學校建設項目檔案管理工作存在的問題及對策探討

陸惠萍

【摘要】： 建設項目檔案是指在各種建筑物、構筑物、地下地上管線等基本建設工程的勘察、設計、施工、管理和維護等活動中形成的應當歸檔保存的各種文件材料，其中包括建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘察、設計、施工、調試、使用、竣工驗收等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、材料等。對學校而言，它既是建設過程的真實反映和記錄，又是學校建設的重要基礎和依據，也是學校檔案的重要組成部分。

【關鍵詞】：學校建設項目檔案管理 問題 對策

隨著社會檔案管理體制的完善，學校建設項目檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》。正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，以人為本，貫徹科學發展觀，基建檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領導達成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領導的垂視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感.提高檔案工作的地位，使利用者逐步認識到檔案和檔案工作的重要性。

1目前學校建設項目檔案管理工作普遍存在以下幾方面問題

1.1檔案意識淡薄，缺乏足夠重視。教育教學工作是學校的中心工作，而檔案管理工作普遍處于邊緣地位，就檔案管理內部而言，會計檔案、人事檔案、學籍檔案等受重視程度較高，建設項目檔案次之。學校領導注重工程建設的施工管理、工程質量管理、資金管理、工程進度管理等，而忽視建設項目檔案工作的思想普遍存在，有的文檔部門未能參與建設項目的前期準備、勘察設計、招投標、合同簽署等階段，甚至施工階段也未能參與其中，使得文檔人員不了解工程，不能及時收集、整理文檔資料，不能指導、監督各參建單位文件資料的收集，無法保證建設項目文件資料的完整、系統、準確，甚至造成無法彌補的損失。

1.2制度不健全，缺乏保障措施。許多學校沒有制定相關建設項目檔案的收集、管理制度，有些學校制定了制度，但很不規范，甚至只有大致框架，沒有細則，缺乏可操作性。建設項目檔案工作沒有納入年度工作計劃和考核范圍，責任不明確。

1.3缺乏專業的、穩定的建設項目檔案管理人員。就建設單位而言，通常是臨時抽調部分教師參與到項目建設工作中，主要負責項目建設的進度、質量以及協調等工作，缺乏培訓，缺乏項目建設檔案管理知識，歸檔的建設項目檔案質量不高，缺乏利用價值。

1.4建設項目文件材料形成過程中缺乏必要的檢查、指導和監督。一個建設項目從立項到竣工驗收，是一個較長的過程，除建設單位、建設項目主管部門外，還有多個參建單位，各參建單位都有建設項目文件材料收集歸檔的責任。然而，各參建單位，尤其是施工單位，缺乏專門的資料人員，有的資料人員業務水平較差，缺乏文檔知識，不了解工程竣工檔案的編制標準，對于檔案是歷史的真實記錄缺乏認識，資料與施工進度不同步，明顯滯后，甚至空缺，為了應付檔案驗收，不惜倉促杜撰和造假，不僅無法保證工程質量，而且嚴重影響檔案質量，甚至造成無法彌補的損失。

1.5檔案的信息化程度很低。在已歸檔的建設項目檔案中，許多學校只能做到目錄級的管理，沒有相應的電子文件，有的學校雖有的電子文檔，但檔案載體不豐富，電子文件材料十分匱乏。現有檔案人員缺乏計算機知識，入門級水平也達不到 ，系統開發 、程序維護、咨詢服務和信息導航等專業知識更是空白，給學校建設項目檔案造成不可彌補的損失。

2完善學校建設項目檔案管理的對策

2.1更新觀念，重視學校建設項目檔案的管理和利用。

首先，要得到學校領導的高度重視和支持。搞好建設項目檔案管理工作，不僅需要專業的檔案管理人員，還要有經費和設備，而這些都需要學校領導去解決，如果沒有領導的重視和支持，要搞好建設項目檔案管理工作，只能是一句空話。其次，增強和提高檔案管理部門的管理和服務意識。建設項目檔案不僅要加強管理，更重要的在于利用。利用是檔案工作的中心內容，也是檔案管理工作最為活躍的一個環節。

2.2制定、實施和完善符合學校特點的建設項目檔案管理制度、業務規范。

首先，建設項目檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、移交、借閱等，都要有詳細的、切合學校實際的規章制度和業務規范，這些制度和規范是做好建設項目檔案工作的基礎。其次，建立健全檔案人員崗位責任制、檔案管理目標責任制和獎懲制度，將檔案管理納入年度工作計劃、總結和年度考核中，用制度督促檔案管理人員認真履行崗位職責，明確責任，提高檔案管理水平。

2.3針對項目文件資料形成過程中的缺失，做好建設項目檔案資料的前期控制工作。

首先，實行“四納入”強化監督管理。即把建設項目文件材料形成的質量控制工作，納入建設項目總體規劃，納入與有關單位簽訂的合同協議，納入項目建設程序，納入相關部門和人員的職責范圍。將建設項目文件材料的管理同建設項目的各項工作緊密結合，同步進行，一體化管理。其次，建立超前控制的責任保證體系。即建立有主管建設項目的領導、建設項目各參與部門負責人、專兼職資料員組成的三級責任保證體系，各司其職，各負其責，從組織上保證建設項目文件材料的質量。再次，運用經濟手段，加強控制管理。即把文件材料的形成、積累、歸檔與有關部門和人員的經濟利益掛鉤，進行有效控制。最后，實行“三參加”制度。制定并執行檔案部門、檔案人員參加項目建設工作會議、參加設備開箱驗收、參加建設項目竣工驗收的“三參加”制度，以便于檔案人員履行職責，有針對性的加強對檔案形成、積累工作的監督指導。

綜上所述，增強檔案意識，建立健全檔案管理制度，加強檔案人員工作作風和業務水平，加快信息化步伐，是搞好學校建設項目檔案管理工作的基礎，規范、完整、準確、系統的建設項目檔案是學校建設項目的真實反映和原始資料，是學校建設和發展的寶貴財富。

【參考文獻】：

【1】薛四新、彭榮、陳永生：《檔案信息化應用系統建設》，北京機械工業出版社2006年版.

【2】趙海林：《檔案人員培訓系列講座》，甘肅省檔案局業務指導處印，2010年.

【3】曹書芝：《檔案信息化建設淺議》，《檔案》，2006年第1期.