大檔案視角下的高校檔案信息化建設

摘要：對于高校檔案信息化建設來說，大檔案視角是一種對思維模式的創新，大檔案視角對檔案信息化建設的核心內質進行深度研究，在當前這樣一個信息化高速發展的時代，高校在檔案信息化建設方面需要進行更多的整合和優化。從當前高校檔案信息化建設來說，還處于初期階段，存在諸多不足，本文首先對大檔案對高校檔案信息的作用和意義進行歸納總結，然后分析當前高校信息化建設存在的問題，最后從大檔案視角下針對高校檔案信息化建設提供一定的建議。

關鍵詞：大檔案;高校;檔案信息化

當前社會對檔案信息的公開和共享日益重視，高校大多也建立了相應的檔案管理系統，用來對檔案信息資源進行數字化處理并歸檔，總的來說目前的檔案管理和服務質量與傳統手工方式相比已經有了極大的提高，但是仍然存在一些問題，在大檔案視角下對高校檔案信息化建設提出了新的要求和方向。

1大檔案對高校檔案信息化的作用和意義

1.1大檔案的內涵

大檔案視角是指將于檔案相關的內容整合為一個系統工程，對于高校來說就是需要將檔案館、校史館和其它于文化產業相關的內容串聯為一體，并在全體視角下通盤考慮，搭建文化傳播平臺。與傳統檔案相比，大檔案的內涵更加豐富，涉及的內容更多，傳統檔案工作以檔案實體為工作對象，工作大多為人工完成。但是隨著信息化的發展，各類信息存儲、查找和使用技術的發展，檔案管理的理念也開始發生變化，除傳統檔案館外，其它與信息相關的內容也納入大檔案視角下檔案信息化的工作。總的來說大檔案視角下，需要沖破傳統認知的束縛，逐步擴大檔案的范疇，這樣才能促進檔案工作的高質量發展。

1.2大檔案視角下高校信息化建設的要求

大檔案對思維模式是一種全新的改造，需要樹立新的思維模式。對于高校檔案工作，無論是發展理念、工作思路，還是管理模式，以及其它方面都需要與時代接軌，融入新、全、快的當代理念。對于高校來說，這里有名師匯聚，是歷史、社會文化傳播的主要基地，在貫徹融入時代特征方面有獨一無二的優勢。對于高校校史展覽館、文化創意產業園、大學生創新創業基地建設來說，在前期檔案館能為其提供珍貴史料，但在后期這些數字化的園區能夠促進高校檔案信息化的發展。

2當前高校檔案信息化建設存在的問題

2.1認知存在偏差。雖然當前高校認識到檔案信息化建設的重要性，但是對于信息化管理人員在實施過程中對其認知存在一定偏差，甚至認為檔案信息化建設只是將所有檔案資料進行簡單整合，這種片面的認知導致整個檔案在信息化建設過程中存在資料整合不合理，整合過程中導致混亂情況。

2.2整合過程激進。高校檔案信息化建設是一個系統性工程，不可操之過急，而部分高校整合過程過于激進，對檔案資源整合沒有講究系統性和漸進性的原則。認為檔案資源整合只是一項簡單只是重復性較多的工作，在整個檔案整合過程中沒有制定切實有效的制度以及細致全面的整合方案，導致整個檔案信息化整理過程顯得雜亂無序，最終整理的結果也與預期存在較大差距。

2.3整合方式單一。高校在整合檔案信息資源時，整合方式較為單一，大多整合手段為簡單的實體整合，整合手段缺乏創新，這種單一化的整合方式導致整個高校檔案的信息化水平都不高，直接影響信息化建設的進程。

2.4忽視用戶需求

高校檔案信息化建設的目的在于提高用戶使用檔案、利用檔案的效率和體驗感。而當前大多高校在進行檔案信息化過程中僅關注信息的整合，沒有從用戶的角度進行考慮，最終導致整個檔案信息化建設只是為了信息化而信息化，沒能充分發揮信息化的優勢。

