重點項目工程檔案的管理方法探析

朱永進　朱涌铚

摘 要：本文通過分析重點項目工程建設過程中項目檔案管理工作存在的管理粗放、人才缺乏、制度不健全、設備滯后等問題，針對性的提出加強重點工程項目檔案管理的一些策略，通過加強管理、健全制度、培養(yǎng)人才、提高檔案管理信息化水平等方面，提高目前項目工程的檔案管理工作水平，以促進工程項目檔案管理工作的健康發(fā)展，保障重點項目工程的順利實施。

關鍵詞：重點項目;工程檔案;管理;方法

隨著目前基礎設施建設的不斷推進，大項目大工程作為關系國計民生的重點項目工程，數(shù)量在不斷增多。項目檔案管理工作貫穿于項目建設實施的全過程，對于項目的工程進度和質(zhì)量控制起著非常重要的作用，是重點工程項目持續(xù)健康開展的重要保障。

然而，目前的工程項目檔案管理工作，由于粗放式管理存在很多的問題，及時發(fā)現(xiàn)工程項目檔案管理中存在的不足，并提出有針對性的解決方案，對保障重點工程項目的實施，促進重點工程項目的健康有序開展，意義重大。

一、重點項目工程檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

隨著工程項目的不斷推進，各項目建設實施單位對工程檔案管理工作的重視程度逐漸增加，也逐漸意識到了目前工程項目建設實施過程中檔案管理工作存在的不足。但是，由于工程項目檔案管理長期處于粗放式的管理模式下，檔案缺失、專職檔案管理人才的缺乏、工程檔案管理制度不健全以及檔案管理設備落后等問題依然存在，嚴重制約了工程檔案管理工作的規(guī)范化和科學化發(fā)展。

（一）項目工程檔案不全，甚至缺失。

在項目工程的實施階段，項目的施工任務比較重，一些項目建設單位存在有重實施輕檔案的思想，造成項目在項目建設的準備、調(diào)研、勘察階段，項目資料整理不被重視，出現(xiàn)項目資料填寫不嚴謹、不全面、不規(guī)范、不準確等現(xiàn)象;在項目實施完成即將驗收的階段，為了保障項目的順利驗收，而對項目資料進行突擊式補充，一些項目中期檢查及會議資料在這個階段才得以完善，這種工程實施與檔案資料管理不同步的情況比比皆是，為項目檔案管理工作造成了極大隱患。

（二）專職檔案管理人員缺乏。

重點項目工程屬于關系國計民生的大項目大工程，對專業(yè)程度要求比較高。因此在進行工程檔案的整理及管理中，首先要熟悉對整個項目的關鍵技術、實施進度和施工要求，其次，要能夠對項目的圖紙、實施路線、技術指標以及其他資料進行填寫、分類、整理和歸檔。但目前大多數(shù)項目工程的檔案管理人員，都不是專業(yè)技術出身，對工程技術和檔案管理知識比較欠缺，不能真正滿足重點工程項目檔案管理工作要求。

（三）檔案管理制度不健全。

檔案管理制度是檔案管理工作有序開展的依據(jù)和保障。目前，大多數(shù)企業(yè)的檔案管理制度不健全，甚至有的企業(yè)缺乏相應的檔案管理制度，再加上重點項目工程項目周期長、資料分散、參與人員多，造成了檔案管理從收集、整理、組卷、歸檔、保管、借閱、銷毀、保密等各個環(huán)節(jié)無章可循，檔案管理工作隨意性比較大。

（四）檔案管理設備設施落后

由于工程項目管理人員對檔案管理重視不夠，造成企業(yè)對檔案管理的投入不夠，這一方面是由于檔案管理設備設施價格高昂，管理者認為沒有必要大力投入，另一方面，是管理者對檔案管理信息化程度帶來的優(yōu)勢認識不足，最終導致了檔案設備設施陳舊，信息化不足。

二、提高重點項目工程檔案管理水平的方法

針對以上分析的項目工程建設單位項目檔案管理的不足，提出加強管理、健全制度、培養(yǎng)人才、提高設備智能化水平等加強工程項目檔案管理策略，以提高工程項目的檔案管理水平。

（一）加強工程項目溝通及檔案管理。

工程項目的實施周期長、參與人員多，相應的檔案工作管理也比較復雜，為了保證檔案管理工作的質(zhì)量，在項目工程建設過程中，應當加強管理對各參與人員的管理，建立一個良好的溝通機制，一方面是加強檔案管理人員與項目實施人員的溝通，另一方面還要加強各參建單位的溝通，以保障項目資料的及時整理和移交。另外，為了提高檔案建設管理水平，還要加強對項目實施各階段的管理，確保項目實施與檔案資料的整理同步進行，在項目建設的準備、調(diào)研、勘察、施工、質(zhì)檢、驗收等全過程，進行相應項目資料的收集、整理、歸檔。

（二）完善工程項目檔案制度建設

為了提高工程項目檔案管理水平，項目工程相關單位應健全檔案管理制度建設，將檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行標準化建設。制定完善的檔案管理制度，必須從檔案收集、整理、組卷、歸檔、保管、借閱、銷毀、保密等各個環(huán)節(jié)出發(fā)，在各個環(huán)節(jié)中貫穿檔案管理工作，落實檔案管理制度。同時，最好將將檔案管理制度納入崗位責任制度中，加強檔案管理工作人員的責任意識，從檔案建設的源頭加強管理。另外，項目建設單位還應加強檔案管理跟蹤指導工作，根據(jù)項目工程計劃內(nèi)容，制定一套跟蹤指導計劃，在項目檔案管理的全過程進行質(zhì)量把控，給予整改意見，提高檔案資料的整理及管理水平。

（三）提高工程項目檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

工程檔案的建設、管理過程，對相關人員的業(yè)務水平要求比較高。這就要求項目工程相關單位，嚴格挑選具有相關檔案管理工作經(jīng)驗、并且工作認真、負責的人員進行項目檔案資料的整理及管理工作。另外，項目工程相關單位還要加強對檔案管理人員的培訓工作，通過培訓加強檔案管理人員的責任意識，提高其業(yè)務水平。除此以外，項目工程相關單位還可以通過設置虛擬的檔案管理環(huán)境，進行工作演練，通過總結不斷提高工作技能，提高檔案管理水平。

（四）提高檔案管理設備的智能化信息化水平

隨著社會信息化水平的提高，項目工程的檔案管理工作，也應當緊跟時代潮流，實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化。為此，項目工程相關單位可以引用專家數(shù)據(jù)庫建設，開發(fā)相應的檔案管理系統(tǒng)及終端裝置，將繁雜無章的項目檔案資料進行歸類整理，不僅方便了項目檔案資料的存儲、調(diào)用，還可以讓項目工程的參與人員清晰的了解到項目實施情況及進度，進而提高了工程項目的管理水平。

三、小結

本文針對工程項目檔案管理工作中面臨的資料缺失、人才缺乏、制度不健全、設備滯后等問題，提出了提高工程項目檔案管理水平的方法，通過加強管理、健全制度、培養(yǎng)人才、提高檔案管理信息化水平等方面，提高目前項目工程的檔案管理工作水平，以促進工程項目檔案管理工作的健康發(fā)展，保障重點項目工程的順利實施。