好檔案工作的責任感和使命感;引導大家不斷總結經驗，勇于創(chuàng)新，全面提高檔案工作的管理水平;切實做到全員治檔、依法治檔。

（二）學校把檔案工作作為一項很重要的行政工作來抓，每學期都把檔案工作列入學校工作計劃，檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，要做好這項工作，需投入一定的人力、物力和財力。學校確定一名專職檔案管理人員，負責全校的檔案管理，配備一間檔案辦公室、一個專用檔案室，購置檔案柜等相應用品，設置檔案管理專用經費。加大對檔案信息化的投入，盡可能創(chuàng)造條件，推進檔案信息化建設的發(fā)展。

（三）提高檔案標準化、規(guī)范化水平。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，期中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化。

（四）抓好學校檔案順據(jù)庫的建設。目前檔案信息系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過度階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。

（五）加強辦公自動化建設，提高檔案管理工作的質量。利用微機管理文件檔案有許多優(yōu)點：（1）便于文件的增加、刪除、調整等;（2）檢索方便、準確率高;（3）便于文檔保密。

（六）新時期新形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，學校檔案工作者應勇于創(chuàng)新，積極成為本職崗位的行家里手，為教育的長遠發(fā)展、社會的和諧穩(wěn)定貢獻自己的聰明才智。因此，檔案管理人員必須有較好的基礎知識，較高的專業(yè)知識及廣泛的相關學科知識素養(yǎng)，在提供服務時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值，使檔案管理工作發(fā)揮出應有的經濟效益和社會效益。

（七）加強網上辦公條件的創(chuàng)設，保障資源利用。借助現(xiàn)代信息技術，對檔案資源進行深層開發(fā)，使其轉化為新的載體形式，并以多種方式和渠道傳遞給校領導、老師們，提高資源利用率，以此體現(xiàn)檔案工作的真正價值。學校開通并維護好校園網站，借助這個平臺實現(xiàn)信息交流、資源共享，以便全方位、多途徑、多角度的利用好檔案資源，為科學決策、教育教學服務。

總之，面對當前經濟科技的發(fā)展要求，特別是信息技術的快速發(fā)展，我們的檔案建設條件還需進一步完善，信息化水平還須進一步提高;我們的檔案工作者要進一步學習和掌握新知識、新技術和新方法，積極開展檔案編研工作，提高自身業(yè)務素質，更好地適應檔案管理現(xiàn)代化的要求。