信息化助力查檔服務提檔升級

劉寧

南京市棲霞區檔案局（館）借鑒“互聯網+傳統行業”成功轉型的經驗，運用新理念、新技術創新檔案服務機制，打造“小棲e站通”遠程便民查檔終端和“小棲e檔通”手機移動查檔終端，推進檔案工作數字化、信息化發展，并將其納入全區“放管服”改革大局和服務體系，有效激發了檔案服務工作的動力與活力，成為“不見面審批”和全科政務服務新模式的有力支撐。2018年，此項工作得到《中國檔案報》《南京日報》等媒體專題報道，并獲得2017年度棲霞區工作創新獎二等獎，省、市檔案局（館）主要領導帶隊來調研，對這一創新舉措給予了充分肯定，評價其“打破了傳統的查檔模式，利用信息化手段，開創了檔案服務新機制的先河，在‘為民服務’上打了一記響拳”。2019年6月，長三角地區首張在社區辦理的線上跨省異地民生查檔證明在棲霞區堯化街道金堯花園社區“誕生”，在全省開創了檔案跨省域利用的先河，將為民服務又向前推進了一大步。

聚焦提質增效讓查檔服務插上信息化翅膀

運用現代科學技術，提升檔案管理水平，提高檔案利用效能，保障檔案信息安全，這是新時代檔案事業發展的必由之路，也是棲霞區檔案局（館）打造檔案管理與利用服務升級版平臺的首選之路。2014年5月始，棲霞區檔案局（館）率先在全省啟動了“小棲e站通”遠程查檔終端系統的研發，之后又升級進行了“小棲e檔通”的研發。

“小棲e站通”和“小棲e檔通”系統借三網合力助推檔案服務到家，即依托互聯網渠道，借助政務網平臺遠程傳輸檔案局（館）內局域網上的檔案資源，從而將檔案館查檔大廳搬到了街道、社區便民服務中心、手機客戶端。以局域網為核，突出檔案局（館）內部局域網系統的核心作用，加強檔案局（館）本身檔案資源的信息化、數字化和檔案資料庫的創建和優化，建好遠程便民查檔服務的資源中心。以政務網為體，借助政務網平臺，實現政府各部門電子公文資料及時上傳歸檔和檔案信息數據開放共享，打破了以往政務服務中的信息“堵點”，形成信息傳送的“高速路”，使檔案信息更充實、共享利用更迅捷。以互聯網為用，落實“互聯網+公共服務”的工作思路，通過現代信息技術將以往“群眾跑腿”的業務流程轉化為政府部門內部“數據跑路”的服務過程，依托互聯網，面向群眾構建起查檔服務的“接入口”，實現服務需求的信息收集全覆蓋。通過三網合力，“小棲e站通”只需借助“政務一張網、一臺電腦、一個高拍儀、一人接待”，就可滿足轄區居民就近到任一街道、社區（村）便民服務中心查檔窗口查閱與本人有關的各類民生檔案信息的需求，同時全區各街道、部門和園區平臺也可通過區數字檔案綜合管理平臺查閱相關檔案。“小棲e檔通”更是實現了老百姓由就近到社區查檔變為足不出戶利用手機掌上查詢檔案，在查檔的便捷、快速性上再次有了質的飛躍。目前，全區各街道及所轄社區（村）的便民服務中心共111個站點全面鋪設運行“小棲e站通”遠程便民查檔終端，實現了全覆蓋。

“小棲e站通”和“小棲e檔通”系統可查詢出證涉及群眾切身利益的計生、婚姻、招工、人事任免、退伍軍人、下放人員、知青、殘疾評定等8大類13項民生檔案。在系統功能上也更加完善，新增了查檔順序顯示號碼、查檔結果反饋、曾用名驗證、實時統計等功能，查檔服務更便捷、更智能、更人性化。截至2018年，通過“小棲e站通”遠程終端查檔3663人次，出證1887件，通過“小棲e檔通”不見面服務97件次，異地查檔15人次。為群眾節省了大量時間和精力，幫助很多居民解決了需要檔案的“急事”“難事”，更顛覆了大眾對傳統查檔耗時繁瑣的印象，群眾的獲得感顯著增強，產生了良好的社會效應。例如，有居民急需辦理購房貸款，但必備資料結婚證留在了安徽老家，擺在以前，不是跑一趟老家，就是等幾天郵寄，而現在只需通過我區遠程便民查檔系統，幾分鐘就拿到了其婚姻登記檔案材料，既解了燃眉之急，又免了奔波之苦。

先行先試搭建長三角一體化“快速路”

2018年3月，滬、蘇、浙、皖三省一市就民生檔案“異地查檔、便民服務”工作達成合作協議，探索開展國家綜合檔案館館藏民生檔案跨省市異地查詢聯動服務模式。棲霞區著力打造長三角地區民生檔案“異地查檔”示范區，在館內實現線上線下、異地同步查檔，鼓樓、江寧、浦口等地查檔百姓聞訊而來，查詢后得到了來自上海、浙江等地的數十份檔案證明材料。在查檔服務過程中，逐步解決技術瓶頸，搭建便捷、安全、智能的區域民生檔案利用平臺，將服務終端向基層村居延伸。上海的陳女士在南京棲霞打拼多年，想在棲霞購置住房，因工作原因不方便拿到自己的結婚證明材料，購房一直拖延下來，很是著急。當聽說長三角三省一市可異地查檔出證，她特意跑來棲霞區金堯花園社區碰碰運氣。社區服務人員了解情況后，核實其身份信息，讓其填寫長三角地區民生檔案“異地查檔、便民服務”申請表，通過“e檔通”將其相關信息傳給區檔案館。區檔案館收到查檔申請，借助三省一市異地查詢平臺查到所需檔案，立即通過江蘇省共享平臺把相關查檔信息推送給省館。不久，所需檔案通過“e站通”下發到社區打印出證，陳女士非常開心。

創新思路回答好“時代新命題”

新時代，新征程。棲霞區檔案部門將不斷豐富和挖掘館藏民生檔案資源，提升數字化水平，擴大可查范圍，讓群眾在長三角地區享受一體化的檔案查詢服務。同時，加快民生檔案信息資源、信息平臺、設施設備的相互銜接，充分發揮線下窗口、檔案網站、手機APP等服務渠道作用，特別是發揮棲霞區政務平臺“我的南京”APP功能，逐步從線下走到線上，從PC端走向移動端，更好滿足分散在全國各地的“棲霞人”在線查閱利用檔案的需求，實現“一地認證、一次認證、全網通辦”，真正做到讓群眾少跑路，數據多跑腿。