計算機信息基礎中Excel的進階技巧

周長云

[摘 要] Excel是計算機中最為基礎且重要的一項工具，在人們學習、工作以及生活中常常發揮著關鍵的作用，幫助人們進行統計、計算、處理數據等。在高職院校中，計算機課程越來越受到學校的重視。在計算機信息基礎課程中，就存在專門提高學生Excel使用能力的課程，但是很多學生忽略了Excel的使用技巧，僅僅把它當成了一個統計表格。基于此，談一談軟件Excel的一些進階技巧。

[關鍵詞] 計算機信息基礎;Excel;進階技巧

Excel電子表格的軟件能力十分強大，但是學生對于它的掌握卻非常淺薄，在學習和生活中的運用也比較少，因此對Excel的使用技巧較為欠缺。本文將從輸入、數據的保護以及一些其他方面來介紹Excel的使用技巧。

一、輸入技巧

（一）數字串的輸入

在正常的單元格中，當數字的位數達到十一位時，就會出現不同的數字形式，比如在單元格中輸入9876543210123時，就會顯示9.87654E+12，表示9.87654乘以10的12次方。但是如果想要以數字的形式呈現，就需要掌握兩種技巧。第一，可以右鍵點擊相應的單元格，選擇“設置單元格格式”，然后單擊“數字”標簽下分類欄里的“數值”，同時可以在右側根據數據調節小數位數，最后選擇確定即可。第二，可以在輸入前先打出一個英語符號中的單引號，這樣就會成為數字串的格式。

（二）分數的輸入

在運用Excel進行數據處理時，常常還會用到分數，但是分數如何輸入單元格中呢？在常規狀態下，輸入“1/3”會自動轉變為日期格式“1月3日”，此時就需要用到另一個輸入技巧，在分數前面先輸入一個數字字符“0”，然后空一個字符再輸入分數，即當你輸入“0 1/3”時，就可以把分數輸入到單元格中。

二、數據保護技巧

Excel常常用來統計數據和處理數據，這就難免會涉及一些比較機密的數據內容，或者是一些較為重要不可更改的數據，這時就需要掌握數據保護技巧來防止一些重要的數據被他人編輯。一般數據保護分為兩種，一種是保護整個電子表格，一種則是保護工作表中的一部分區域。

（一）保護整個電子表格

要想保護整個電子表格不被人查看，可以通過點擊“菜單”選項中的“工具”，然后在“保護”一欄的彈出列中單擊“保護工作表”，然后設置好自己的密碼，即可將整個電子表格完成保護，當需要重新編輯時，再次輸入密碼即可恢復編輯功能。

（二）保護工作表中的一部分區域

與上述方法類似，需要依次點擊“工具”“保護”“允許用戶編輯區域”，然后使用鼠標選取相應的區域，此時選中的區域就不能進行編輯和更改操作了。

三、其他技巧

（一）同行數據的快速對比

在比較兩列數據時，要想迅速找到前后不同的數字，可以在選中兩列數據之后，按快捷鍵【Ctrl+＼】，此時兩列數據中不同的數據就會被選中，點擊填充底色為黃色，前后不同的數據就會顯示黃色的底色，而沒有填充底色的數據，就是前后一致的數據。

（二）合并單元格的求和方式

合并單元格是處理數據或者統計數據時常用的方式，可以讓表格更美觀和直觀，但同時也會造成一些數據處理上的麻煩。比如，在對合并單元格中的數據求和過程中，就會產生一定的麻煩。如果是正常的單元格，在選中該列或者該行數據之后，通過sumif函數，就可以輕松得到求和結果。但是在合并單元格后，該公式便不能使用，需要掌握一定的技巧，才能將求和后的數據填充在合并單元格中。比如在分別計算A2到A4、A5到A8以及A9到A13的數據和時，要求將結果填充在B列的合并單元格中，這時就需要在編輯欄中輸入公式：=SUM（A2：A10）-SUM（B3：B10），然后將鼠標光標移至公式后，采用快捷鍵【Ctrl+Enter】填充，就完成了所有合并單元格的求和。該公式所采用的原理為做差，第一部分內容為A列所有數據的和，第二部分內容為除去第一個合并單元格所在行之后的數據和，相減后即為所求數據和。

（三）中文漢字與英文字符的簡易分離

在使用Excel進行統計的時候，有時還會遇到中英文混雜在一個單元格中的情況，如果只有個別幾個，在進行分離的時候還比較簡單，但是如果存在大量的中英文混合，在進行分離時就需要一些技巧。比如，在單元格A列中為所有的國家中英文名稱，要想將其分離，首先將A1和A2中的英文字符粘貼到B1和B2，然后將鼠標放在B3單元格，再使用快捷鍵【Ctrl+E】即可將英文進行分離;而后可以將A1中的中文字符復制到C1中，鼠標放置在C2單元格中，再次使用快捷鍵【Ctrl+E】即可將中文進行分離。

綜上所述，軟件Excel擁有相當強大的功能和作用，為人們的生活和學習提供了便利，學生需要充分掌握其中的技巧，才能更好地使用該軟件方便自己，達到事半功倍的效果。

參考文獻：

[1]胡文穎.Excel實用技巧集結[J].信息技術與信息化，2018（8）.

[2]王志軍.化繁為簡的Excel實用操作技巧介紹[J].課程教育研究，2018（3）.

[作者單位]

蘇州旅游與財經高等職業技術學校

（編輯：薄躍華）