文檔管理得心應(yīng)手柯尼卡美能達(dá)文檔管理解決方案解析

宋奇

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)相關(guān)的文檔文件數(shù)量往往會(huì)呈指數(shù)級(jí)增加。面對(duì)堆積如山的文件，數(shù)據(jù)冗雜的企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫，如何將這些涉及企業(yè)機(jī)密和商業(yè)計(jì)劃的文件管理好，成為擺在企業(yè)管理者面前的一道難題。這種情況下，企業(yè)往往會(huì)選擇采用一套成體系的文檔管理解決方案來解決這些問題。

而作為老牌的辦公文印廠商，柯尼卡美能達(dá)自然在這一類數(shù)字解決方案產(chǎn)品上能拿出值得一提的產(chǎn)品。其推出的文檔管理解決方案就能夠很好地幫助企業(yè)梳理內(nèi)部文檔，讓文檔文件更加有序的被管理起來，并在有需要的時(shí)候可以被快速調(diào)出使用，降低管理者的管理難度與企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)成本。

企業(yè)文印行為管控

企業(yè)的日常文印作業(yè)是否管控得當(dāng)，直接關(guān)系到企業(yè)日常的文印成本開銷與辦公效率。在這一點(diǎn)上，該解決方案為企業(yè)管理者提供了許多實(shí)用的功能。

日志記錄

通過配合文印認(rèn)證設(shè)備，可以在員工進(jìn)行文印身份認(rèn)證的同時(shí)記錄操作人員及設(shè)備信息，記錄所有在復(fù)合機(jī)上的復(fù)印、打印、掃描、傳真和電子郵件作業(yè)內(nèi)容，幫助管理人員了解員工在設(shè)備上的所有操作，并對(duì)一些不適宜的行為進(jìn)行攔截管控。

文檔安全保障

該解決方案可以通過底層驅(qū)動(dòng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件的加密解密，在不改變用戶原有的工作習(xí)慣的前提下，圖紙和文檔在新建、修改時(shí)自動(dòng)加密。支持添加自定義文件類型加密，用戶通過QQ、郵件、U盤和網(wǎng)盤等非法方式將加密圖紙和文檔傳至外部，將無法打開，保證公司機(jī)密資料安全。提供對(duì)加密文檔的閱讀和打印添加水印功能，通過自動(dòng)添加安全警示及版權(quán)標(biāo)識(shí)信息來禁止文件非法打印、截屏，降低屏幕錄制和自主打印所帶來的泄密風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)文件數(shù)據(jù)庫管理

想要管理海量的企業(yè)文檔數(shù)據(jù)，一些優(yōu)質(zhì)實(shí)用的管理功能必不可少，這些功能往往能讓企業(yè)在必要時(shí)更加方便精準(zhǔn)地調(diào)出數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)文件，同時(shí)讓負(fù)責(zé)文檔管理的工作人員在日常工作中事半功倍。

智能歸檔

在處理不同類型的文檔文件時(shí)（如報(bào)銷單、發(fā)票等），可以預(yù)設(shè)各種文檔模板，可實(shí)現(xiàn)將各種不同格式的文檔混合批量掃描，OCR識(shí)別區(qū)域字符或者條碼，由系統(tǒng)按照定義的規(guī)則自動(dòng)將掃描后的文檔分類，根據(jù)識(shí)別結(jié)果命名、歸檔存儲(chǔ)在集中的管理平臺(tái)，方便后續(xù)查詢。

關(guān)鍵字/索引查詢

用戶的作業(yè)內(nèi)容會(huì)通過OCR識(shí)別后生成可檢索的PDF文件存儲(chǔ)在服務(wù)器上，從而支持通過關(guān)鍵字搜索文件，查看文件被打印復(fù)印的情況，也可以查看具體員工或部門打印、復(fù)印、掃描和傳真發(fā)送的內(nèi)容。

