SPD系統的應用對我院藥品采購工作中“兩票制”實施的促進作用

董鵬志 李勇 李志宏 陳維紅 吳巧生 張愛平

摘 要 目的：為促進醫療機構藥品采購工作中“兩票制”的管理實施提供參考。方法：通過在SPD（Supply processing distribution）系統的相關模塊中增加藥品采購訂單“兩票制”確認、查詢、統計等功能，以實現采用信息化手段對“兩票制”資料的管理工作；通過分析2017 年8月-2018 年6月山西大醫院（簡稱我院）“兩票制”相關數據，描述SPD系統應用后對我院藥品采購“兩票制”工作的影響，從提高工作效率、準確率、節約資源等方面評價SPD系統的應用效果。結果：我院將SPD系統用于“兩票制”管理工作后，實現了發票的信息化管理，核對“兩票制”資料的時間由原來的1.5 min/張縮短至0.1 min/張，資料準確率由原來的95%提高至100%，每年可節約紙張約4萬張。結論：我院在藥品采購“兩票制”工作中應用SPD系統后提高了工作效率，降低了勞動成本，減少了資源浪費，有效提高了管理水平。

關鍵詞 SPD系統；藥品采購；“兩票制”；信息化管理

Improvement Effects of SPD System on the Implementation of “Two-invoice System”in Drug Procurement in Our Hospital

DONG Pengzhi1，2，LI Yong2，LI Zhihong2，CHEN Weihong2，WU Qiaosheng2，ZHANG Aiping1（1.School of Pharmacy， Shanxi Medical University， Taiyuan 030001， China；2.Dept. of Pharmacy， Shanxi Dayi Hospital， Taiyuan 030032， China）

ABSTRACT OBJECTIVE： To provide reference for promoting the implementation of “two-invoice system” for drug purchase in medical institutions. METHODS： The function of confirmation， enquiry， statistics for “two-invoice system” of drug purchase order were added into relevant module of SPD （supply processing distribution） system to realize the management of “two-invoice system” data by means of information technology. By analyzing the data of the “two-invoice system” of Shanxi dayi hospital （our hospital） from Aug. 2017 to Jun. 2018， the effects of SPD system on “two-invoice system” of drug purchase in our hospital were introduced after the application of SPD system. The effects of SPD system were evaluated in respects of work efficiency， accuracy rate and resource saving， etc. RESULTS： SPD system was used for the management of “two-invoice system” to realize the information management of invoices. The time for checking “two-invoice system” information was shortened from 1.5 min/sheet to 0.1 min/sheet； the accuracy rate was increased from 95% to 100%， and about 40 000 sheets of paper were saved each year. CONCLUSIONS： The application of SPD system in “two-invoice system” of drug purchase can improve the work efficiency， reduce the labor cost and reduce the waste of resources， it effectively improves the level of management in our hospital.

KEYWORDS SPD system； Drug purchase； “Two-invoice system”； Information management

“兩票制”主要是指藥品在流通使用過程中，藥品生產企業到流通企業開一次發票，流通企業到醫療機構開一次發票[1]的一種管理方式的簡稱。2017年1月11日，在國務院醫改辦等八部委發布的國醫改辦發〔2016〕4號文件《關于在公立醫療機構藥品采購中推行“兩票制”的實施意見（試行）》中指出[1]：公立醫療機構在藥品驗收入庫時，必須驗明票、貨、賬三者一致方可入庫、使用，不僅要向配送藥品的流通企業索要、驗證發票，還應當要求該流通企業出具加蓋本企業的“兩票制”證明專用章的、由生產企業提供的進貨發票復印件，兩張發票的藥品流通企業名稱、藥品批號等相關內容互相印證，且作為公立醫療機構支付藥品貨款憑證，納入財務檔案管理。鼓勵有條件的企業使用電子發票，通過信息化手段驗證“兩票制”。

自2017 年5 月山西省衛生和計劃生育委員會發布《山西省推行公立醫療機構藥品采購“兩票制”實施方案（試行）》文件[2]起，山西省醫療機構開始實施“兩票制”管理工作。但經過1年多的實行，據筆者初步調查，山西省大多數醫療機構“兩票制”的管理模式仍比較單一，普遍采取打印紙質發票的模式。該模式工作效率低，浪費人力物力資源，使用大量紙張而致資源浪費。

