檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢

趙東輝

摘要：隨著計算機技術的快速發展，使人們步人了一個信息化的時代，信息化是當今世界經濟和社會發展的主流。從政治、經濟、文化到人類生活的各個角落，信息技衍不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。同時檔案的電子化管理，檔案信息數字化也面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率。

關鍵詞：檔案管理;信息化

一、檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：首先要實現檔案信息的數字化和網絡化;其次，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;再次，要實現檔案信息高度共享;第四，要引發檔案管理模式的變革。

檔案信息化管理的必要性主要表現在：由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

二、影響檔案信息化建設的幾點重要因素

（一）檔案信息化建設的水平因素

在檔案管理信息化建設中，由于受到傳統檔案管理及技術的影響，就會導致在檔案管理過程中，雖然檔案管理部門配備全面的計算機及相關的設計，但是，工作人員很難將其與檔案管理工作有效的結合在一起，只將這些機械設備運用在日常的工作中。所以，檔案管理人員如何通過利用計算機提升自己的工作能力，對檔案數據進行數據化管理，有效的提高檔案管理效率及管理水平，己成為制約檔案信息化建設的一個至關重要的因素。隨著我國計算機技術及互聯網技術的快速發展，用戶對檔案信息的要求不斷的提高，在這種情況下，如何對傳統思維進行有效的改變，開發出有效的檔案管理新技術，已經成為我國現階段檔案信息化建設的一個重要問題。

（二）檔案信息化建設的認知因素

在檔案信息化建設過程中，檔案管理部門的領導對檔案信息管理的不夠重視，主要體現在檔案管理部門沒有一套完整的檔案信息管理體系，對檔案信息建設的認識及管理嚴重不到位，在檔案管理過程中，檔案工作人員受傳統管理理念的影響，只對檔案信息進行了收集，沒有對其進行充分的分析與利用，沒有發揮出檔案應有的價值，嚴重的浪費檔案的存在價值。

（三）檔案信息化建設的觀念因素

在傳統的檔案管理過程中，檔案管理人員只將檔案信息收集、保管就沒有任何任務了。但是，隨著城市人民群眾對信息資料的不斷提升，對存儲的檔案信息利用已經遠遠超過了信息本身的價值。所以，檔案管理工作人員應該摒棄傳統的管理理念，重視檔案信息化建設，學會如何利用檔案的價值。但是，到目前為止，大部門檔案管理人員仍然沒有意識到檔案信息化建設的重要性，對檔案管理難以達到要求。

三、檔案管理信息化發展的策略

（一）注重資源整合，加大整合力度

檔案資源整合是新形勢下檔案信息化建設集中統一管理的需要，也是實現這種統一管理的有效途徑?，F階段建立檔案管理制度，要將檔案業務與信息技術緊密結合，達到資源共享、來源多元、統一管理的目的。對于大型企業、設計公司而言，檔案信息資源是基礎性資源，它的資源整合程度、統一管理水平是衡量檔案信息化水平的一個重要標志?，F階段的檔案信息化建設，信息化整合方式是對檔案資源展開相應的分組、整理、編制，使原本離散的、多元的、異構的、分布的信息資源組織為一個整體，有利于管理、利用和服務。因此，各企業單位的檔案管理者首先要根據各自檔案實際，完成相應的整合、加工和編纂，把零散檔案內容屬性加以有效的處理，將無序的資源變為有序，將分散的資源整合統一，使檔案內容得到更好地利用。

（二）提升檔案管理工作人員的責任意識，強化責任擔當

檔案管理的根本目的是為了給利用者提供更好的需求保障，作為檔案管理人員，要樹立強烈的責任意識，增強檔案管理人員的自身素質，這是做好檔案管理等工作的原動力。檔案管理人員要持續加強學習，打好業務知識基礎，熟練應用主流的檔案管理軟件，始終做到與時俱進。檔案管理人員還要端正檔案利用態度，堅定立場。檔案管理是為檔案利用者服務，在企業單位中，檔案主要供該單位人員研究使用，未經主要負責同志批準，不能向外部人員提供，更不能用于其他非法目的。檔案管理人員要結合崗位實際積累經驗，不斷提升自身技能，樹立起正確的檔案服務理念，才能更好地實現檔案管理信息化。

（三）改革傳統管理方式，加大創新力度

企業檔案管理只有實現創新發展才能適應信息化需求，發揮檔案有效作用，提升檔案管理水平，進而推動該單位事業發展進步。各企業要更加重視信息化檔案管理，發揮檔案管理決策作用，檔案管理部門要不斷更新管理觀念，推動檔案管理從傳統模式盡快轉變到信息化管理模式。要不斷完善檔案管理的規范化制度，統一管理標準，為檔案創新發展提供規范依據。同時，在檔案管理安全性得以確保的情況下，要加快實現檔案資源外部共享和利用，提升檔案信息的利用率。

四、結語

檔案信息化的發展是信息時代發展的必然趨勢，通過采用信息化的檔案管理方式，使得我國的檔案管理工作的效率、質量、安全得到進一步提升。越來越多的企業生產發展都需要借助信息化的管理方式進行促進，信息化檔案管理的發展與發展為我國經濟的發展提供了良好的信息服務支撐。

參考文獻：

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