除此之外，柯尼卡美能達(dá)解決方案還可以按照文檔的屬性對(duì)文件進(jìn)行分類。由業(yè)務(wù)狀況和系統(tǒng)使用者來決定哪些類別屬性對(duì)設(shè)置文檔索引以及系統(tǒng)中類別和索引的數(shù)量不做限制。這一功能類似于Windows的文件夾結(jié)構(gòu)整理文檔和內(nèi)容，根據(jù)客戶、項(xiàng)目、地點(diǎn)、流程和文檔類型等將文檔合并到文件夾中。

流轉(zhuǎn)分發(fā)

文檔管理解決方案的另一個(gè)優(yōu)勢(shì)，就體現(xiàn)在文檔的流轉(zhuǎn)分發(fā)上。傳統(tǒng)手工流轉(zhuǎn)效率低下，容易出錯(cuò)，如果通過外部網(wǎng)盤等渠道發(fā)送，則存在安全隱患。

而柯尼卡美能達(dá)文檔管理解決方案可以避免這些問題：如果需要將文檔外部發(fā)布時(shí)，柯尼卡美能達(dá)解決方案可以將需要給別人下載的文件設(shè)置成發(fā)布狀態(tài)，對(duì)文檔的獲取方式進(jìn)行限制，并設(shè)置發(fā)布時(shí)間以及是否可以進(jìn)行文檔下載；而內(nèi)部共享時(shí)，可以設(shè)置共享時(shí)間、共享權(quán)限，可共享給用戶、用戶組、職位及部門。共享文檔可以在左側(cè)共享文檔導(dǎo)航中查看。

PDF文件編輯以及權(quán)限管理

在面對(duì)PDF格式的文件時(shí)，該解決方案可以替代售價(jià)昂貴的Adobe軟件，實(shí)現(xiàn)PDF編輯功能。企業(yè)用戶能夠按照100 %的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)建、瀏覽、編輯、轉(zhuǎn)換和協(xié)作處理PDF文件，在不影響功能和易用性的前提下實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值。

針對(duì)這類文件的安全保密需求，搭載的數(shù)字權(quán)限管理功能可以防止對(duì)已啟用該安全性的PDF文件進(jìn)行復(fù)印、保存、打印和搜索等。通過安全處理程序來控制和保護(hù)PDF內(nèi)容。

口述備注

在支持音頻輸出并且聯(lián)網(wǎng)的PC設(shè)備上，支持通過語音對(duì)文檔添加筆記和注釋：解決方案通過“Dragon Notes”語音識(shí)別引擎的云服務(wù)器，對(duì)語音進(jìn)行處理并識(shí)別后，將作為轉(zhuǎn)錄文本出現(xiàn)在便利貼中，無縫執(zhí)行語音處理，且無需帳戶、注冊(cè)或培訓(xùn)。

驗(yàn)證修復(fù)

為了能夠長(zhǎng)期、安全保存電子文檔，能夠保證文件檢索時(shí)擁有始終如一的顯示效果，都使用PDF/A國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)來保存PDF文檔，但是如果遇到非PDF/A標(biāo)準(zhǔn)的PDF怎么辦？通過“兼容性檢查器”提交PDF文件，會(huì)自動(dòng)對(duì)該文檔進(jìn)行PDF/A兼容性驗(yàn)證，如果PDF不兼容，只需單擊按鈕即可報(bào)告問題、解決問題。并可以設(shè)置在打開PDF文件時(shí)，將立即通過系統(tǒng)托盤中的消息通知您PDF文件是否符合PDF/A，若不是，可一鍵修復(fù)。

連接到云端

這個(gè)功能可直接連接至常用文件管理系統(tǒng)，與Microsoft SharePoint Server 2003，2007，2010，SharePoint Services 3.0，Microsoft Office 365，OpenText，eDOCS等無縫集成，實(shí)現(xiàn)與云儲(chǔ)存服務(wù)一鍵連接，比以往更輕松地在當(dāng)前系統(tǒng)中定位、修改和存儲(chǔ)文檔，通過“另存為”菜單、“文件夾”視圖或直接從Internet Explorer快速、輕松地將文件保存至DMS，修改后的結(jié)果可返回至這些站點(diǎn)。