SPD（Supply processing distribution）系統是一種第三方物流系統，可與醫院信息系統（Hospital information system，HIS）以及多個供應商的ERP （Enterprise resource planning）供貨系統實現無縫對接，對接后可用于對醫院藥品的統一管理，提高工作效率[3-7]。因此，在“兩票制”工作中，SPD系統可作為橋梁，將供應商與醫療機構的信息系統進行連接，通過在SPD系統增加藥品采購入庫“兩票制”確認、查詢、統計等功能模塊，即通過信息化手段可實現對“兩票制”資料的驗證工作。隨著山西省各醫療機構信息化建設的推進，在2015年底，山西省已有60%左右的“三甲”醫院開始使用SPD系統進行藥品管理工作[8]，但使用該系統進行“兩票制”管理的模式目前鮮見報道。本文擬通過比較在藥品采購“兩票制”工作中使用SPD系統前后的變化，探討實施“兩票制”的一種管理模式，為山西省醫療機構藥品采購中“兩票制”的管理工作提供參考。

1 SPD系統的組成及優化

1.1 SPD系統基礎功能

SPD系統目前包括請領管理、入庫管理、出庫管理、基礎資料維護、查詢報表五大模塊，其中與本研究相關的模塊有請領管理、入庫管理、查詢報表。（1）請領管理模塊中包括自動補貨、自動補貨確認、采購計劃、訂單審核、庫存計劃功能，采購計劃一般可通過3種計劃方式制訂，其中2種是按照“自動補貨”和“庫存計劃”方式制訂采購計劃后經自動補貨確認，由相關負責人進行訂單審核；第3種是按照“采購計劃”方式制訂采購計劃后，由相關負責人進行訂單審核。（2）入庫管理模塊中包括收貨單審核、入庫兩票查詢、兩票入庫統計功能，此模塊能夠將供應商隨貨通行單信息進行一鍵審核入庫。（3）查詢報表模塊中的入庫查詢功能包括入庫開票單查詢、采購訂單明細查詢、收貨單查詢、采購訂單查詢、訂單狀態跟蹤、采購配送分析、藥品采購數量控制查詢。在此模塊功能下，可通過各種查詢方式能夠迅速、準確地了解到采購計劃的配送等情況。請領管理、入庫管理、查詢報表各模塊的具體功能分別見圖1、圖2、圖3。

1.2 SPD系統新增功能

通過在SPD系統入庫管理模塊中增加采購訂單“兩票制”確認、查詢、統計學模塊，可實現“兩票制”的信息化管理。其中，“兩票制”的確認功能在收貨單審核界面體現，藥品驗收完成后，按照供應商隨貨通行單進行藥品入庫，在SPD系統中收貨單審核界面，根據供應商的票據編號查找相同票據，核對藥品信息，查看藥品“兩票制”資料。在“兩票制”的查詢、統計模塊中，可通過檢索藥品名稱、日期等信息，完成“兩票制”相關資料、數據的查詢。

2 應用SPD系統后對我院藥品采購工作“兩票制”實施的促進作用

2.1 優化了“兩票制”工作的流程

2.1.1 使用SPD系統前 我院一般采用人工方式制訂藥品采購計劃。首先，醫院相關工作人員通過電話、微信等方式向供應商發送藥品采購計劃，供應商業務員通知本公司客服人員按照采購計劃開具隨貨通行單，同時打印生產企業提供的藥品隨貨通行單及進貨發票復印件，并加蓋“兩票制”專用章。之后，在供應商向醫療機構配送藥品時，供應商的業務員按照隨貨通行單上藥品順序整理“兩票制”資料，核對藥品批號、生產企業等信息，整理完成后按照醫院入庫單進行編號排序，按月整理存檔，整個過程由人工完成，并通過打印紙質發票驗證“兩票制”的流程，但這種方式易造成錯漏[9-10]。使用SPD系統前“兩票制”的工作流程見圖4。

2.1.2 使用SPD系統后 醫院在使用SPD系統制訂藥品采購計劃時，系統會根據藥品消耗及庫存，按照工作人員設定的補貨規則，自動生成藥品采購計劃[11-12]，該計劃經相關負責人審核后，發送至藥品供應商，供應商ERP 系統自動接收采購計劃信息[13]，根據藥品隨貨通行單上的藥品信息上傳“兩票制”資料，醫院通過SPD系統核對藥品“兩票制”電子發票相關信息，藥品驗收完畢后，工作人員一鍵審核，準確、迅速地完成藥品入、出庫入賬工作[5，11-13]。使用SPD系統后“兩票制”的工作流程見圖5。

