強化檔案意識完善檔案管理工作的實踐策略

宋光鑫　孫小虎

摘 要：城建檔案是城市可持續(xù)發(fā)展的珍貴資源，也是城市建設發(fā)展的切實記載。隨著城建事業(yè)的快速發(fā)展，城建檔案管理也出現(xiàn)了很多需要解決的問題。本文結合城建檔案管理的現(xiàn)狀，探析現(xiàn)在檔案管理存在的問題，并提出詳細的方法，以供參考。

關鍵詞：城建檔案;檔案管理;信息化

城建檔案管理還存在很多需要處理的問題，以至于現(xiàn)在城建檔案的管理處于不利的境地。城建檔案管理的問題，關鍵是因為現(xiàn)在檔案管理制度不健全、城建檔案管理的信息化不強以及城建檔案管理工作不標準。

一、城建檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理法制建設不健全

檔案管理制度不夠健全，造成了城建檔案管理的局面不利。在城建檔案管理上，城建檔案管理制度需要進一步完善，檔案管理制度的不健全嚴重制約城建檔案事業(yè)的發(fā)展。2008年 1 月 1 日，《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的頒布實施，在法律條款上為城建檔案工作提供了幫助，擴大了城建檔案的服務區(qū)域。例如，城市鄉(xiāng)村都包含在了城建檔案的服務內，只不過相對應的詳細細節(jié)問題還沒有制定和完善。此外，城建檔案管理人員的法律認知不高，造成了城建檔案使用用途發(fā)展過慢，也讓城建檔案管理的制度不完善。

（二）城建檔案管理信息化薄弱

城建檔案管理信息化薄弱，也是城建檔案管理工作的瓶頸。詳細分析，造成城建檔案管理信息化薄弱的原因主要有：首先，城建檔案管理的信息化建設的觀念需要改變。在城建檔案管理信息化的建設中，由于管理員工對信息化的認知不夠，造成了在城建檔案管理上沒有有效使用信息化的能力，對信息化城建檔案的管理工作造成了不良影響;其次，城建檔案管理信息化的設備使用較少。在城建檔案管理工作上，由于信息化建設所需要的硬件投入不夠，造成城建檔案管理的設備落后;此外，城建檔案管理所使用的軟件開發(fā)時間太久。對城建檔案管理的信息化建設來說，使用的軟件是不可或缺的一項，現(xiàn)在的城建檔案管理所使用的軟件已不能達到現(xiàn)在檔案管理的需求。

（三）城建檔案管理工作不規(guī)范

在城建檔案管理上，城建檔案管理工作不標準，檔案收集時，來自的地方不一致。在城建檔案管理的工作中，檔案材料的收集部分還不夠完善。同時，在管理資料上，專業(yè)部門里面收集的檔案多一點，外面的收集比較少，所以檔案資料會出現(xiàn)漏掉、沒有收集的現(xiàn)象。在檔案文件管理部分，城建檔案工作也有很多不合理的部分。只會一味收集，不會更有效的管理這些資料，造成檔案管理的人力物力浪費。所以，必須要加強城建檔案管理

二、完善強化檔案管理

（一）穩(wěn)定城建檔案管理制度

城建的檔案管理是一個非常重要的技術型管理工作，各工作涉及很多方面，各個管理領導人員都要重視這個工作，讓城建的檔案管理工作能夠標準、系統(tǒng)、科學。中國城建檔案工作的發(fā)展是基于城市建設的發(fā)展，并且城建事業(yè)也依賴于城建檔案的發(fā)展，與城建檔案一起發(fā)展?，F(xiàn)在和以后的很長一些時間，中國的城建檔案工作需要保證和穩(wěn)定現(xiàn)在的管理職務，然后再更好的強化城建檔案制度的建立，完善城建檔案工作部門，鞏固城建檔案工作團隊，強化城建檔案工作的專業(yè)技術能力，盡力提升城建檔案工作的現(xiàn)代化管理能力，為城市的建設與社會發(fā)展作出貢獻。

（二）優(yōu)化城建檔案管理方法

如今，現(xiàn)在是信息時代，檔案管理工作也與時俱進，使用信息化管理。隨著信息技術在城市建設與管理活動上的普及，城建文件已經(jīng)從老舊的紙張資料變成了信息化文件，檔案管理也從實體檔案變成了數(shù)字檔案，在檔案管理的方法上也不只是單純收集、歸檔、保管了，變成了利用信息資源的管理來分析得到的資源原始的數(shù)據(jù)，網(wǎng)絡化的出現(xiàn)也取代了以往面對面的服務。所以，用老舊的記載方式的管理檔案的方法已不能滿足現(xiàn)代城建檔案工作的發(fā)展和城建的發(fā)展需求，一定要快速促進檔案管理從舊有的方式向科技型方式轉化。我們一定要加強自身的科技觀點，重視檔案的信息化管理，著重使用現(xiàn)代信息化技術，改變老舊的工作方式與載體方式，整體提升檔案管理的技術能力。詳細的工作要利用數(shù)字信息化建設，推進電子檔案部門、數(shù)字檔案館以及檔案網(wǎng)站的建設，主動推進檔案管理方式的改革創(chuàng)新。

（三）強化城建檔案服務功能

檔案管理要使用、參考原有的檔案，促進城市的發(fā)展以及人們生活的方便。強化城建檔案網(wǎng)絡的創(chuàng)建，成立更加標準的城建檔案目錄中心，利用電腦網(wǎng)絡目錄中心，讓城建檔案中不同部門以及不同的管理人員都可以盡快了解館內的工作信息、城建檔案信息和城建工作信息等，從而能夠給城建檔案館的工作提供參考意見，給城市建設供應更有效的信息咨詢服務。城建檔案館要把城建檔案資料的宣揚當作主要職責，把重要的精神用在社會溝通上，能夠讓社會上的人們使用城建檔案，讓檔案資料能夠運用在實際的生活中，強化檔案作用。比如，利用成立“城建檔案信息咨詢交流網(wǎng)絡”等方式，把城建檔案涉及的部分連接起來，經(jīng)過管理部門之間、管理人員之間的定期溝通交流的方式，強化相互之間的工作聯(lián)系、資料交流，促進城建檔案的資料使用。

（四）提高城建檔案人員的素質

檔案管理人員不僅要了解城市建設的知識，還要了解檔案管理的知識;不僅要擁有檔案管理需要的基本知識，還要熟練應用現(xiàn)代化的技術和先進優(yōu)秀的管理技術，并要擁有通盤籌劃、細心耐心、勇于創(chuàng)新的品質。所以，城建檔案部門要快速習慣現(xiàn)代時期的需求，重視政治理論知識以及業(yè)務知識與技術能力等部分的學習，要提升自己主動去學習的能力、更加有效的去學習以及堅持學習的好習慣，成立學習類的檔案管理團隊。堅持“人才是第一資源”的理念，努力成立科技型、創(chuàng)新型、復合型的人才團隊，為提高檔案管理科學化水平提供有力的智力支持和人才保障。

三、結語

城建檔案管理是一個綜合的系統(tǒng)項目，擁有長期與復雜的特點。中國的城建檔案管理工作和城建檔案管理制度不可分割。在進行城建檔案管理工作時，要完善城建檔案管理制度建設、健全城建檔案的信息化管理、規(guī)范城建檔案管理整理工作，不斷探索更有效的城建檔案管理方式，更好地推動城建檔案管理能力的提升，從而促進城建檔案管理工作的開展。

參考文獻

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