城建檔案管理數字化建設問題的相關思考

王建強　王慶春

摘 要：隨著信息技術的發展，在各行各業中推行數字化管理模式已是時代發展的要求。在城建檔案管理中實行數字化管理，建設數字化的檔案資料庫是適應現代發展的需要。因而，有必要對城建檔案管理數字化建設問題進行分析，探究現今城建檔案管理數字化建設中的問題，并針對這些問題提出有效措施，以提高城建檔案管理的數字化水平。

關鍵詞：城建檔案;管理;數字化

在城市化進程不斷加快的過程中，城建檔案管理的重要性也突顯出來。城建檔案能為城市化發展提供必要的背景資料研究，促進城市的合理規劃。但隨著城市規模的擴大，城市化進程的加快，城建檔案管理的難度也越來越大，大量的資料需要歸類、整理，這給城建檔案管理提出了新的難題。因而，有必要實現城建檔案管理數字化，使得資料管理能更加便捷有效，以提高城建檔案管理水平。

一、城建檔案管理數字化的意義

（一）實現便捷高效的管理

傳統的城建檔案管理主要是紙質資料的管理，在管理中不僅需要大量的管理人員而且效率低下。在對紙質資料的管理中，資料必須依照相應的順序規定進行歸類整理，而且紙質資料在存放過程中需要大范圍的存儲空間，并且在長期的保存中，容易造成資料的破損。而在信息技術的發展下，互聯網的發展為資源的共享提供了一個便捷的途徑。因而在城市化進程的推進下，城建檔案管理模式也應隨著社會的進步加以創新。隨著人們生活方式的變化，人們對信息資料的便捷化、高效化要求進一步增加，而傳統的紙質資料管理也不再適應人們獲取信息的需求。因此，實現城建檔案管理數字化是時代發展的要求。

（二）實現規范化的管理

在傳統的城建檔案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的過程中不免會出現失誤，造成檔案的破損或遺失，并且在傳統的檔案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不當就會影響管理的科學性。因而，人工化的管理模式不利于城建檔案管理規范化的實現，并且在缺乏統一有效的管理中，檔案資料管理在利用上也會出現許多問題，影響檔案資料的及時獲取，增加管理成本。

（三）便于城建檔案的開發利用

城建檔案管理數字化建設不僅能實現高效規范的管理，還有利于城建檔案的開發利用。因為城建檔案不僅是城市建設的重要依據，還能為城市管理等提供相應的數據理論支持，因而數字化管理模式的應用，對城建檔案資料的開發與應用會有新的突破。城建檔案管理數字化建設中，用戶可以通過網絡對城建檔案網站進行訪問，對各項信息進行查詢，從而提高了城建檔案的利用率，并且用戶在應用的過程中還可以對資料進行擴充，從而豐富城建檔案資料內容。

二、城建檔案數字化建設中存在的問題

（一）管理信息的缺失

在城建檔案管理中會因為信息網絡的不穩定造成檔案資料的缺失，影響管理的有效性。在傳統的紙質檔案管理中，信息資料相對比較穩定，基本不會發生改變。但利用數字化的管理模式，在管理的過程中不論是軟件的問題、硬件的問題、網絡的問題還是人為因素，都會影響檔案資料的穩定性，造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴重影響城建檔案的完整性，給后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對外公布的資料外，大部分資料是要進行嚴密管理的。但利用數字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會對城建檔案管理信息系統造成攻擊，對信息進行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對于紙質檔案資料的管理，數字化的城建檔案資料的管理更應重視信息的安全。

（三）初期建設難的問題

在城建檔案管理數字化建設的初期需要將紙質資料轉化為數字信息，因而在初期的建設中需要對所有資料進行整理，并做好信息錄入工作。在系統建設的初期，對于信息網站的建立、搜索引擎和各項條目的制作都需要投入大量的人力、財力。在實現數字化管理的過程中，不同的城市建設管理單位所用的數字化管理模式會存在一些差別，因而管理會難以統一，以致于影響后期資料的利用。

三、城建檔案管理數字化建設的措施

（一）合理的規劃

對于城建檔案管理數字化建設來說，初期的工作至關重要，只有在初期合理計劃，做好充分的準備，后期的工作才能有條不紊地進行。因而，在初期的工作中要進行合理的規劃，在紙質檔案資料轉化為電子檔案的時候，應做好相關的調查工作，對具體的檔案數量及檔案類型作詳細地了解。在整理的過程中，應按照相應的標準，將資料進行分類，整理出具體的條目，從而在制作搜索引擎的時候能依據條目呈現具體的檔案資料。

（二）制定科學、統一的標準

由于缺乏統一、科學的標準，在城建檔案管理數字化建設中，會給后期的資料查找帶來許多問題，影響具體的操作，并且難以實現真正意義上的資源共享，給管理造成巨大的困擾。因而，在城建檔案管理數字化建設中應制定科學、統一的標準，使得紙質資料在轉化為數字資料的過程中，能按照統一的標準進行操作，從而進行統一的管理，無需將不同的格式進行轉化，實現資料的有效共享。

（三）優秀的管理人才

在城建檔案管理數字化建設中，優秀的管理人才是尤為必要的。因為實現數字化的管理模式意味著與信息技術的發展相接軌，因而管理人員不僅要有相應的檔案管理知識與能力，還應具備一定的計算機操作技能，在管理過程中能熟練操作計算機。過去的紙質資料管理，管理人員只要對資料進行分類管理，做好相應的檔案資料擺放等工作，但數字化管理則要求管理人員能在日常工作中應用計算機進行操作，熟悉檔案資料查找流程，能將各種數據進行歸檔，從而使得檔案管理更加高效。

（四）數字化管理模式的應用與推廣

隨著現代科技的發展，在城建檔案管理中推行數字化的管理模式是時代發展的需要。因而，在城建檔案數字化建設中，應突出其建設的重要性與意義，以獲得各方的支持。在具體的建設過程中，應加大城建檔案管理數字化的建設力度，對數字化檔案管理模式進行推廣;應充分發揮城建檔案管理部門的職能，通過城建檔案數字管理模式的應用，主動建設數字化的檔案管理。城建檔案管理部門作為社會資源的集中部門，應重視數字化檔案管理的建設，著力建設一個檔案管理服務平臺，從而建立兩方面的資源管理模式，因為檔案的一部分資料是可以公開查閱的，而另一部分則是內部資料，不便于對外開放。因而在建設中應建立統一門戶，實現資源共享，而另一方面應建立內部的資源利用平臺，方便內部資料的查找，并進行必要的加密處理，防止資料的泄露。此外，還應對資料進行備份處理，防止因數字化資料的不穩定造成資料的丟失。總而言之，應對數字化檔案管理模式進行推廣，并且履行好檔案管理部門的職責，提高城建檔案管理數字化水平。

四、結語

城建檔案管理的重要性是不言而喻的，隨著城市建設的高速發展，傳統的紙質資料管理模式已無法適應現代社會的發展需求，因而有必要應用數字化管理模式對城建檔案資料進行管理。但城建檔案數字化管理建設仍存在一些問題，因而在建設的過程中應采取有效措施加以解決，強化城建檔案數字化管理的建設，提高城建檔案管理水平。

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