2.2 實現了“兩票制”電子發票管理

在“兩票制”的文件中提到鼓勵有條件的企業使用電子發票，通過信息化手段驗證“兩票制”[1，4]。在SPD系統藥品入庫管理模塊中增加“兩票制”確認、查詢、統計等子模塊后，可將票據原件掃描上傳進行電子化傳遞，全流程無紙化查驗，實現了“兩票制”電子發票的管理，相比傳統模式下使用的票據打印版、復印版，更為清晰可靠。“兩票制”確認、查詢模塊中“圖片數量”可反映藥品的“兩票制”資料提交情況：比如數量為2，表明該藥品隨貨通行單及發票齊全；若數量為1，表明缺少隨貨通行單或發票；若數量為0，表明該藥品無任何“兩票制”資料。“兩票制”確認界面具體情況見圖6；通過點擊“圖片數量”中的數字可以迅速查看電子發票，并且能夠對圖片進行放大、旋轉、保存到本地、打印。查看電子發票內容示例見圖7。

2.3 提高了藥庫工作效率

在藥品入庫過程中，通過SPD系統核對“兩票制”，工作人員可迅速查看“兩票制”資料，不需要花費大量時間去完成“兩票制”資料的打印、整理、核對、排序等工作。SPD系統按照供應商隨貨通行單藥品順序自動匹配，一一對應。當藥品隨貨單中“兩票制”資料短缺時，系統會自動提示，進行入庫攔截，這在很大程度上縮短了工作人員核對、整理“兩票制”資料的時間，提高了工作效率。筆者統計了2017年10月使用SPD系統管理“兩票制”1個月內的資料核對時間及資料準確率，并與同期人工紙質管理“兩票制”工作情況進行比較，結果詳見表1。

2.4 節約人力物力資源

SPD系統實現了“兩票制”電子發票的管理，通過計算機存儲電子發票。若需要紙質版資料時，可隨時下載打印。一般情況下，向醫院配送的藥品數量大、品種多，配送比較頻繁，打印紙質發票需要工作人員花費大量的時間，使用大量的紙張，造成資源浪費、環境污染，同時占用很大的存儲空間。我院從2017 年8 月1 日-2018 年6 月30 日，合計購進藥品21 588批，每批藥品購進記錄均需提交“兩票制”資料包括藥品隨貨通行單和藥品發票。如果全部通過SPD系統進行電子發票管理，將節約紙張43 176（21 588×2）張，不但節約了人力物力資源，也更利于環保。

2.5 有利于“兩票制”資料的回查

2.5.1 紙質發票的回查 在我院采購工作中，紙質發票的“兩票制”資料一般按照藥品配送日期及藥品入庫單據號進行排序，按月裝訂存檔，提交至醫院計財處存檔，作為醫院付款依據。回查資料時，需查閱已排序整理的紙質版發票，通過核對醫院HIS中藥品入庫日期、單據號、藥品明細等信息，才能夠找到相關藥品的“兩票制”資料，查找過程費時費力。

2.5.2 電子發票的回查 使用SPD系統后，“兩票制”資料存放于醫院系統端口，通過醫院內網進行管理。電子發票在存檔過程中不占用資料室，能夠長期保存。醫院計財處安裝SPD系統，對“兩票制”資料進行存檔，可作為醫院付款依據。由于上級部門檢查工作等原因需回查“兩票制”資料時，醫院工作人員可通過檢索入庫日期、藥房名稱、藥品名稱、供應商名稱、藥品助記碼等信息，迅速查找到相關藥品的“兩票制”資料。在入庫兩票查詢界面可查看藥品“兩票制”資料的提交情況，核對隨貨通行單、發票是否齊全，點擊“兩票數量”中的數字，可迅速查看、下載、打印相關藥品的電子發票。入庫查詢功能的具體情況見圖8。

2.6 實現“兩票制”數據的統計

通過SPD系統的入庫統計模塊，可實現對“兩票制”數據的統計，按照日期進行檢索，可迅速了解各供應商在某個時間段的“兩票制”資料上傳情況。例如，可查詢醫院2018 年10 月各供應商“兩票制”提交情況，包括SPD系統中入庫總數、“兩票制”資料滿足率、隨貨通行單數量、發票數量及所占比例等內容。而對紙質發票進行數據統計時，需要通過提交紙質發票的藥品明細與紙質發票數量進行對比，手工登記“兩票制”資料的短缺情況，不易進行數據統計。SPD系統中入庫的兩票統計界面見圖9。

