新時(shí)期人事檔案管理工作探析

陳敏耀

摘 要：在開創(chuàng)和發(fā)展的新時(shí)期，各行各業(yè)都跟隨祖國步伐，走向發(fā)展的道路。對(duì)于企事業(yè)單位來說，想要發(fā)展創(chuàng)新，就必須掌握好第一手資料：人事檔案，只有對(duì)優(yōu)秀人才有所了解，企事業(yè)單位才能更好更快地可持續(xù)性發(fā)展，因此新時(shí)期下優(yōu)化檔案管理工作刻不容緩。但當(dāng)今的人事檔案管理工作還存在著許多不足，許多單位并不重視人事檔案的管理工作，或是人事檔案更新過慢，人事部門難以第一時(shí)間掌握職員信息等。本文旨在分析人事檔案管理工作存在的不足提出合理建議，為未來的管理工作提供一定方向。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期背景 人事檔案 管理工作

一、新時(shí)期背景下，優(yōu)化人事檔案管理的重要作用

（一）促進(jìn)人事工作的發(fā)展

人事檔案是人事工作的一項(xiàng)重要部分，它記錄了一個(gè)人在生活上的主要經(jīng)歷、各項(xiàng)品德素養(yǎng)以及資歷等內(nèi)容，為各個(gè)單位的人事部了解員工提供了重要依據(jù)。完整的人事檔案，體現(xiàn)了我國幾十年來人事工作的改革歷程，不僅聚集著人事組織工作的心血，同時(shí)也是他們智慧以及經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶。人事檔案是我國人事管理制度的一個(gè)重要特征，它的存在，有利于促進(jìn)我國人事工作的發(fā)展[1]。

（二）提高對(duì)優(yōu)秀人才的了解，增強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案是結(jié)合每個(gè)員工的實(shí)際情況來記錄的，每一項(xiàng)內(nèi)容都不可造假，完美地將個(gè)人的德智體美勞綜合體現(xiàn)在人事檔案中。而在單位的人才隊(duì)伍建設(shè)過程中，真實(shí)性高、綜合性較強(qiáng)的人事檔案可以將個(gè)人的身份、學(xué)歷、資質(zhì)等體現(xiàn)出來，使人事部門對(duì)優(yōu)秀人才信息掌握的程度大大增強(qiáng)，人才隊(duì)伍建設(shè)工作才能高效開展。

（三）為組織工作能夠有效實(shí)施奠定基礎(chǔ)

在人事工作的過程中，組織工作是極其重要的一部分。中央明確規(guī)定，在選拔任用黨政領(lǐng)導(dǎo)干部時(shí)，必須遵循德才兼?zhèn)洹⒁缘聻橄龋搴暮！⑷稳宋ㄙt;事業(yè)為上、人崗相適、人事相宜;公道正派、注重實(shí)績、群眾公認(rèn)等原則。可見，組織工作的展開要求頗多，在這種要求下，人事部門可根據(jù)人事檔案進(jìn)行首次篩選，人事檔案則為組織工作的有效展開奠定了基礎(chǔ)。

二、目前人事檔案管理工作存在的不足

（一）人事檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)

目前，在企事業(yè)單位的人事管理工作中，大部分人事檔案管理人員對(duì)于人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，專業(yè)程度不足以滿足對(duì)人事檔案合理的管理。很多人事檔案管理人員并沒有將人事檔案系統(tǒng)化，在收取人事檔案過程中沒有引起足夠的重視，導(dǎo)致人事檔案不齊全或是不規(guī)范，使后續(xù)檔案的調(diào)動(dòng)較為困難，人事檔案的管理成果大打折扣。

（二）人事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)較少，缺乏指導(dǎo)性

由于對(duì)人事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)減少，很多單位雖然緊跟時(shí)代步伐加強(qiáng)整改，但是缺乏指導(dǎo)性的經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致人事檔案管理過程不夠?qū)I(yè)，在檔案調(diào)動(dòng)的過程中有些部分隨意的整改[2]，使得人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性。例如很多單位沒有將各個(gè)部門的人事檔案進(jìn)行分類管理，導(dǎo)致后續(xù)工作繁雜且效率低下。

（三）人事檔案管理信息更新過慢，建設(shè)不足

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，各行各業(yè)都逐漸信息化，通過信息技術(shù)與傳統(tǒng)人事檔案管理相結(jié)合，加強(qiáng)了人事檔案管理適應(yīng)新時(shí)期的步伐，使人事檔案的更新、變動(dòng)等操作變得方便快捷。但通過對(duì)當(dāng)下各個(gè)單位進(jìn)行實(shí)地考察，發(fā)現(xiàn)很多單位都沒有建立好健全的人事檔案管理系統(tǒng)，除了錄入簡單的信息供人事部查詢之外，無法進(jìn)行更改，人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不全，導(dǎo)致人事檔案管理信息更新過慢。

