淺談檔案管理中的保密工作的重要性

高洪斌

摘要：檔案管理過程中，為了保障其合理利用，需要不斷加大宣傳力度、強(qiáng)化檔案管理工作人員安全意識、通過不斷完善工作制度，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》，在做好檔案保密的同時(shí)，將檔案充分利用起來，充分發(fā)揮檔案服務(wù)社會、服務(wù)人民的宗旨。基于此，本文闡述了檔案管理的必要性，對檔案管理中的保密工作重要性及其策略進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;必要性;保密工作;重要性;策略

一、檔案管理的必要性

檔案是真實(shí)的歷史寫照，它不僅僅用來研究歷史，更是通過研究歷史，掌握社會發(fā)展規(guī)律。也因?yàn)闄n案涉及到軍事、政治、經(jīng)濟(jì)等方面的秘密，使檔案工作日益受到國家、社會和廣大民眾的關(guān)注。檔案管理工作對國家各個(gè)部門的基礎(chǔ)性工作的落實(shí)與發(fā)展，具有深遠(yuǎn)影響，在國家的各項(xiàng)工作中占據(jù)著不可撼動的重要地位。

二、檔案管理中的保密工作重要性

保密工作的重要，并不是始于今天，在我國古代就已有保密工作。據(jù)我國古代兵書《六韜》記載，早在西周時(shí)期已采取了“陰符”和“陰書”的方法來傳遞消息，以利保密。改革開放不斷深入，保密工作不僅十分重要，而且也是十分迫切的。由于工作需要，檔案人員知密時(shí)間早，知道內(nèi)容多，知密程度深，因而在保密工作方面有著比其他部門工作人員更為直接和重要的責(zé)任，要認(rèn)真貫徹“積極防范、突出重點(diǎn)，既確保國家秘密又便利各項(xiàng)工作的方針”，使保密工作更好地適應(yīng)在新形勢下的各項(xiàng)管理工作。我國在2010年10月1日起實(shí)施《中華人民共和國保密法》，該法的出臺，讓檔案管理的保密工作變得有法可依，檔案管理工作者必須嚴(yán)格執(zhí)法，才能在保守國家秘密與信息資源的合理利用中尋找有效的契合點(diǎn)。只有在檔案保密工作做好的前提下，才能夠使檔案信息的安全得到保障，檔案工作才能進(jìn)行有效地開發(fā)和利用，才能更好地為國家、企業(yè)和單位提供良好的服務(wù)。

三、檔案管理中的保密工作策略

l.加強(qiáng)檔案信息化管理是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。做好檔案信息化管理，是當(dāng)前檔案工作中的重中之重。首先，檔案信息化的收集、生成、整合、加工、集中歸檔、保管與利用等過程中均要有嚴(yán)格的規(guī)定，嚴(yán)格身份鑒別和權(quán)限使用登錄等措施。其次，依照檔案密級完善相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。再者，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行經(jīng)常性的安全監(jiān)測，防止病毒攻擊等等，保證數(shù)據(jù)庫安全。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)庫備份工作，防止因意外情況的發(fā)生而損失原生檔案的事情發(fā)生，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全，另外，要了解國內(nèi)外檔案數(shù)據(jù)庫的安全保障措施實(shí)施情況、技術(shù)升級及技術(shù)發(fā)展情況，及時(shí)吸收外來先進(jìn)技術(shù)，同時(shí)開發(fā)自己的軟件，切實(shí)提高我國檔案管理數(shù)據(jù)庫的保密性。

2.確保絕密檔案的安全。絕密檔案有嚴(yán)格的政治性。首先絕密檔案不要和其他檔案放在一起，一定要有專門的地方，專門的場地;絕密檔案要在嚴(yán)格保密的基礎(chǔ)上保證檔案的完整與安全;制定嚴(yán)格的利用開放規(guī)章制度;由專人負(fù)責(zé)等。

3.嚴(yán)格挑選涉密檔案人員，嚴(yán)格涉密檔案人員的管理與職責(zé)。涉密檔案管理人員要有政治覺悟性，良好的工作態(tài)度，并且業(yè)務(wù)能力一定要過硬，因?yàn)檫@類人員一般知密早、涉密深。優(yōu)質(zhì)的人才隊(duì)伍是保障檔案保密工作保質(zhì)保量順利開展的關(guān)鍵。首先，從思想上要有高度的保密意識，敏銳的思維，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和扎實(shí)的工作態(tài)度，應(yīng)把保守檔案秘密作為一項(xiàng)神圣工作;應(yīng)熟練掌握《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》，任何時(shí)候牢記安全第一;嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》;嚴(yán)格遵守檔案涉密的管理與職責(zé);經(jīng)常對員工開展檔案保密教育，是增強(qiáng)廣大干部職工保密法制觀念的重要途徑。

4.做好涉密檔案變化的及時(shí)處理。隨著時(shí)間和檔案利用，檔案的密級也隨之調(diào)整，這樣就需要做好檔案的升密、降密、解密工作。根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，對于需要升密的檔案要加強(qiáng)保密工作，對于需要降密的檔案要繼續(xù)控制使用范圍，對于解密的檔案要公開檔案進(jìn)行管理和開放利用。

5.做好檔案開放中的保密工作。檔案只有利用才能充分體現(xiàn)其價(jià)值，應(yīng)用健全的管理制度來開放檔案管理工作體現(xiàn)檔案的價(jià)值之一;在檔案開放前有效鑒定其開放程度是檔案服務(wù)社會、服務(wù)人民體現(xiàn)的價(jià)值之二;檔案管理人員的高素質(zhì)和認(rèn)真熱情的工作作風(fēng)是檔案開放與保密工作體現(xiàn)的價(jià)值之三。

6.做好檔案利用中的監(jiān)督工作。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為。具體可以從以下幾方面實(shí)施：（1）制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度分為閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。（2）隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。（3）監(jiān)督措施。在檔案利用中，檔案工作人員要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機(jī)。對一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒;二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中;三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理中的保密工作關(guān)系到保護(hù)黨和民族利益以及保障國家安全的大事。并且為適應(yīng)新時(shí)期、新形勢和新發(fā)展的需要，檔案工作必須盡快轉(zhuǎn)變觀念、改變管理方式、方法，在檔案管理全面信息化的工作中，從規(guī)范檔案保密管理體制、全面開展檔案保密法制化教育工作、嚴(yán)格管控涉密檔案、健全涉密檔案人員管理出發(fā)，從而保證檔案保密工作的順利開展。

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