3 SPD系統在我院的優化與應用

隨著藥品采購“兩票制”管理過程中信息化工作的不斷推進，我院SPD系統不斷被優化，電子發票的比例也逐漸提高，比如在系統中增加了手工票據的導入功能，手工訂單可通過SPD系統審核入庫，上傳“兩票制”資料，實現電子發票的管理。同時逐步完成醫院全部藥品供應商的相關系統與SPD系統的對接工作，所有供應商的“兩票制”資料實現了信息化管理。對我院2017 年8 月-2018 年6 月期間購進的所有藥品的“兩票制”資料數據進行整理，可知，通過SPD系統上傳的電子化“兩票制”資料比例逐漸增大，呈上升趨勢，詳見表2。

表2 我院2017 年8 月-2018 年6 月“兩票制”資料組成情況

Tab 2 Data composition of “two-invoice system” in our hospital from Aug. 2017 to Jun. 2018

[時間＼&“兩票制”藥品數量＼&電子發票數（占比，%）＼&紙質發票數（占比，%）＼&2017年8月＼&2 077＼&989（47.6）＼&1 088（52.4）＼&2017年9月＼&2 428＼&1 097（45.2）＼&1 331（54.8）＼&2017年10月＼&1 607＼&800（49.8）＼&807（50.2）＼&2017年11月＼&2 083＼&946（45.4）＼&1 137（54.6）＼&2017年12月＼&1 655＼&930（56.2）＼&725（43.8）＼&2018年1月＼&1 973＼&1 171（59.4）＼&802（40.6）＼&2018年2月＼&1 625＼&961（59.1）＼&664（40.9）＼&2018年3月＼&1 960＼&1 144（58.4）＼&816（41.6）＼&2018年4月＼&2 418＼&1 671（69.1）＼&747（30.9）＼&2018年5月＼&1 766＼&1 077（61.0）＼&689（39.0）＼&2018年6月＼&1 996＼&1 437（72.0）＼&559（28.0）＼&]

4 對SPD系統的改進建議及發展趨勢預測

通過分析并評價我院近一年來“兩票制”管理工作及SPD系統對“兩票制”管理工作的促進作用，可知使用SPD系統實現了信息化手段驗證“兩票制”的資料，發揮了信息系統的優勢。筆者建議各醫療機構在實施“兩票制”工作時可采取以SPD系統為主、紙質資料為輔的“兩票制”管理模式。但同時認為SPD系統仍需要工作人員在實際工作中不斷地改進和優化，才能更好地使用，解決更多的問題。

4.1 將藥品檢驗報告等資料納入信息化管理

目前我院一般通過供應商網站或紙質化管理藥品檢驗報告、藥品資質檔案等資料，隨著SPD系統的進一步優化，還可實現藥品檢驗報告、藥品資質檔案等資料的上傳工作，便于工作人員進行資料審核、存檔、查詢、更新等工作，實現藥品相關資料的信息化管理，將進一步提高藥庫人員的工作效率。

4.2 與陽光采購平臺數據對接

按照藥品采購相關規定，我院采購除麻醉、一類精神藥品外的藥品必須通過陽光采購平臺進行采購。通過陽光采購平臺采購藥品時，需要完成藥品計劃的錄入、供應商配送信息的錄入、醫院驗收藥品信息的錄入等工作。目前該工作需要工作人員手工錄入每條藥品計劃信息，工作量非常大，效率很低[14]，今后必將通過信息化手段來解決。故筆者認為將SPD系統與陽光采購平臺對接后，將在很大程度上改善上述情況，提高工作效率，避免手工錄入信息帶來的錯誤。

4.3 有利于主管部門進行相關的監管工作

當SPD系統與陽光采購平臺實現對接后，藥品采購數據將準確上傳至陽光采購平臺，而主管部門可通過陽光采購平臺對各醫院數據進行匯總分析，了解藥品配送情況及短缺藥品品種，“兩票制”資料提交情況，及時采取有效的措施，更好地實現對藥品流通行業的監管[15]。

5 結語

通過我院的實踐，表明SPD系統在我院藥品采購工作“兩票制”實施過程中優化了醫院驗證“兩票制”資料的流程，實現了“兩票制”電子發票管理，提高了藥庫工作效率，節約了人力物力資源，實現了“兩票制”資料的回查以及“兩票制”數據的統計。同時，SPD系統還有很大的開發空間，需要我院工作人員與SPD系統工作人員不斷進行溝通、磨合、改進，不斷地優化系統，以發揮其更大的作用。

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（收稿日期：2018-11-07 修回日期：2018-12-24）

（編輯：劉 萍）