淺談對測繪文書檔案管理工作存在的問題與對策

劉聰

摘 要：測繪文書檔案管理是測繪單位檔案存在的基礎和重要資源發生地，是單位管理水平的重要衡量標的，是所有檔案工作的重要組成部分。現主要針對測繪文書檔案管理的現狀進行探討分析，從中找出問題所在，并提出相應的解決策略。

關鍵詞：測繪文書檔案管理;問題;策略

前言

測繪文書檔案是測繪單位檔案工作的重要組成部分，是在測繪工作中形成的真實記錄，是測繪管理和技術發展進程的重要記錄載體，是促進測繪事業健康發展的寶貴財富，是后人學習傳承借鑒的寶貴資料。現結合從事測繪文書檔案工作實際經驗和體會，淺談對測繪文書檔案管理工作存在的問題與對策。

一、測繪文書檔案管理中所存在的問題分析

1.1 檔案質量良莠不齊，歸檔立卷問題較多。

文書工作是文書檔案的基礎工作，由于測繪單位中，文書管理與檔案管理一般是按職責分工來分別管理，文書工作的質量直接影響到文書檔案的質量。文書人員的新老交替、變更、調轉，以及自身業務水平和管理能力的不同，使得文書檔案質量參差不齊;在文書管理和文書檔案的銜接工程中，也常常會造成一些遺失、脫節，從而降低文書檔案的質量;在工作環節上，諸如行文請示無正規的文件批復，或者創先評優或上報材料沒有公章等等，導致歸檔資料不齊備;歸檔立卷過去采用16開版本，而現行的公文處理要求采用標準的A4大小的幅面，造成存檔材料前后規格不同，裝訂大小不一;人為因素會造成一些有保存價值的、應歸檔的沒有歸檔，資料散失;在保存期限的劃分上，也存在定期、長期、永久的劃分不合理，有待于商榷等等，這些因素直接和間接地影響到測繪文書檔案的質量。

1.2 檔案工作技術落后，管理不夠科學合理。

在測繪文書檔案管理上，沿襲過去以來的通常做法，除了近幾年來利用計算機形成文件保存文檔數據外，其他的還停留在人工操作水平，技術比較落后，還沒有充分利用好現代化的技術和科學的管理手段，發揮檔案現代化管理的優勢。使用計算機也僅僅拓展到目錄收錄，沒有將所形成的全部資料掃描數字化或者掃描存檔。歷史形成的文檔材料還依然停留在紙質狀態，人工查找手工操作比較原始，不利于檔案保護，工作效率較低，檔案信息化沒有充分應用。

1.3 組織領導力度不夠，設施設備配置不足。

由于測繪單位以測繪生產為中心，文書檔案管理相對受到的重視程度不高，領導層主動了解檔案管理的情況較少，個別單位模糊地認為檔案就是公文，按照公文整理要求整理歸檔就行了，對檔案信息化建設工作認識不到位;在設施、設備的配置上，缺乏長遠考慮，投入資金不足，沒有配備與數字化文書檔案相關的高性能掃描儀、微縮照相機，以及空調器、殺菌器材、現代化的存貯設備等。從而影響到檔案管理的工作開展，降低了文書檔案管理人員的積極性和工作質量。

1.4 專職業務水平不高，管理制度缺失滯后。

就我單位而言，文書檔案管理由人事科相關人員負責，檔案管理工作者基本上是兼職，沒有專職技術管理人員，管理人員也非檔案管理專業畢業，甚至沒有上崗證，對文書檔案管理精髓沒有精準掌握。盡管也組織過相關人員參加短期的檔案管理知識更新和繼續教育培訓，但也很難適應現代化檔案管理的需要，加上工作交叉且職責繁重，使得文書檔案管理人員業務鉆研不深不透，向精細化縱深管理推進受到一定的影響，阻礙測繪檔案功能的有效發揮和利用。在建章立制上，缺少相關配套的管理制度，存在管理內容不完整、形式不完備、主體不明確、追責機制不完善等現象。

二、解決問題的措施

2.1 從測繪文書檔案的歸檔材料形成抓起，多環節夯實文書檔案形成的基礎。

做好文書管理與檔案管理的互通學習，使雙方掌握工作銜接的相關要求，引起文書管理重視文字的格式、紙張的規格，書寫工具的使用、文件修改及批閱程序等，按照規范的標準，統一行動;收文和發文要及時登記，文件材料要及時整理，保證文件的完整性，力爭實現文書、檔案工作一體化;檔案管理者要深入學習并熟練掌握業務要求，做好歸檔材料的鑒定，去偽存真，對保存期限等要求要綜合分析，科學決斷，嚴格把關，實現檔案資料保值增值，達到提升檔案的質量的目的，從而提高文書檔案管理和利用效率。

2.2 提高文書檔案的現代化管理水平，提高對檔案管理工作規范管理。

提高文書檔案管理水平是個漸進的過程，要根據單位實際情況，制定合理的規劃，力所能及地引進現代化管理手段，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，逐步加強和改善文書檔案管理的現狀，使整個檔案管理工作處于一個規范、有序的范圍中。

2.3 加強檔案管理工作的宣傳，加強人力物力財力的投入。

積極宣傳測繪檔案管理的重要意義，從領導決策層中端正認識，進一步增強領導對檔案管理重要作用和意義的了解，要切實把檔案管理工作納入重要議事日程，盡快解決檔案人員知識結構及兼職化問題，重視和培養青年檔案管理人員，逐步把熟悉業務、檔案和計算機的知識全面的人員配置在檔案崗位上來，建立起一支有良好職業道德、較高專業能力的檔案干部隊伍;加大資金投入，進行庫房改造、添置檔案柜的、購買辦公設備和管理軟件，定做檔案裝具等來滿足測繪檔案建設的需要。

2.4 提高檔案管理人員的素質，完善落實檔案管理相關制度。

在合理配備專業檔案管理人員的基礎上，有步驟有計劃地進行檔案工作培訓。制定合理的培訓規劃，注重新技術、新知識更新，努力增加綜合知識的儲備，提高管理人員的整體素質。結合單位實際，進一步完善相關工作流程，立足于現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作成果，建立健全文件歸檔等相關檔案管理制度，逐步推進辦公自動化和文檔一體化建設步伐，實施電子文件與紙質文件雙向管理，實現完成紙質檔案的數字化工作。

3 結束語

以上從測繪單位文書檔案管理的現狀出發，指出了一些亟待解決的問題，客觀地分析了在問題的形成原因，探討了解決的辦法和措施，給出了可行的意見和建議。在測繪事業快速發展的今天，測繪檔案管理工作對測繪事業的健康發展起著至關重要的作用，傳統的管理模式已不適應科技信息需要，必須改進工作，強化管理，不斷進步，更好地于服務測繪生產，服務國家建設，在知識經濟及信息時代中發揮更大的作用。

參考文獻

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