三、新時(shí)期背景下增強(qiáng)人事檔案管理工作的合理建議

（一）增強(qiáng)檔案的真實(shí)性，提高人事檔案優(yōu)化意識(shí)

從人事檔案被建立的那一刻起，就將個(gè)人的生活背景、知識(shí)學(xué)歷、個(gè)人經(jīng)驗(yàn)以及資質(zhì)等記錄在其中。人事檔案是衡量職員的第一印象，因此在公司進(jìn)行人才隊(duì)伍建設(shè)時(shí)，對(duì)人事檔案的真實(shí)度要求十分高。人事檔案管理人員必須樹立起人事檔案優(yōu)化意識(shí)，增強(qiáng)檔案的真實(shí)性，在錄入人事檔案信息時(shí)，對(duì)于職稱、獎(jiǎng)項(xiàng)等必須有相應(yīng)的文件證明，對(duì)于作為附件的證明材料要進(jìn)行仔細(xì)審核，避免弄虛作假的情況發(fā)生。同時(shí)，公司必須第一時(shí)間增強(qiáng)管理人員自身的素質(zhì)，通過培訓(xùn)或者進(jìn)修等方式，使人事檔案管理人員樹立起敏銳的勘察意識(shí)，將人事檔案管理系統(tǒng)化同時(shí)，管理人員自身的水平也進(jìn)一步提升。

（二）增強(qiáng)人事檔案管理能力，加大人員審核力度

人事檔案管理工作想要發(fā)展創(chuàng)新，最重要的是管理的根源要做好，意味著在收集新的檔案時(shí)，務(wù)必要層層把關(guān)，通過逐一審核，最初就把檔案真實(shí)性落實(shí)到位。而在人事檔案有變化更新時(shí)，必須加大人員審核的力度，檔案管理人員需要對(duì)自己審核的內(nèi)容負(fù)責(zé)，層層接洽，確保檔案的真實(shí)。其次，對(duì)于人事檔案的內(nèi)容必須做到全面完整，分門別類，對(duì)于個(gè)人的政治面貌、品德作風(fēng)、主要經(jīng)歷等重要內(nèi)容，必須完整地體現(xiàn)在人事檔案中，對(duì)于有缺口的證明資料，審核人員必須督促補(bǔ)全。最后，需要將人事檔案管理系統(tǒng)信息化，構(gòu)建出能夠符合新時(shí)期的信息系統(tǒng)，便于后續(xù)檔案的調(diào)動(dòng)與更新。

（三）增加對(duì)人事檔案的使用方式

現(xiàn)如今，大部分人事單位對(duì)檔案的使用僅停留在獲取一定職員信息層面，并沒有將人事檔案的作用發(fā)揮到極致。實(shí)際上，人事檔案包含的內(nèi)容十分豐富，內(nèi)有職員的三齡兩歷、業(yè)績績效等十分重要的信息，用人單位可合理的運(yùn)用這些信息，根據(jù)員工的績效制定合理的獎(jiǎng)懲制度，不僅有利于促進(jìn)職工認(rèn)真工作的態(tài)度，還使單位人才隊(duì)伍建設(shè)工作順利開展。與此同時(shí)，將人事檔案管理信息化，可根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)將每份人事檔案各個(gè)方面，如品德作風(fēng)、工作經(jīng)驗(yàn)等制作一份對(duì)比文件，將各個(gè)職員的優(yōu)劣完整體現(xiàn)出來，有利于用人單位選拔人才，不僅提高了辦事效率，還使優(yōu)秀人才隊(duì)伍建設(shè)更為直觀。

結(jié)論：由此可見，新時(shí)期背景下，優(yōu)化事業(yè)單位的人事檔案工作并非一蹴而就。需要各個(gè)單位具體問題具體分析，發(fā)現(xiàn)的問題要采取合理的辦法，將存在的漏洞一一彌補(bǔ)，才能達(dá)到優(yōu)化人事檔案管理工作的效果。只有提高優(yōu)化人事檔案的意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)人事檔案的審核力度，由內(nèi)到外，才能促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]高金娥.新時(shí)期人事工作中檔案管理的重要性和對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019，No.260，57-58.

[2]陳斯.淺談新時(shí)期人事檔案的管理與利用[J].人才資源開發(fā)，2019，No.404，25-26.