論秘書的素養

曹夢嬌 王天煜

摘 要：如今，秘書工作成為一項十分重要的工作，是一種常見得社會職業，但要做一個稱職的秘書卻是一門學問。秘書是領導的得力助手，在組織中處于十分重要的地位，有一個好秘書是保證領導工作順利進行的必要條件，所以任何一個領導集團或領導者都十分重視秘書的選擇，秘書人員必須具備相當的基礎知識、專業知識和適應各種工作的不同能力;必須具備一定的馬克思主義理論修養、政策修養、良好的工作作風;還必須遵守本行業的職業道德。要認真學習刻苦鉆研業務，在工作實踐中加深體會，鞏固、完善和提高工作水平和能力。

關鍵詞：素養 素質 能力 道德 修養 結構 知識能力

秘書的知識與能力、秘書的思想修養和職業道德、秘書的心理和性格、秘書的性別特征、秘書的培訓與考核都是構成秘書素養的部分。

一、現代社會的發展對秘書職業提出了新的要求，秘書人才的知識結構和能力結構，具有時代性。在社會主義市場經濟時代 ， 秘書的工作條件、環境、對象、方法等發生了深刻的變化，秘書工作經歷了從單純的辦文辦事到既辦文辦事 ， 又出謀獻策 ， 從單純地傳遞信息到綜合處理信息，從被動服務到主動服務 ， 從憑老經驗辦事到科學化管理的轉變。

（一）現代秘書科學、合理、開放、立體的知識結構應有三個部分， 分別是基礎知識、職業知識和相關知識。基礎知識是必須具備的最基本的素質要素，職業知識是現代秘書的職業標志性知識要素。秘書的工作業務會涉及到各個有關領域，因此是一種綜合性很強的工作，在現代秘書知識結構體系中 ， 相關知識屬于高層次平臺部分 ， 處于延展地位。

（二）現代秘書應該具備與職業要求相適應的能力結構。現代秘書不但要為領導的日常工作提供全方位的服務 ，更要為領導者的決策與 管理提供“智囊式”的服務 ，甚至還要成為分擔上司部分職能的名副其實的助手。代現秘書不僅需要掌握足夠的知識 ， 而且還必須具備適應現代秘書工作的能力。現代秘書需要有一個合理的能力結構，使所學的知識體現在實際的工作能力上 ，從而更好地為自己的本職工作服務。

二、秘書在日常工作中要為領導處理大量的事務，這就對秘書個人的精神素養和知識能力素養有很高的要求。

（一）秘書人員必須認真學習和掌握馬克思主義的基本理論，秘書人員只有樹立了社會主義理想，掌握辯證唯物主義和歷史唯物主義的方法，才能有真正的生活目標和工作動力。做好秘書工作，要不斷學習新知識，掌握新技能，以適應經濟和社會發展的需要。

（二）在秘書工作中秘書人員的職業道德就是秘書工作的主要規范。職工若具有良好的職業道德，不僅有利于協調職工之間、職工與領導之間、職工與企業之間的關系，增強凝聚力。忠于職守，嚴守機密，恪守信用，文明禮貌，廉潔奉公基本可以概括秘書職業道德。秘書職業道德修養是一個在日常工作中長期的磨練和實踐的過程，需要秘書人員自覺地作出多方面的努力。

三、優秀的秘書不僅要具有較高的理論修養和思想道德修養，具有良好的工作作風，職業道德和廣博的知識，還必須了解并善于調節自己的心理，經常保持心理平衡，了解并努力培養自己完美的性格。

（一）秘書應該培養自己對職業的興趣，去努力追求這一職業所需要的廣泛知識，認真耐心的做好各種秘書工作，熱愛并服務于工作對象，培養并發展職業外的興趣愛好，如文學、繪畫、音樂、攝影等來提高知識素養，豐富自己。要努力培養自己確定目的時的自覺性，果斷性，堅韌性，自制力。要善于經常保持積極的、樂觀的、平靜的情緒，防止并善于克服消極的，悲觀的，煩躁的情緒。氣質、性格與秘書職業有一定的關系。秘書要了解自己的氣質，要有意識克服自己氣質特征的缺點，發揮其優點，要善于控制和調節自己的心理活動，培養自己完美的性格。

（二）現代秘書除了理論修養、知識、能力以外，最好具有開朗、敏捷、穩健、堅毅、幽默、自制等性格側面，秘書人員能夠在意識的自我調節中發展，改變調整自我的性格，更好的做好自己的工作。

四、當今社會，秘書已經成為各機關、企事業單位中不可或缺的重要組成部分。秘書職業男女比例經歷了從男性一統天下到女性化傾向的變化。不同性別具有不同性別的特點。

（一）女性由于有較強的形象記憶和機械記憶能力而更善于形象思維，更富于想象力。男性更善于抽象思維，長于判斷和推理，有較強的演繹、歸納能力。

男秘書自信心比女秘書強。心理學家布勞克等人通過對學生考試后、公布考分前估計分數的心理分析發現，女學生的自我評價往往低于男學生。女秘書較為容易情緒化，容易被情緒所左右。男秘書往往不拘小節，對小事不會耿耿于懷，不會過于計較得失，在處理事務時 較少情緒化。女秘書富于同情心，善于理解他人。女秘書在工作中更能體諒別人，能為領導和同事著想，能拉近與領導的距離，因此也就更容易溝通。

（二）特別是女秘書在工作中要注意自我保護。大凡男性集中的領域，少數女性容易受到注意、關心和照顧，也容易受到侵犯。必要時要依靠法律，維護自己的合法權益。

五、我國社會經濟的飛速發展，使秘書職業的從業人數愈益增多，1998年推出了國家秘書職業資格鑒定考試，標志著我國職業秘書的培訓和考核朝著職業化規范化及科學化方向邁進了一大步，但仍存在許多亟待改進和完善的地方。2003年9月，國家教育部考試中心和英國劍橋大學考試委員會聯合在我國推出中文版的社會化職業證書考試項目--劍橋秘書證書考試，對我國職業秘書的培訓考核工作有著積極的推動作用。

（一）秘書培訓主要有三種模式，即學歷教育、崗前培訓、在職培訓。學歷教育是一種全面、系統的知識、技能、素質的培訓，崗前培訓的目的是將知識轉化為技能，熟悉并適應秘書工作和活動的方法、程序、技術和規律，在職培訓則注重實際效果。

（二）行政機關的秘書的考核應該包括德、能、勤、績四個方面，制定考核標準的應該定量和定性相結合，考核方法通常分為平時考核和年終考核兩種。

總之，秘書工作是一項要求很嚴格的工作，它具有自身的職業特點，作為秘書工作者，不但要具備良好的政治理論素養思想作風素養，合理的知識結構和較高的能力水平，而且要具備良好的職業道德，這就要求秘書工作者要認真學習政治理論，學習專業知識和業務知識，不斷提高自已的秘書工作能力，做--名稱職的秘書工作者。

參考文獻：

[1] 談青，試論現代秘書的知識結構和能力結構[J]. 中南民族大學學報，2006-06.