3大檔案視角下如何做好高校檔案信息化建設

3.1全面樹立信息化理念

大檔案視角講究的是對信息資源進行整合，而信息化是對資源進行整合的關鍵手段，所以需要全面建立大檔案信息化理念。

一是樹立社會化理念。當前的社會是一個開發、自由的社會，高校在進行檔案信息化建設過程中需要以多媒體和信息化技術為支撐，但理念上需要改變傳統思維和服務意識，多開拓自身視野，將高校檔案服務從高校擴展到全社會，為全社會提供開發、高效、高質量的檔案信息服務。

二是要樹立共享化理念。當前高校涉及的館很多，富含的各類信息資源較為分散。故需要引入電子信息管理系統，以信息化為手段突破高校不同館之間的信息限制，通過對館藏資源進行信息化處理提高檔案信息服務的深度和廣度。

三是要樹立數字化理念。數字技術是信息化的支撐，只有信息化才能讓檔案資源突破部門、區域的限制，在建立信息互聯的資源庫的基礎上，規范信息資源的管理標準和操作細則，讓整個檔案信息存儲、查詢和使用形成制度化，從而讓檔案數據的管理和使用更加高效、有序、規范。

3.2提高高校檔案管理效益

提高高效檔案管理效益的前提是高校要提高對檔案管理的重視度，對檔案管理進行統一規劃、合理部署，將檔案管理納入整個高校資源體用的大體系中，才能顯著提高高校檔案管理效益。具體做法可以從以下三方面展開：

一是完善高校網站建設。當前高校網站較多，但網站孤立現象嚴重，網站彼此間不相連。所以需要以當前網站為基礎，對其相互間進行連通和銜接，對檔案信息進行充分的整合，讓用戶能夠高效查詢和傳遞各類檔案信息。

二是構建信息資源數據庫。加強高校數據庫建設，對紙質檔案進行掃描和珍藏保管，對數字化資源做好歸類。對數字化檢索工具不斷進行優化，讓高校檔案信息資源能夠快速進行共享，快速響應使用者的各類需求。

三是完善電子檔案數據庫。數字化后更進一步的工作是電子檔案化，讓各類數字化檔案能夠按照一定的規律、標準構建電子檔案數據庫，在自動化管理集成信息系統的幫助下，讓管理者和使用者能夠對各類電子檔案進行高效的接受、保管、讀取和使用。

3.3擴大信息化自助服務

長期以來檔案部門都忙碌于高度重復的工作，由于工作繁忙導致工作壓力較大，導致檔案部門無法提供高效、愉悅的業務服務。而在采用信息化自助服務后，可以讓使用者通過遠程自助查詢系統對檔案進行查詢，這種查詢方式相較于傳統人工更加高效、便捷，能夠大大減輕檔案部門的工作壓力，也避免紙質檔案在多次的傳播過程中造成磨損，更有利于珍貴檔案資料的儲存和使用效率。由于重復性工作的大大減少，讓檔案部門可以為使用者提供更有質量、服務性更好的檔案咨詢服務。

3.4加快人才隊伍建設

大檔案視角下檔案管理工作的廣度和深度相較于過去均發生較大的變化，對人才的要求也大幅提升，人力資源為各項工作的關鍵支撐，對于高校檔案管理人員來說，需要快速提高其資源整合能力和創新服務意識。當前高校檔案管理人員結構大多不夠合理，需要進行優化，讓高校檔案管理團隊能夠形成階梯型分布，能夠優化整個管理人才的結構，對于整個檔案管理團隊要兼顧研究型、管理型和操作型等多項人才的比例，對各崗位的職責進行明確，年終考核做到科學化、合理化，通過指標和各類培訓提高檔案管理人員的知識結構和其它綜合素質，最終不斷提高整個高校的檔案整合和創新服務水平。

4結論

總的來說，在大檔案視角下，高校對檔案信息化的要求越來越高，首先高校檔案管理人員需要樹立大檔案的理念，完善檔案信息化建設相關制度，加強信息化建設，提高檔案資源共享和使用的效率，同時加大對檔案管理人員復合型能力的培養，這樣才能提高檔案資源的整合效益和使用效益，更好滿足社會大眾對檔案資源的使用需求。

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作者簡介：譚暢（1976.8.17-），女，漢，籍貫：吉林省大安市，本科，館員。