淺析科研機構科研項目檔案管理

崔文輝

摘 要：本文較為全面的總結了科研機構科研項目檔案管理的特點，詳細分析了科研機構的科研項目檔案管理中存在的問題，并結合工作經驗提出了行之有效的應對策略，重點提出科研機構要把科研項目檔案工作與科研項目的整個過程緊密結合起來，實現科研工作與檔案工作同步進行，促進科研項目檔案工作制度化、科學化以及信息化管理，保證科研項目的圓滿完成，這樣既能得到科研成果，又可以提高科研機構的整體競爭力。

關鍵詞：科研項目;檔案管理;信息化;競爭力

1 科研機構科研項目檔案管理特點

1.1 保密性

科研項目檔案是保密性很強的，因為科研項目研究屬于學科前沿，其研究過程、研究成果均屬于較高密級檔案。科研機構應給其充分重視，應從立項到驗收整個過程，都要投入相應的人力、物力以及財力，要為科研項目研究配備專門的檔案室和專職檔案人員。科研檔案的保密性工作做不好，一旦出現內容或過程泄露情況，就失去了項目自身的研究價值，甚至損失較為嚴重，這就要求科研檔案有較強的保密性。

1.2 現實性

科研項目檔案歸檔之后，主要目的是為了研究、檢查等進行查閱參考的，科研活動的繼承性和連續性決定了科研檔案的線型效用的活躍性，科研檔案的現實性特點，使得科研項目檔案工作同科技以及生產活動緊密聯系，不可分割。

1.3 專業性

科研項目檔案主要是記錄專業技術領域、專業內容性質的內容，是記錄相應的專業技術活動的記錄和產物，是在具體專業領域的社會和生產活動中形成的科研項目檔案。專業性的特點是實現科研項目檔案科學管理的重要依據之一。

1.4 成套性和階段性

科研項目管理是按照項目立項、研究到驗收、推廣的順序秩序漸進、環環相扣的系統過程，在每一個過程都會形成相關的科研文檔，立項階段會有立項文檔，科研階段會形成相關的科研成果文檔，最后驗收階段會形成驗收文檔，這些文檔最終形成一套完整的科研項目檔案，它們是一個不可分割的整體，這是相對于其他檔案最鮮明的特點。

2 當前科研項目檔案管理現狀及存在問題

科研項目檔案管理工作主要是為了確保科研檔案資料的來源、質量以及后期的檔案利用和使用效率，搞好科研檔案的科學管理工作，充分發揮科研檔案信息的作用，為科研機構、科研項目服務。管理流程是：檔案建立、檔案收集、檔案整理、檔案管理、檔案鑒定、制定檔案檢索程序、檔案資料的多方位利用。在當前科研項目管理過程中，檔案管理人員基本上是按照檔案管理規定辦法來開展檔案管理工作。隨著科研項目的增多，科研機構涉及的研究領域的擴張，必然要求具有更高效率的科研檔案管理工作，這樣傳統的科研檔案管理方法和方式已經不能滿足當前的需求，因此，科研檔案管理的管理方法和方式需要統一，需要適應信息化的要求，將現有的紙制管理統一實現檔案管理的信息化，這就要求科研檔案管理要進行變革。

2.1 對科研項目檔案管理的重要性認識不夠

科研項目檔案管理是一個全過程的管理，并不是針對檔案結果的管理，它是從項目申請、立項、組織實施、驗收鑒定的成果申報、推廣應用以及最后的檔案入庫的全過程管理，很多科研機構只重視科研過程，把獲取重大成果作為首要目的，對檔案管理重視度還不夠。部分科研人員對自身科研成果進行私自管理，不愿放到檔案管理部門，造成項目檔案不完整。部分檔案管理人員認為其工作的意義和作用不大，使得他們工作中主動性不強，缺乏責任心和上進心。

2.2 科研項目檔案管理還不夠規范

由于管理層重視不夠，導致針對科研項目檔案管理的相關制度不夠完善，相應辦法不夠健全，管理標準化程度不夠高。現有的制度規范對現階段的項目檔案管理要求已不適應當前的科研形勢發展，因此，勢必會影響項目檔案管理的規范性。從客觀角度來講，同樣會造成大量信息資源利用率不高，進而影響了科研檔案管理水平。

3 科研項目檔案管理中存在問題的對策思考

3.1 提高對科研項目檔案管理重要性認識

隨著科學技術的不斷發展，科研創新工作也越來越受重視，這對科研機構而言既是機遇又是挑戰，在這種情況下，管理層的目光不能僅僅放到項目的成果上，更要認識到檔案管理的重要性。一是加強內部宣傳，通過會議、日常工作、櫥窗等形式進行宣傳教育，真正做到從檔案管理人員和領導都能充分認識到其重要性;二是加大對檔案管理工作的建設投入，機構領導要在人力、物力以及財力方面給予大力支持;三是加大培訓力度，積極組織好檔案管理相關基礎知識的教育培訓工作，切實讓大家體會到科研項目檔案管理的重要性。

3.2 完善制度，規范管理，提高檔案質量

檔案管理制度是衡量檔案管理的標準和法則，嚴密的檔案管理制度可以保證檔案的質量和安全，檔案管理制度要滿足科研機構科研項目檔案管理的需要，符合單位的實際情況，也要適應社會發展進程。規范、健全和完善科研項目檔案管理制度機制，正確掌握檔案收集、整理方法，才能確保項目檔案工作有章可循。要嚴格按照制度要求，對檔案信息進行分類及歸檔等，規范檔案范圍以及保密期限等相關內容，特別是在科研項目檔案驗收時更加嚴格的把好關，按制度、流程進行驗收，驗收后確保檔案質量方可執行檔案歸檔工作。

3.3 加強科研項目檔案管理隊伍的穩定性建設

由于科研工作不是單一的，它具有廣泛性和多元性特點，要求科檔案管理人員不僅要具備檔案管理相關知識，還要具備其他專業化、現代化技能。為使科研項目檔案管理人員掌握相應技能、提高業務素質和能力，切實穩定管理隊伍，一是要加大檔案業務培訓工作力度，提高科研項目檔案人員的專業素質，以及涉及的經濟、信息技術以及其他綜合方面的知識。二是積極在機構內部選拔優秀人員，充實和健全檔案管理隊伍。三是創新科研項目檔案管理新方法，比如，成立小組，指導檔案管理人員主動深入檔案形成部門，協助做好檔案收集、歸檔工作;將檔案管理人員納入科研項目研發團隊，真正融入一線，強化服務意識的同時，培養他們的愛崗敬業、開拓創新等高度責任心和工作作風。

3.4 促進科研項目檔案管理信息化建設

隨著計算機技術與信息技術的快速發展，管理信息已成為當今社會發展的必然趨勢，科研項目檔案管理也不例外，要想適應當前發展，必然要摒棄原有的紙質管理，選擇信息化管理，充分利用現代手段，實現檔案管理信息化，通過便捷的信息檢索技術、網絡技術等信息資源保護好原件，滿足不同利用者對項目檔案的需求，實現項目檔案信息資源的共享，逐步實現信息的數字化、檢索自動化、利用網絡化、使用信息接收、存儲和利用的一體化。同時，科研機構要把科研項目檔案的資源開發和利用作為重中之重，加大信息存儲量，發揮科研項目檔案的最大利用率。

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