新時期提高檔案管理科學化水平的路徑研究

李莉 馬玉彪

摘 要：科技在不斷的發展，社會在不斷的進步，我國的綜合國力在不斷的加強，檔案管理工作作為我國現階段檔案事業中的重要組成部分之一，在現代背景下檔案管理工作的科學化水平理應做到跨越式的提升。基于此，本文就提高檔案管理科學化水平的重要意義進行分析，從優化制度、提高管理人員水平、做好常態化管理等方面制定發展路徑，從而為關注此話題的人提供參考。

關鍵詞：檔案管理;科學化;管理效率

引言

事業單位內檔案管理工作是對單位內所有員工的工作表現、歷史背景、行為軌跡、獎懲情況及個人經歷與整個單位各項活動的全部記錄，是事業單位內重要的人事管理載體，也對事業單位發展實現了準確記錄，從其內容來看，有著較強的政策性、機密性及專業性。因此，對新時期提高檔案管理科學化水平的路徑進行分析有著較為重要的意義。

1進行全面的檔案管理工作的意義及特殊性

檔案質量管理全面化是指以事業單位領導為核心，組織所有檔案工作員工進行部署。通過現代化科技的方式讓科技化管理發揮良好的作用。制定獨特全面的規章制度與管理體系，確保每一項檔案管理工作落實到每個人身上。圍繞著加強檔案管理工作的質量為核心，確保檔案管理工作的質量。下列就檔案管理工作的特點進行敘述。（1）在檔案逐步完善的過程中，必須以主管領導為核心所有人員圍繞著一個目標，各辦公室、各項目機構、各崗位責任人形成默契的配合，結合相關法律法規以及本著團結才是力量的根本。將個人崗位工作做好，來獲得整體效益。這是確保檔案管理工作質量提升的根本，從而能夠讓檔案能夠及完善并進行存檔、備案。（2）采取高科技的方式來代替大部分傳統方式的管理，現代網絡級計算機的應用十分的廣泛。利用計算機來代替手寫不但能夠提高工作效率，還可以讓成品的資料規整有序。數字化視頻、照片也能夠是良好的反應生產過程中關鍵的依據。（3）按過程掌控，自起草的文件開始、每一步的打印、簽認、蓋章、相關文件的收集、整理、存檔都要嚴格的控制。設專人對每一項成果進行驗收審批。

2如何有效提高檔案管理的科學化水平

2.1優化完善檔案管理制度

任何工作領域都有其不同的特點，相應的也就需要一套與工作屬性匹配的管理制度，讓其所屬的行業工作者能夠按圖索驥，通過制度的不斷完善優化保證工作的規范性，從而提供工作的效力，避免不應該的失誤。而作為收集、整理、歸納信息的檔案管理工作更應具備嚴謹性，以保證檔案工作的質量，使其始終處于正常軌道之上，為社會建設提供優質的檔案服務。

2.2管理手段的創新

我們應該利用現代的信息技術，將現代化的管理理念和方式應用到檔案管理工作中，根據高校的真實狀況來制定出更加合理科學的管理方法，將這些新的管理辦法應用到實際工作中去，在應用中要對這些管理方法進行創新，從而創立出更加完整的管理制度，才可以讓檔案管理工作的各個環節更加的規范。然后，我們應該充分運用現代化工具、設備等來讓檔案管理工作更加符合現代化的標準，讓檔案管理工作的技術更加先進。利用現代的多樣化服務手段，讓檔案管理的工作更加的全面，讓檔案管理有更加高層次高水平的提升，同時讓檔案管理人員充分的實現自我價值和社會價值，并且擴充檔案部門的信息容量，提升檔案管理的工作效率。

2.3積極貫徹落實標準化和現代化的檔案管理

在基層檔案管理工作中，應采取有效措施建立與之配套的新觀念，設置專門的檔案場所，如庫房、閱覽和辦公等區域，從而將不同功能的區域分開設置和管理，在檔案室內應設置檔案架、去濕機和空調等設施。且檔案庫房要具備良好的防盜、防水和防火性能。檔案是對歷史客觀的記錄，其信息內容較多，同時內部分布著大量的資源。在檔案管理工作中，需要積極采取有效措施不斷提高檔案資源的完整性。日常工作中也需做好收集工作，對收集的材料要科學整合，對不符合要求的材料進行仔細的分析，然后采取有效措施科學處置，保證歸檔資料的全面性和有效性。另外，在日常工作中，管理人員需要具備足夠的耐心，且建立較強的責任意識，切實做好每一項工作，并將檔案管理考核作為單位業務考核中的重要內容，不斷提高檔案管理工作的積極性與主動性。

2.4全面強化檔案管理工作信息化建設

檔案管理工作信息化建設已經成為了其發展的必然趨勢，從當前檔案管理工作開展實際來看，其總體有著較大的提升空間。因此，事業單位領導必須轉變傳統的檔案管理工作認識，健全檔案管理工作機構，在檔案管理中將事業單位工作計劃、領導議事日程、職工經濟責任及職工崗位責任等納入到檔案管理工作中。同時，在進行信息化建設時，可選擇使用當前已經較為成熟的檔案資源管理系統、CAM系統、CAD系統等，通過借助多媒體技術與計算機技術對圖像檔案與文字檔案進行準確識別，及時存儲到檔案信息庫中。也可選擇使用網絡平臺對檔案資料進行傳輸，實現檔案管理的無障礙、遠距離共享，這不僅有助于提升檔案管理的容量，同時也可有效防止出現檔案在長期保存過程中出現的損壞與老化等問題。此外，在檔案管理信息化建設中，對檔案管理信息化管理標準進行明確，形成完善的檔案信息化管理工作體系，提升系統軟件的可移植性，推動檔案管理工作信息化建設標準化程度。

2.5以創新性思維革新檔案管理的方式

我國現階段的檔案管理水平相比之世界先進水平還有著很大的差距，一些地方還處于傳統的館藏模式，這種傳統的管理模式已經不符合社會發展的需要，存在著許多漏洞與缺陷。所以只有以創新性思維革新檔案管理的方式，用科學化的管理模式、現代化的管理理念，有效應用現代科學技術，才能真正做到提高檔案管理的科學化水平。創新性的管理方式不僅要包括理念、制度與人才隊伍建設，還應不斷加強新興科技對檔案管理工作的技術支持，不斷優化升級檔案管理設備，推動互聯網在工作實際中的應用。如故宮博物院的創新改革者單霽翔就將故宮文物進行大膽的信息化改革，以此更好的服務人民群眾。

結語

綜上所述，檔案為人們記錄了重要的信息，可以說檔案在基層單位的發展中占據著十分重要的位置。但是受到多種因素的影響，基層檔案管理工作依然存在著十分明顯的問題，這大大削弱了檔案管理的有效性。為改變這一現狀，相關人員需要積極采取有效措施，解決基層檔案管理中的各項問題，以此來推動基層單位的健康發展。

參考文獻：

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